干部人事檔案數(shù)字化管理問(wèn)題分析

黎倫智

（中共上杭縣委組織部干部人事檔案室，福建 龍巖 364200）

隨著從嚴(yán)治黨工作的不斷深化，干部人事檔案管理中暴露出了不少問(wèn)題，這不僅影響了黨的組織工作的開(kāi)展，同時(shí)也損害了黨和國(guó)家的形象，通過(guò)加強(qiáng)對(duì)干部人事檔案數(shù)字化的管理，能夠有效地避免干部人事檔案管理工作中出現(xiàn)的各種問(wèn)題，從而確保干部人事檔案的安全性和完整性，促成干部人事檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。

1 干部人事檔案數(shù)字化管理的重要作用

1.1 是提升干部人事檔案管理效率的重要途徑

檔案數(shù)字化管理與傳統(tǒng)的檔案管理相比，更加具有便捷性、先進(jìn)性的特點(diǎn)，在數(shù)字化管理中，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索，可以迅速準(zhǔn)確的找到對(duì)應(yīng)的檔案，使檔案管理更加便捷、高效，因此在符合規(guī)定的網(wǎng)絡(luò)條件下運(yùn)行干部人事檔案數(shù)字化系統(tǒng)，極大的降低了相關(guān)工作人員的工作強(qiáng)度，提高了干部人事檔案管理工作效率，能夠更好地實(shí)現(xiàn)資源的整合[1]。

1.2 是延長(zhǎng)干部人事檔案壽命的有效手段

在數(shù)字化檔案管理中，通過(guò)計(jì)算機(jī)掃描以及圖像處理，可以將原有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息，進(jìn)行快速存儲(chǔ)備份，實(shí)現(xiàn)檔案查詢數(shù)字化，既加快了查詢速度、提高了工作效率，又降低了紙質(zhì)檔案的使用率，減少了翻閱紙質(zhì)檔案過(guò)程中出現(xiàn)的磨損，延長(zhǎng)了紙質(zhì)檔案的壽命。

1.3 是新時(shí)代干部人事檔案管理工作的必然要求

今年新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》，對(duì)檔案數(shù)字化工作作出了明確的規(guī)定，在電子檔案管理信息系統(tǒng)、檔案信息資源共享服務(wù)平臺(tái)建設(shè)等方面提出了明確的要求。干部人事檔案管理是我國(guó)檔案管理工作的重要組成部分，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案的數(shù)字化管理，是新時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，只有建立一套完整的干部人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，才能更好地實(shí)現(xiàn)對(duì)干部人事檔案的科學(xué)管理。

1.4 是實(shí)現(xiàn)干部人事數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)化的重要手段

在干部人事檔案數(shù)字化管理中，可利用干部人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)對(duì)海量的干部人事檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合性分析，自動(dòng)生成詳實(shí)、直觀的人事信息分析圖表，為干部人事管理決策提供許多有價(jià)值的信息，促成干部人事管理水平的不斷提高。

2 干部人事檔案數(shù)字化管理中存在的問(wèn)題

干部人事檔案數(shù)字化，具有許多管理方面的優(yōu)點(diǎn)，但也存在不少問(wèn)題，主要有：

2.1 網(wǎng)絡(luò)信息安全問(wèn)題

在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，網(wǎng)絡(luò)給人們的生活帶來(lái)了極大的便利，但與此同時(shí)，網(wǎng)絡(luò)安全也成了當(dāng)今信息安全需要重點(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題。一些不法分子利用網(wǎng)絡(luò)管理漏洞，通過(guò)植入木馬病毒、黑客入侵等各種手段進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)攻擊，竊取相關(guān)的資料[2]。這給干部人事檔案管理數(shù)字化管理工作構(gòu)成了極大的威脅。在干部人事檔案數(shù)字化管理中，需要將外部網(wǎng)絡(luò)資料轉(zhuǎn)移到內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，在數(shù)據(jù)的傳輸過(guò)程中，如果沒(méi)有建立完善防火墻和防入侵系統(tǒng)，就會(huì)給不法分子以可乘之機(jī)，導(dǎo)致干部人事檔案信息的泄露。

2.2 檔案存儲(chǔ)安全問(wèn)題

干部人事檔案的存儲(chǔ)中，無(wú)論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，都需要對(duì)存儲(chǔ)的安全問(wèn)題進(jìn)行深入研究，而數(shù)字化檔案管理更具特殊性，數(shù)字化檔案信息大多是以服務(wù)器存儲(chǔ)為主，因此在數(shù)字化管理中，一旦出現(xiàn)軟硬件故障、系統(tǒng)崩潰，或者受到病毒攻擊等，都會(huì)導(dǎo)致干部人事檔案數(shù)據(jù)丟失。

2.3 檔案數(shù)據(jù)安全問(wèn)題

由于在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中，檔案載體和檔案信息這兩者是不容易分離的。而檔案數(shù)字化管理是以計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的形式儲(chǔ)存的，其數(shù)據(jù)和檔案載體是可以分離的，這也使得檔案數(shù)據(jù)可以在任何時(shí)刻進(jìn)行非實(shí)體的改造、復(fù)制和粘貼，從而容易導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)資料被篡改或 泄露。

2.4 缺乏檔案數(shù)字化管理專業(yè)人才問(wèn)題

在干部人事檔案數(shù)字化管理中，一方面，因高素質(zhì)的復(fù)合型檔案管理人才比較匱乏，使得干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的速度偏慢；另一方面，因檔案數(shù)字化管理人才匱乏，導(dǎo)致工作任務(wù)重，無(wú)法參加繼續(xù)教育，專業(yè)技能得不到進(jìn)一步的提升，導(dǎo)致其管理水平呈下降趨勢(shì)。數(shù)字化管理工作水平?jīng)Q定了干部人事檔案管理的效能，我國(guó)的干部人事檔案數(shù)字化管理處于起步階段，人才的匱乏以及技術(shù)的不成熟，使得干部人事檔案數(shù)字化管理工作的效能得不到提升，再加上設(shè)備的老舊，影響了干部人事檔案數(shù)字化管理的推進(jìn)速度和效率。

3 干部人事檔案數(shù)字化管理措施

2018年，中央組織部曾歷時(shí)兩年時(shí)間，對(duì)全國(guó)干部人事檔案進(jìn)行專項(xiàng)審核，在省干部檔案專項(xiàng)審核中發(fā)現(xiàn)一些檔案做假情況，其中有420人因檔案造假受到組織處理或者紀(jì)律處分。由此可見(jiàn)，做好干部人事檔案數(shù)字化管理工作已經(jīng)迫在眉睫，只有做好干部人事檔案數(shù)字化管理，才能更好地避免檔案造價(jià)現(xiàn)象的發(fā)生，確保干部人事檔案資料的真實(shí)性，為黨的組織管理工作和干部隊(duì)伍建設(shè)做出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

做好干部人事檔案數(shù)字化管理，可從以下五個(gè)方面抓起。

3.1 精心籌備并夯實(shí)干部人事檔案數(shù)字化基礎(chǔ)

把干部人事檔案數(shù)字化管理工作擺上重要的議事日程，精心安排干部人事檔案管理工作，組成專門(mén)的工作機(jī)構(gòu)，組建專業(yè)的干部人事檔案數(shù)字化管理人才隊(duì)伍，明確干部人事檔案數(shù)字化管理的工作標(biāo)準(zhǔn)和工作流程，確保精準(zhǔn)高效、安全穩(wěn)妥地做好干部人事檔案數(shù)字化管理工作。

3.2 嚴(yán)格把控并強(qiáng)力推進(jìn)干部人事檔案數(shù)字化管理

為了確保高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)、高效率地完成干部人事檔案數(shù)字化管理工作，可通過(guò)“三嚴(yán)格” 的管理措施，以加強(qiáng)干部人事檔案數(shù)字化管理：一是嚴(yán)格執(zhí)行保密紀(jì)律，依照現(xiàn)行法律法規(guī)結(jié)合工作實(shí)際制定相應(yīng)的保密紀(jì)律，并與相關(guān)的工作人員簽訂保密協(xié)議，確保檔案信息的安全性；二是嚴(yán)格落實(shí)管理制度，結(jié)合干部人事檔案數(shù)字化管理特點(diǎn)制定相關(guān)制度，并且嚴(yán)格落實(shí)，由專人負(fù)責(zé)跟蹤檢查，確保制度執(zhí)行落到實(shí)處；三是嚴(yán)格執(zhí)行工作標(biāo)準(zhǔn)，依照檔案數(shù)字化工有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合《干部人事管理?xiàng)l例》和干部人事檔案管理特點(diǎn)，進(jìn)一步細(xì)化干部人事檔案數(shù)字化管理標(biāo)準(zhǔn)，并嚴(yán)格執(zhí)行，杜絕標(biāo)準(zhǔn)降低和簡(jiǎn)化程序的情況發(fā)生。

3.3 及時(shí)檢查并不斷調(diào)整干部人事檔案數(shù)字化管理工作

在干部人事檔案數(shù)字化管理工作中，堅(jiān)持四看原則：首先是看進(jìn)度，每周匯總工作進(jìn)度，召開(kāi)工作會(huì)議，適時(shí)調(diào)整計(jì)劃安排，確保工作按期高效推進(jìn)。其次是看問(wèn)題，發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題及時(shí)與相關(guān)單位或者管理人員聯(lián)系，需要核實(shí)的進(jìn)行核實(shí)，需要完善的督促完善，從而確保干部人事檔案數(shù)字化工作的真實(shí)、完整、高效。三是看學(xué)習(xí)，平時(shí)加強(qiáng)同上級(jí)主管部門(mén)的溝通，積極與兄弟單位就檔案數(shù)字化管理工作進(jìn)行交流學(xué)習(xí)，借鑒優(yōu)秀的檔案數(shù)字化建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，從而不斷完善干部人事檔案數(shù)字化管理工作。最后是看質(zhì)量，對(duì)已完成的干部人事檔案數(shù)字化成果，指定專人負(fù)責(zé)驗(yàn)收，在驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，要求及時(shí)進(jìn)行整改，確保高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量地完成干部人事檔案數(shù)字化管理工作。

3.4 落實(shí)干部人事檔案數(shù)字化管理工作的安保措施

一是做好干部人事檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。干部人事檔案的管理中，為了確保干部人事檔案數(shù)字化的管理安全，需要建設(shè)相對(duì)封閉獨(dú)立的建筑，采取防盜、防火、防潮、防高溫和防紫外線措施，周邊必須安裝監(jiān)控設(shè)備，構(gòu)建干部人事檔案管理的安全環(huán)境。

二是做好干部人事檔案數(shù)字化信息的安全管理。為確保干部人事檔案數(shù)字化信息的安全，可以采取以下措施：首先是實(shí)施物理隔離，將數(shù)字化檔案管理的內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與外部網(wǎng)絡(luò)從物理上進(jìn)行隔離，確保數(shù)字化檔案管理內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)不會(huì)受到網(wǎng)絡(luò)的木馬病毒攻擊[4]。其次是對(duì)信息進(jìn)行加密處理，采取密碼算法進(jìn)行編碼，將數(shù)字檔案文件轉(zhuǎn)換成只有通過(guò)正確密碼鑰匙才能讀懂的信息，能夠很好的防止非法用戶對(duì)數(shù)字檔案文件以及數(shù)字檔案管理控制系統(tǒng)信息的讀取和修改，保證了數(shù)字檔案文件數(shù)據(jù)在存儲(chǔ)和傳輸中的安全性。最后是對(duì)訪問(wèn)技術(shù)進(jìn)行控制，通過(guò)控制不同用戶對(duì)服務(wù)器、目錄以及文件的訪問(wèn)權(quán)限，確保只有得到授權(quán)后才可以進(jìn)行查閱或處理數(shù)字化干部人事檔案數(shù)據(jù)，從而維護(hù)干部人事檔案信息的真實(shí)性和完整性。

3.5 做好干部人事檔案?jìng)浞莺蛙浻布O(shè)施的更新升級(jí)工作

在干部人事檔案數(shù)字化管理中，對(duì)于重點(diǎn)干部檔案資料，還需要做好備份，確保干部人事檔案更加牢靠、安全。在對(duì)干部人事檔案的管理中，需要從實(shí)際出發(fā)，做好軟件和硬件設(shè)備的更新，同時(shí)加強(qiáng)對(duì)應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)防火墻升級(jí)工作，能夠有效的防止網(wǎng)絡(luò)攻擊，從而確保干部人事檔案數(shù)字化信息庫(kù)的安全。

4 結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)能不斷提高干部人事檔案工作效率和管理水平。在干部人事檔案數(shù)字化管理中，一方面，必須從內(nèi)部和外部進(jìn)行雙重管控，利用計(jì)算機(jī)管理軟件，對(duì)檔案的提取、查閱等做好相應(yīng)的權(quán)限控制，杜絕檔案篡改資料現(xiàn)象的發(fā)生；通過(guò)升級(jí)防火墻和軟硬件設(shè)備的更新，阻止網(wǎng)絡(luò)攻擊，實(shí)現(xiàn)對(duì)干部人事檔案的安全管理；另一方面，還需要提升檔案管理人員的安全意識(shí)，通過(guò)培訓(xùn)，使他們建立足夠的責(zé)任意識(shí)，為干部人事檔案數(shù)字化管理提供重要的人員保障。