提升機關事業單位文書檔案管理質量的建議

吳 杰

（安徽省科學技術檔案館，安徽 合肥 230091）

文書檔案是構建檔案的重要組成部分，在機關事業單位檔案管理體系中，文書檔案的管理是重要的內容，具有技術性和政治性，同時也具有服務性，展現了機關事業單位的各項重要資料以及地區間社會發展信息。對文書檔案進行高效利用和科學管理，能夠為事業單位的決策提供更多的數據和信息支持，使事業單位的管理和決策更加合理，對于促進機關事業單位有著重要的意義。

1 提高機關事業單位文書檔案管理質量的重要意義

文書檔案不僅是本地區、本部門發展的真實記錄，也記載了機關事業單位在發展過程中的經驗教訓，對于機關事業單位的未來發展有著深遠影響。同時，文書檔案是單位和部門的重要文件材料，在檔案管理日常工作中，要進行科學收集和科學管理，對各類文書檔案進行分類和整理。因此，提高機關事業單位文書檔案管理質量，是促進機關事業檔案標準化管理的重要方式。

其次，提高機關事業單位文書檔案管理質量，需要各部門協調配合，轉變傳統的管理理念，豐富管理辦法，建立有效的管理機制，不斷提高檔案管理人員的職業素養。從這一方面來看，提高機關事業單位文書檔案管理質量，是加強機關事業單位檔案管理改革的重要 舉措。

2 機關事業單位文書檔案管理工作中存在的問題

2.1 機關事業單位對文書檔案管理工作重視程度不高

機關事業單位涉及的業務內容繁多，大多數機關事業單位注重促進業務的管理，由于這種理念，使得機關事業單位文書檔案管理工作被邊緣化，將其作為可有可無的管理內容。在這種理念的影響下，文書檔案管理工作人員未能認識到文書檔案信息的重要性，在信息收集的過程中存在信息不準確等問題，大多數人認為文書檔案僅僅是記錄和保存機關事業單位活動的材料。同時，未能對文書檔案資料進行嚴格保密，沒有認識到檔案資料保密的作用。這些問題的出現，導致機關事業單位也沒能發揮出文書檔案的重要價值。

2.2 機關事業單位文書檔案管理工作人員職業素養欠缺

機關事業單位文書檔案管理工作內容繁多，這需要管理人員具備較強的綜合能力和職業素養，嚴格按照檔案管理的流程規范進行各項操作。但從實際情況來看，大多數機關事業單位的文書檔案管理人員由其他工作人員兼任，缺乏專業人才，難以適應文書檔案管理的工作需要。其次，一些機關事業單位的文書檔案管理人員年齡結構較大，管理人員學習動力欠缺，知識結構相對老化，無法按照管理的標準和要求進行文書檔案管理工作。

2.3 機關事業單位文書檔案管理的制度體系不健全

只有科學的制度和體系做保障，才能有效提高機關事業單位文書檔案管理的質量。但從實際情況來看一些機關事業單位針對文書檔案的管理只是進行簡單的記錄和分類，缺乏規范化和標準化的操作流程，更容易導致相關的資料缺失，文書檔案流失。除此之外工作體系的不完善導致文書檔案管理工作中出現問題時，管理人員對責任相互推諉，并且辦公室文書檔案管理工作分工不明確，難以提高管理工作人員的積極性和主動性。

2.4 機關事業單位文書檔案管理信息化建設相對落后

當前時代背景下，互聯網和信息技術的飛速發展與各個領域實現了深度融合，機關事業單位進行文書檔案管理工作中，應當積極與互聯網技術結合起來提高管理質量和效率。但從實際情況來看，大多數機關事業單位未能促進文書檔案管理的信息化，基礎設施建設以及人員素質都難以滿足信息化管理的需要，這也導致機關事業單位文書檔案管理難以提高質量和效率。

3 提升機關事業單位文書檔案管理質量的建議

3.1 提高對文書檔案管理的重視程度

首先，機關事業單位的領導層要重視文書檔案的信息價值，認識到提高文書檔案管理質量對于事業單位發展的重要意義。其次，領導層要自上而下進行宣傳教育，在整個機關單位內部提高管理人員的重視程度，為此，機關事業單位要在內部形成良好的管理風氣。另一方面，提高文書檔案管理質量還需要加強對文書檔案信息的保密工作，將保密工作納入日常管理流程。只有領導層提高重視程度，才能在單位內部形成良好的管理范圍，使管理人員能夠自覺細化各項工作，促進管理質量的提升。

3.2 提高文書檔案管理人員的素養

首先，機關事業單位針對文書檔案管理工作人員應當制定有效的培訓體系，針對管理中的專業知識和內容進行培訓教育，提高其專業能力，并且依靠培訓體系，以明確的獎懲制度提高其參與培訓的積極性和主動性，這樣才能提高其綜合素質和職業素養。其次，機關事業單位要優化人力資源結構，選聘專業的人才進入文書檔案管理崗位進行專業化的管理，這樣才能夠有效提高文書檔案管理的質量。為此，機關事業單位應當將專業能力與職業素養，作為管理與考核的重要依據，這樣才能使現有的管理工作人員自覺學習提高業務能力。最后，機關事業單位要積極吸納具有專業能力的高素質人才，進行社會選聘時，將專業能力與綜合素質作為重要的考核依據提高人才準入門檻；進行高校選聘時，要與高校加強合作，選拔具有過硬素質的人才進入管理崗位中。

3.3 建立文書檔案管理制度和體系

首先，機關事業單位要根據文書檔案管理的內容建立標準化的管理流程，促使文書檔案管理人員能夠按照標準化的流程進行管理。其次，還要建立文書檔案管理的制度，為文書檔案管理工作營造良好的環境，在管理工作的每一個環節中都能標準化操作，以此進一步推動文書檔案管理的標準化和規范化，有效提高文書檔案管理的效率。

3.4 加強文書檔案管理的信息化建設

首先，機關事業單位應當做好基礎設施建設，根據信息化建設以及文書檔案管理的需要，購置相應的軟硬件設施設備，為此，機關事業單位要成立專項資金用于構建基礎設施。其次，機關事業單位要提高文書檔案管理人員的信息化素養，這樣才能更好的利用信息化方式進行管理。最后，針對信息化的管理方式要建立有效的管理體系，如針對系統的管理，要進行定期優化，使管理系統始終處在最優狀態，同時，還要針對重要的信息內容進行物理隔離，避免出現網絡安全造成信息內容被盜或遺失的問題。

4 結語

綜上所述，文書檔案是機關事業單位管理發展的重要信息，對于指導機關事業單位今后的發展有著重要意義。在提高文書檔案管理質量的過程中，要提高管理的重視程度，還要強化管理人員的職業素養，更要建立有效的管理體系，并且加強信息化建設，這樣才能不斷提高文書檔案管理的質量。