醫(yī)院檔案精細化管理實踐

程 浪

（賀州市人民醫(yī)院 黨政辦公室，廣西 賀州 542899）

隨著社會和人民生活水平的提高，人們對醫(yī)療服務(wù)的質(zhì)量和要求越來越多，為了滿足這種現(xiàn)狀，我國不斷健全和完善醫(yī)療衛(wèi)生體系，為人們提供更加優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)。檔案管理作為醫(yī)院管理的重要組成部分之一，提高檔案管理質(zhì)量不僅能夠全面提升醫(yī)院的服務(wù)水平，更能為醫(yī)院行政管理、科研項目提供重要的支持。當前許多醫(yī)院的檔案管理以粗放式管理為主，由于醫(yī)院領(lǐng)導人員和檔案管理人員的不重視，管理理念和管理環(huán)節(jié)與檔案管理標準存在出入，非常容易造成醫(yī)院檔案的丟失、損壞。醫(yī)院檔案中所記錄的不僅是患者資料、員工資料，更有許多與醫(yī)院未來發(fā)展息息相關(guān)的重要資料。因此，醫(yī)院必須實施檔案精細化管理。

1 醫(yī)院檔案精細化管理的重要性

醫(yī)院的檔案管理工作大多與醫(yī)院的日常工作相關(guān)，因此檔案管理也是醫(yī)院工作人員開展工作的主要依據(jù)。由此可見，提高醫(yī)院的檔案管理工作質(zhì)量有助于提高醫(yī)療人員的工作質(zhì)量。醫(yī)院檔案管理工作人員的主要工作內(nèi)容是通過紙張、影音等等對醫(yī)院的工作日程、醫(yī)療情況、研究結(jié)果等等進行記錄。近幾年來，隨著社會和時代的不斷發(fā)展，醫(yī)院的內(nèi)部管理模式也在發(fā)生著重大變化，管理模式逐漸趨于理想化、經(jīng)濟化，在這種背景下醫(yī)院的高層領(lǐng)導人員更應(yīng)當提高對檔案管理工作的重視程度。提高醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量的方法多種多樣，例如學習國外高效、合理的檔案管理模式；開展檔案管理工作人員的培訓活動等等。

精細化管理是由20世紀某個國外公司所提出的。醫(yī)院檔案管理的精細化是指分工的精細化與服務(wù)質(zhì)量的精細化，醫(yī)院的精細化管理中融入了具體、明確的要求，通過精細化管理能夠最大程度的提高檔案管理效率和質(zhì)量。醫(yī)院檔案的精細化管理實踐是指將檔案管理目標、要求分化落實到各個管理環(huán)節(jié)中，極大的提高了檔案管理工作人員的執(zhí)行力度[1]。對于醫(yī)院來說，實現(xiàn)檔案管理的精細化，不僅僅提高了檔案管理的工作效率，更為重要的是能夠幫助醫(yī)院的領(lǐng)導人員發(fā)現(xiàn)管理中存在的漏洞與薄弱環(huán)節(jié)，并一一解決。這樣一來可以最大程度的發(fā)揮出檔案管理的作用和價值，從而推動醫(yī)院整體管理水平上升。

2 醫(yī)院檔案精細化管理中存在的問題

1）管理人員的專業(yè)水平較低。管理人員的專業(yè)水平能夠直接關(guān)系到醫(yī)院檔案精細化管理質(zhì)量和效率。但當前的醫(yī)院檔案管理人員大多是調(diào)劑或改行的，因此對檔案管理專業(yè)知識的掌握程度并不高，這就非常容易導致檔案管理效率和質(zhì)量遲遲得不到提高。隨著醫(yī)療服務(wù)需求的不斷增高，醫(yī)療服務(wù)水平的不斷上升，住院的患者和醫(yī)院每天的人流量越來越大，這就對檔案管理工作造成了很大的負擔。雖然檔案管理工作看似簡單，但其中所涉及的專業(yè)知識非常多，檔案管理經(jīng)驗也非常必要。對于醫(yī)院檔案精細化管理人員來說，不僅要具備相應(yīng)的專業(yè)知識和管理經(jīng)驗，更要具備計算機操作能力。但醫(yī)院當前的現(xiàn)狀是精細化管理人員水平參差不齊，很難有工作人員能完全勝任所有工作。另外，檔案管理人員的工資不高，這個原因也會在一定程度上限制醫(yī)院檔案管理工作的開展和建設(shè)。2）管理制度不完善。管理制度不完善也是制約醫(yī)院檔案精細化管理效率提高的原因。例如醫(yī)院內(nèi)部經(jīng)常出現(xiàn)歸檔分類錯誤、歸檔效率低、檔案完整度低等問題，這些問題對后續(xù)檔案的使用造成了很大影響[2]。另外，管理制度不完善造成醫(yī)院檔案使用效率低，在醫(yī)院的管理活動和學術(shù)研究活動中，檔案無法完全發(fā)揮應(yīng)有的價值。3）檔案管理技術(shù)落后。當前醫(yī)院檔案管理仍舊以傳統(tǒng)的人工管理方式為主，也就是粗放式管理，這種管理方式不僅造成管理效率低下，更重要的是會引發(fā)檔案的丟失、損壞。另外，由于醫(yī)院管理人員缺乏對檔案的重視，許多檔案歸檔后長時間不對其進行更新，導致檔案內(nèi)容落后、陳舊，無法對醫(yī)院的未來發(fā)展提供幫助。另外，檔案管理部門在醫(yī)院中是一個較為透明的部門，因此與其他科室和部門之間的溝通、交流較少，很容易出現(xiàn)檔案更新不及時，當事情完成后再去收錄檔案時，檔案的完整性會受到影響。

3 醫(yī)院檔案精細化管理的實踐策略

1）提高對檔案管理工作的重視程度。若想提高醫(yī)院等精細化管理質(zhì)量，首先要加強對檔案管理工作的重視程度。同時，醫(yī)院高層管理人員還應(yīng)當加強對檔案管理的財力、物力、人力等方面的支持，為檔案管理的建設(shè)和發(fā)展打下堅實基礎(chǔ)。另外，管理者還應(yīng)當深入了解檔案管理工作的實際情況，收集檔案管理人員的工作需求，優(yōu)化和改善檔案管理工作中的漏洞和缺陷。2）提高醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)。為了更好的發(fā)揮檔案管理在醫(yī)院中的作用，需要不斷提高醫(yī)院檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加強檔案管理團隊的建設(shè)。醫(yī)院可以定期培訓檔案管理人員，提高檔案管理人員的整體水平，真正發(fā)揮管理人員的作用，具體措施有以下幾種：第一，制定完善的員工培訓計劃，通過培訓可以提高檔案管理人員的專業(yè)水平，彌補非專業(yè)人員的不足。另外，醫(yī)院還可以聘請專業(yè)的檔案管理專家對人員進行操作培訓，增加檔案管理人員的工作經(jīng)驗，提高工作效率[3]。第二，除了專業(yè)培訓，還要加強檔案管理人員的思想政治教育。例如對檔案管理人員進行黨建培訓，提高他們的思想政治水平，與此同時還要建立思想政治考核。若想提高檔案管理人員對培訓和考核的積極性，醫(yī)院管理人員可以將考核結(jié)果與績效相結(jié)合。增強檔案管理人員的思想政治水平，有利于培養(yǎng)人員的責任心和道德感。第三，培訓檔案管理人員的計算機能力。當前社會和時代在快速發(fā)展，各種技術(shù)也在不斷更新，通過培訓檔案管理人員可以掌握最新的計算機操作技術(shù)，這樣一來，極大的提高了檔案管理工作的效率，同時也增強了檔案管理工作的信息化水平。3）完善醫(yī)院檔案管理制度。醫(yī)院檔案精細化管理制度是檔案管理順利開展的前提和基礎(chǔ)。醫(yī)院檔案精細化管理制度要明確人員的責任和任務(wù)，既要確保能夠完整的回收和裝訂患者入院到出院的所有檔案信息，又能提高醫(yī)院后勤工作的落實程度。首先，醫(yī)院檔案管理人員要做好檔案的分類工作，這樣不僅提高了檔案管理工作效率，又為后續(xù)的檔案查找和使用提供了便捷。其次，檔案管理人員在整理、分類檔案的過程中，一定要確保檔案信息的準確性，按照檔案管理的相關(guān)標準開展工作。最后，醫(yī)院的各個檔案管理工作應(yīng)當落實到個人，一旦檔案管理出現(xiàn)問題或查找不到相關(guān)資料，能有專門的負責人。另外，若醫(yī)院的內(nèi)部檔案需要外借，必須派遣專業(yè)的檔案管理人員對外借檔案進行保管，防止檔案丟失。4）建立信息化檔案管理模式。信息技術(shù)近幾年來在我國得到了飛躍發(fā)展，醫(yī)院通過建立信息化檔案管理模式，優(yōu)化了醫(yī)院檔案資料的收集、存儲、查詢等環(huán)節(jié)，提高了檔案管理的效率和質(zhì)量。若想最大程度的發(fā)揮信息化檔案管理模式的作用，應(yīng)當開發(fā)、編制信息平臺的檢索工具，做好信息分類，提高各部門對醫(yī)院檔案資料的利用率。另外，信息化檔案管理模式的建立和發(fā)展需要醫(yī)院各個部門的共同支持。例如醫(yī)院的一些珍貴、特殊病例，各部門之間應(yīng)當加強合作，提高資源共享程度。這樣一來為醫(yī)院醫(yī)療服務(wù)水平的提高奠定了良好基礎(chǔ)。

4 結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院檔案的精細化管理是醫(yī)院發(fā)展和經(jīng)營中的必備活動，對醫(yī)院的未來發(fā)展有著十分重要的影響。因此，在檔案管理工作開展過程中，管理人員一定要深刻意識到檔案管理的重要性，并合理利用精細化管理理念提高檔案管理的效率和質(zhì)量。