衛生人事檔案管理現狀及完善措施

梁國揚 王惠芳 李燦暉

（中山市沙溪隆都醫院，廣東 中山 528471）

衛生領域的人事檔案資料是各位醫學工作者在學習、醫療等過程中建立，且被當作其自身真實的歷史記錄儲存起來的資料，這種形式的資料能夠表現出醫療工作者的工作經歷、專業能力等內容，在為醫療工作者評定職稱或者享受各種優惠待遇時，它也能夠被當作參考資料。近幾年，我國人事制度在不斷進行改革和優化，衛生領域的人事檔案也更加被人所關注，所以，相關工作人員要全面了解衛生領域的認識檔案管理現狀，找到其中隱藏的問題，采取各種完善措施。

1 沙溪隆都醫院人事檔案管理現狀

目前，我國社會在不斷發展以及進步，醫務工作者流動率相對比較大，很多“單位人”逐漸變成了“社會人”，人和檔案資料分離的現象越來越嚴重，一些人把自己的檔案資料轉到其他地方后一去不復返，一些人自己保管檔案資料，導致人事檔案資料出現缺失或者不全等問題[1]?，F階段，我院人事檔案管理中存在下述幾方面問題：

1）沒有意識到人事檔案管理的重要性。衛生系統人事檔案管理工作相對其他類型的檔案管理工作來說，難度更大，內容更多，且取得效果較慢。社會上很多人無法正確和全面認識人事檔案管理工作。他們普遍認為做好人事檔案管理工作只需要抄寫一些報關性事務，做好自身的本分工作，不缺失檔案資料，不泄密，能夠順利應付檢查就是完成這項工作了。無法在本質上認識到人事檔案管理工作的重要性，所以，很多領導干部經常忽視人事檔案管理工作，無法把它加入到日常議事中。很多負責檔案管理工作的人員需要同時兼任很多職務，福利待遇要遠遠低于衛生技術工作者，長久下去，導致很多檔案管理工作人員忽視這項工作，出現應付了事的現象。在這種情況下，我院人事檔案工作一直處于應付狀態中，無法促進衛生工作人員綜合素質的進步[2]。

2）人事檔案資料收集難度較大。近幾年，我國人才資源方面呈現出市場化發展趨勢，醫療工作人員流動性越來越快，很多“單位人”逐漸變成“社會人”，人才流動速度過快導致人和檔案資料出現分離現象，提升人事檔案資料收集工作的難度，放棄檔案的工作人員數量不斷增多。另外，在收集人事檔案資料的過程中，出現檔案資料不全的問題，乃至很多檔案資料存在無法保證真實性以及準確性的問題，無法展現工作者的實際情況。特別是很多工作者年齡、學歷等方面存在虛假問題，降低檔案資料的質量[3]。

3）我院人事檔案保護設施十分滯后。很多衛生單位過于重視研究醫療技術，在保護人事檔案資料方面存在很多問題，其中保護設備落后是一個十分主要的問題。很多人事檔案室過于簡陋，把辦公室、檔案倉庫等融為一間屋子，缺少先進的防盜設備，防火、防潮方面建設也過于落后。一些人事檔案資料多次被使用，導致損壞紙質版檔案資料；一些人事檔案資料被保存在隱蔽的位置上，缺乏先進的保護措施，無法運用到實際工作中，檔案資料的安全性無法保證。更加嚴重的是，一些工作者把保密性的資料公開化，導致檔案資料失去實際 意義。

2 沙溪隆都醫院人事檔案管理的完善措施

1）重視人事檔案管理工作。我院人事檔案管理工作要把借助人力資源信息當做前提，將其變成提升醫院經濟收益的基礎。在開發更深層次檔案資料的過程中，能夠使檔案資料的使用價值不斷提高，例如，研究和運用人才信息軟件，實現人事檔案資料共享可以推動醫院經濟方面的發展。另外，負責人事檔案管理工作的人員要建立一定的服務意識，積極開發和研究人力資源信息，由封閉式人事檔案管理轉變為開放式人事檔案管理，把搜索的各種人才信息用最快的時間以及速度輸送給單位，使其更好的為臨床等工作服務[4]。

2）促使檔案管理工作者的綜合素質不斷提升。在新時代背景下，如果想要不斷提升我院人事檔案管理工作的整體水平，那么就要幫助檔案管理工作者不斷提升自身的技術水平，培養出具備創造精神的人才。首先，檔案管理工作者要建立敬業精神，積極主動學習各種檔案管理知識以及管理方法等，全面學習和了解檔案管理工作中包括的各項內容。其次，要建立以人為本的管理理念，借助各種科學合理的管理方法，加強建設衛生文化以及開發人力資源，促使檔案管理工作者自身的工作積極性得以不斷提高，不斷提高自身的工作效率以及質量。最后，積極運用各種競爭機制，采取競爭上崗以及擇優錄取等方式，將一些掌握先進管理知識，具備高水平管理能力的人才選拔到檔案管理工作中。

3）完善沙溪隆都醫院人事檔案管理制度。在建立人事檔案管理制度的過程中，要把相應法律法規當做建立原則，創建符合醫療衛生系統真實情況的管理制度。第一步，確保硬件設備的建設符合相應標準。在開展人事檔案管理工作時，要建立專業的人事檔案室，其中包括專門的儲存庫房、閱讀室以及工作室，并且，要制定規范的閱覽檔案資料程序。在人事檔案室中，要配備齊全各種設備，像是空調、滅火設備等，確保這些設備能夠正常工作。第二步，建立嚴格的保密規定。借助計算機互聯網技術創新我院人事檔案管理工作，可以把一些不在保密范圍的人事檔案資料投入到網絡中，與他人共享這些資料，屬于保密范圍內的一些人事檔案資料要進行嚴格的保存，防止泄露，確保人事檔案資料的價值能夠被發揮出來。第三步，建立監督措施，且將其落到實處。在制定各種監督措施的過程中，要針對實際檔案管理情況進行制度。在利用各種監督措施時，要針對監督對象不同以及監督目標不同，開展針對性監督工作，重點監督一些重要內容。

4）優化檔案管理方法。借助科學的管理理念和方法，按照人才信息資源工作的實際發展規律，科學合理的管理人事檔案系統，提升我院人事檔案管理工作的整體水平。為了達到這些目標，那么要統一規劃和協調，提升我院人事檔案管理的科學化和標準化，確保不共享各種保密性資料。制定人事檔案計算機管理系統，借助微縮技術等各種輔助技術，完善收集檔案材料方面的制度以及轉入、轉出檔案材料方面的制度，防止一些虛假檔案進入到系統中。

3 總結語

在沙溪隆都醫院人事檔案管理工作中，經常會隱藏一些問題，這些問題的存在直接影響到管理工作的質量。在遇到各種問題時，要全面分析問題出現的原因，針對人事檔案管理現狀采取各種完善措施，促使檔案管理工作向著信息化方向發展，推動衛生領域的檔案管理改革，提升醫療衛生機構的工作效率以及服務質量。