淺談干部人事檔案管理

汪衛杰

（河南商丘市梁園區人力資源和社會保障局，河南 商丘 476000）

干部檔案的管理是干部發展的重要憑證和依據。干部檔案是干部個人政治履歷、學歷學位、職位變遷、個人政績等各個方面的記錄，既是職位晉升的重要憑證，同樣也是干部素養的鞭策資料，干部檔案監管的影響力直接影響到干部個人發展效率，但是目前干部檔案監管還存在監管意識不足、監管制度不規范、監管人員專業素質低等問題，面對這些問題應從加強思想政治建設，強化檔案監管意識，加強制度化建設，規范監管程序，提升監管人員水平等方面加以完善，為干部的職業和個人的發展提供重要憑證作用。為國家干部的選拔任用提供有力的依據作用，也為干部檔案監管工作指明了新的方向，作為任人唯賢、選拔人才的重要依據，需要各級部門對干部檔案實施嚴格的監管措施，為國家選拔任用干部提供真真實有力的檔案依據。

1 干部人事檔案管理的特點

1）缺乏靈活性，在全國范圍內，干部人事檔案的管理都是由人事廳（局或部）和組織部來管理，缺乏靈活性。

2）政治性，管理干部人事檔案首先要符合黨和國家的各種人才戰略、用人政策和路線，否則，干部人事檔案管理就會成為黨和國家的政策的執行道路上的絆腳石。

3）專業性，管理干部人事檔案是一項專業性較強的工作，僅僅擁有專業的理論知識是不夠的，更要配套專門的法規政策和方法程序，使得專業的管理人員得以執行相關工作。

4）服務性，此項工作服務的好壞，直接關系到人才的建設，干部隊伍的純潔，人才政策的制定等。

5）保密性，從管理的主要內容來看，檔案中包含了部分保密信息，或者說在一定的時間內部分內容是保密的，所以在保管和使用檔案的過程中，必須遵守保密規定，才能為人才的選拔更好的服務。

2 干部人事檔案管理工作新的環境

隨著國家社會經濟體制的不斷健全，借助于新的科學技術的發展，此項工作也面臨著許多新的制度和新的環境。新的干部人事檔案制度不斷完善，使檔案的收集、整理到檔案的審核、形成和保管等各個環節都會系統起來，每個環節都能做到回溯可查、有據可依，每一個環節出了問題就形不成有效的案卷材料，這也要求管理人員必須熟悉有關的法律法規，熟悉規章制度的流程，嚴格按照管理規定操作。

在新的社會環境中，我國經濟高速發展，新的產業也層出不窮，改變了原有干部任用的方式，很多干部在進入國家機關之前，有過很多的其他工作經歷，在此期間，形成檔案材料并認定后，應交由人才交流中心或指定中介組織機構統一保管。隨著新技術的不斷進步和發展，干部檔案管理也可以引入這些新的技術，如干部人事檔案可以利用檔案管理系統管理數字化的信息，在檔案管理的方式和手段上變化可以大大提高管理效率。

3 存在的諸多問題

3.1 領導檔案管理意識不強

首先，作為領導個人對檔案管理的重要性意識不強，過分的看重干部的表現和成績是根本原因，總是認為一個人的人事檔案相對于其表現和成績很次要。

其次就是實施檔案管理的相關人員自己的管理意識比較薄弱，認為自己的工作就是一種沒有技術含量的、繁瑣和具有重復性的工作，不能發揮自己的才華，認為自己天天做的工作缺乏挑戰性，不易出彩，得不到領導重視。只要檔案不丟失，不損壞就算完成了工作，更談不上進行系統的受訓。

基于以上原因，造成管理部門并沒有檔案意識，隨著社會的發展，作為干部參與的工作和活動的范圍也越來越大，隨著新技術的發展和應用，檔案材料的來源途徑也越來越多樣化，這樣作為檔案的管理者會越來越力不從心，造成檔案的信息搜集越來越困難，缺失會越來越多，這樣的檔案很難為決策者提供具有價值的判斷。

3.2 檔案案卷存在缺失和造假情況

第一、檔案材料搜集得不夠完善。我作為一名工作在檔案管理一線的工作人員，在日常工作和調研中就發現，在很多機關的組織人事部門的檔案，都存在檔案材料的缺漏現象，究其原因，不外乎幾個方面，一是對檔案材料搜集缺乏主動性，由于對一個干部檔案的材料形成往往具有一個較長的周期，所以被動化的工作方式就會造成上述現象，所以在平時要花夠功夫，主動搜集，不能被動的等干部本人主動提交，更不能因為工作檢查臨時補充材料，這樣倉促形成的材料最容易造成本人造假，材料前后記述有矛盾。二是歸檔不及時，歸檔不及時就會造成個人檔案材料缺乏更新，在實際工作中就發現由于工作職務的調任，其檔案卷宗已轉遞到新單位很長時間，但是仍有應轉未轉的檔案材料在原單位的檔案室堆放。

第二，檔案缺乏規范管理，檔案管理的工作性質屬于服務類型，檔案材料就是我們為被服務者提供的載體，排序編碼不規范、目錄更新不及時、分類不準確等等不規范檔案管理會很不利于檔案的查閱和使用，更不利于長期保存，保存的材料越多，會陷入越難以管理的窘境。

第三就是檔案管理者本身的業務水平較低，檔案管理有自己的專門學科分類，這是一種較為專業的工作，所以要求管理者必須具備做這項工作所需要的扎實的理論知識、專業的技能和豐富的實踐經驗，只有具備這些條件，才能把這項工作做好、做扎實，不然就會造成上述很多不規范的案卷的形成。

3.3 檔案審核態度不端正、工作不扎實、整改不到位

檔案審核工作不到位，管理工作把關不嚴，就會導致“三齡兩歷一身份”重要信息不準不實。在 2018年開展干部人事檔案“再審核”工作時，對檔案審核工作進行了一次摸底發現，即使經過多次檔案審核，部分干部人事檔案依然存在年齡、工齡、黨齡沒有認定或者認定不準確；干部工作經歷、學歷、任職、職稱等重要信息缺少重要原始依據材料；干部身份認定依據不充分、不符合政策規定；缺少干部人事檔案專項審核表；檔案材料造假處理不到位；組織審核檔案認定的結果未使用等現象。之所以會出現檔案審核工作不扎實、問題整改不到位的問題，是因為對干部人事檔案審核抱有僥幸心理。只有扎實進行檔案審核，才能為科學精準選人用人和從嚴管理監督干部提供基礎保障和有力支撐。

3.4 紙質檔案數字化建設工作滯后

為貫徹落實全國組織系統信息化建設工作座談會精神和中組織部要求，以河南省為例，河南省委組織部印發通知要求各地各部門報送新任省管干部檔案的同時要求附帶與紙質檔案一致的數字信息，并要求各地積極規劃檔案數字化的建設進程，以推進檔案數字化建設。但各單位干部檔案信息化建設推進相對緩慢，干部人事檔案信息化建設明顯比其他檔案的數字化建設步伐要慢。究其原因，一方面是缺少主要領導的重視和支持，二是缺少檔案管理的集中規劃和布局，三就是關于檔案管理數字化建設的人才較少，硬件配置不夠，造成檔案數字化建設任其發展。

隨著社會的發展，對人事檔案的認識和了解程度不斷的加深，我們在思想和行動上都慢慢認識到了干部人事檔案對人才選拔的重要性，作為檔案管理人員，我們應該面對問題，著力解決問題，維護好干部人事檔案的公信力，為領導的決策和人才的選拔做出自己應有的積極貢獻。