淺析高職院校檔案規(guī)范化管理策略

鄒 艷

（湖南機電職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖南 長沙 410151）

在高職院校的運作模式中，檔案管理環(huán)節(jié)起到核心作用；各院校在充分認識到檔案管理重要性的基礎(chǔ)上建立檔案管理模式，并根據(jù)現(xiàn)行檔案管理機制中的不足加以革新，進而提升檔案管理能力。

1 規(guī)范管理高職院校檔案意義

檔案管理是高職院校管理能力與水平的重要體現(xiàn)，也是高職院校開展日常教學(xué)、維護教學(xué)秩序的重要保證。院校檔案中記錄有關(guān)學(xué)校的各種重要信息，若能做到對院校檔案的規(guī)范管理則能夠全面提升高職院校管理體系的精細化程度，并為開展其他工作在信息方面提供充足保障。例如學(xué)校日常承擔(dān)大量科研任務(wù)并形成數(shù)據(jù)詳實且內(nèi)容豐富的科研檔案，針對校內(nèi)科研檔案建立規(guī)范的管理機制則實現(xiàn)對科研資料的妥善保管，是對學(xué)校科研資源最好的尊重，也為本校后續(xù)的科研工作提供最詳實、最有價值的參考依據(jù)。

規(guī)范管理檔案信息對于高職院校制定教學(xué)方案、開展教學(xué)工作大有裨益，通過教學(xué)檔案信息能夠反映校內(nèi)各院系在過往學(xué)期中的教學(xué)工作開展情況，并對院系教學(xué)質(zhì)量建立科學(xué)合理的評判。規(guī)范高職院校的教學(xué)檔案管理行為則顯著提升學(xué)校對教學(xué)信息的利用發(fā)掘能力，在充分體現(xiàn)教學(xué)檔案價值的基礎(chǔ)上為高職院校開展今后學(xué)期的教學(xué)提供充足有益的借鑒。

建立規(guī)范的檔案管理體系也是在高職院校內(nèi)部樹立現(xiàn)代化管理理念的重要舉措；由檔案管理工作特殊性所決定，高職院校管理體系中的各項管理制度均與檔案管理有所關(guān)聯(lián)，檔案信息事實上可以利用到高職院校管理的各個方面。因此檔案管理在高職院校的整體管理體系中扮演著特殊的、不可替代的角色；高質(zhì)量、符合學(xué)校實際教育情況的檔案管理模式，是保證學(xué)校順利開展工作的重要基礎(chǔ)，進而決定高職院校整體管理水平，可見高職院校在開展管理工作時需要對檔案管理引起足夠重視。

2 高職院校檔案管理不足

盡管當(dāng)前所有高職院校均建立了檔案管理機制，但是落實效果整體呈現(xiàn)出參差不齊的現(xiàn)象，且在各個方面均體現(xiàn)出一定的不足。首先部分院校沒有建立正確的對檔案管理的認識，認為檔案管理僅僅是對過往教學(xué)、業(yè)務(wù)等信息的簡單整理與總結(jié)，并沒有在日常教學(xué)管理中充分發(fā)揮檔案應(yīng)有的價值，導(dǎo)致院校整體管理處于較低水平。部分高職院校中存在較為明顯的“重教學(xué)、輕管理”的現(xiàn)象，高職院校將大量資源與精力投入到教學(xué)環(huán)節(jié)，認為檔案管理是可有可無的任務(wù)，導(dǎo)致大量檔案信息未能得到充分利用。

檔案管理手段單一落后是高職院校檔案管理體系中暴露的最普遍的問題；部分院校對檔案管理的重要性認識不足，在建立檔案管理體系過程中并沒有調(diào)動較多資源，院校檔案管理體系仍然以傳統(tǒng)的手動紙質(zhì)管理為主導(dǎo)；盡管檔案部門配備了數(shù)量充足的工作人員，但是蠻對浩瀚復(fù)雜的學(xué)校檔案仍然難以為繼，管理工作效率不高且難以保證其精細化程度；且檔案管理中容易出現(xiàn)信息錯漏、丟失等現(xiàn)象，檔案管理質(zhì)量始終難以提高。

優(yōu)質(zhì)的檔案管理體系需要完善的檔案管理制度為保證，相當(dāng)數(shù)量的檔案管理制度完善度較低，僅僅對檔案管理體系中的部分行為有簡要的指導(dǎo)或規(guī)定，實際執(zhí)行效力較低；且檔案管理體系中的配套監(jiān)督機制不夠完善，無法約束規(guī)范工作人員的檔案管理行為，同樣不利于檔案管理理念的落實。

當(dāng)前部分高職院校的檔案管理部門以年齡較大的工作人員為主力，該年齡段工作人員的技能素養(yǎng)和水平參差不齊，且對新形勢下的檔案管理工作核心價值理解不夠透徹，在工作中難以落實有關(guān)檔案管理工作的最新要求。軟硬件、信息化要素在檔案管理機制中發(fā)揮的作用日趨顯現(xiàn)，在檔案管理工作未能充分融合信息化模式的情況下，檔案信息處理任務(wù)仍采用人工處理方式，處理效率和準(zhǔn)確度均難以 保證。

3 高職院校規(guī)范檔案管理策略

提升高職院校檔案管理水平，首先應(yīng)當(dāng)從樹立正確的檔案管理理念著手；學(xué)校在積極改革管理制度的同時也應(yīng)當(dāng)樹立全新的檔案管理意識，樹立檔案管理在學(xué)校管理體系中的地位。學(xué)校在優(yōu)化檔案管理體系的過程中需要秉承虛心學(xué)習(xí)的理念，與行業(yè)內(nèi)在檔案管理取得突出成就的單位院?；咏涣?，選派本校檔案管理人員前往學(xué)習(xí)交流，在充分領(lǐng)會同類型單位先進經(jīng)驗的基礎(chǔ)上與本校檔案管理工作相融合，從而在思想理念層面優(yōu)化本校的檔案管理模式。在積極開展對外交流學(xué)校的同時，高職院校還應(yīng)當(dāng)加強對現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)力度，采取定期組織學(xué)習(xí)最新方針、精神與政策方式使本校檔案管理人員感受到當(dāng)前檔案管理工作的開展趨勢，在樹立全新理念的同時將其落實到平常的檔案管理工作之中，進而提升本校檔案管理工作的目的性和規(guī)范性。

當(dāng)前智能化技術(shù)在諸多行業(yè)的運作管理體系中廣泛應(yīng)用，借鑒智能化、信息化手段的優(yōu)勢并充實到院校的檔案管理體系之中，是全面提升高職院校檔案管理水平的重要舉措。原先相對繁瑣的檔案信息在錄入數(shù)據(jù)庫后即可實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)方位內(nèi)的隨時隨地的檢索或調(diào)用；檔案管理精度和準(zhǔn)確度均顯著提升，同時便于院校管理人員快速獲取檔案數(shù)據(jù)，進而提升檔案信息的使用效率。將檔案管理模式與信息化技術(shù)相融合也是規(guī)范檔案管理流程的重要手段，通過信息化模式確定學(xué)校各部門在檔案管理體系中所需要完成的任務(wù)，在明確學(xué)校部門職責(zé)的同時提升檔案管理的規(guī)范度。

檔案管理信息化的良好落實需要高素質(zhì)的檔案工作人員作為支撐，學(xué)校在優(yōu)化檔案管理體系的過程中應(yīng)當(dāng)著重培養(yǎng)工作人員的技能操作能力?；跈n案管理人員年齡偏大的現(xiàn)狀，在樹立其信息化工作意識的同時積極引進年輕的新生力量參與到學(xué)校檔案管理之中，發(fā)揮該部分人群新事物接受能力強、管理理念新穎的優(yōu)勢，為高職院校的檔案管理工作注入新的活力。提升檔案管理人員的綜合能力是不可或缺的環(huán)節(jié)，在培養(yǎng)工作人員樹立正確的檔案管理意識的基礎(chǔ)上通過技能培養(yǎng)全面提升能力，避免由于本人在檔案管理中的疏忽操作而造成不可挽回的損失。

規(guī)范的檔案管理與檔案信息的安全密切相關(guān)；高職院校在落實檔案管理體系的過程中需要提升檔案信息的安全性，針對檔案存放場所進行周期性的檢查工作，保證檔案存放環(huán)境無隱患因素；同時加強檔案工作人員的安全意識并樹立良好的職業(yè)道德，落實學(xué)校檔案信息制定的保密政策，針對檔案管理中出現(xiàn)的信息泄露現(xiàn)象要做到嚴(yán)格追責(zé)，全方位確保檔案信息的安全完整。提升檔案安全性還可以從建立物聯(lián)網(wǎng)管理體系入手，根據(jù)學(xué)校當(dāng)前檔案管理現(xiàn)狀與物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)相結(jié)合，檔案部門通過物聯(lián)網(wǎng)設(shè)施即可掌握檔案存放場地的實際情況，進而做出合理的應(yīng)對方案。

4 結(jié)束語

檔案管理是高職院校綜合管理能力的直接反映，也是決定高職院校健康發(fā)展的重要因素。各院校在認識檔案管理重要性的基礎(chǔ)上建立并不斷優(yōu)化檔案管理體系，通過規(guī)范的檔案管理體系為學(xué)校發(fā)展創(chuàng)造廣闊未來。