檔案管理工作的意義研究

胡留芳

（山東省濟寧市嘉祥縣檔案館，山東 濟寧 272400）

檔案是指人們在各種活動中形成的各種各樣的具有一定的保存價值的原始記錄。檔案的存在是根據領導的決定、對各種工作內容的考察證據，同時也是進行科研和建設基本設施的具有真實可靠性的資料。如果想要將檔案管理工作做好，就需要建立完善的檔案管理體制，讓檔案管理的基本設施設備得到進一步的提高。學習和借鑒出色的檔案管理經驗，結合當前檔案管理工作的實際情況，讓檔案管理工作得到進一步的提高。

1 檔案管理工作的重要性

首先，單位內部的實際情況和單位領導的管理能力能夠直接地影響檔案管理工作的進行。一個單位、企業在發展的過程中一定會有很對的成就和業績成果，所以這些輝煌的成就就會被記錄到檔案中去，如果想要了解一個單位的歷史發展情況，那么查閱單位的檔案材料就是一種最直接最方便的途徑[1]，因此，檔案管理工作對于一個單位的發展是至關重要的。伴隨著我國經濟的快速發展，根據當前的情況單位的檔案管理工作人員需要盡快改變以往檔案管理工作固有的管理觀念，改變檔案管理工作的工作方法，結合單位的具體情況，把檔案管理工作和單位內部管理工作相互聯系，使檔案管理工作可以具體的反映出單位的發展情況，讓單位順利的開展各項工作。因此，讓檔案管理工作能夠順利進行對一個單位發展具有非常深遠的意義。

其次，檔案中的材料內容是根據單位在自身發展的過程中和各種活動中記錄而成的，檔案材料內容可以真實的顯示出單位以往各種業務的具體過程和結果。對一個單位的領導來說，在進行重要的決定和對未來的規劃中具有十分重要的意義。單位領導和單位有關的管理者可以根據對檔案材料的進行一定的總結，進行具體分析，研究出可以對單位有用的具有發展的規劃。單位需要讓檔案管理部門與單位各個部門建立一定的聯系[2]，讓檔案資料的記載可以更加細致。同時，檔案管理的工作人員需要結合自身的工作經驗和當下的形勢發展不斷地進行完善，讓檔案管理工作可以發揮最大的價值。

2 增強檔案工作的管理的有效對策

2.1 創新檔案管理工作方式

在當下檔案管理工作必須要與本單位的具體業務密切聯系結合本單位的具體工作，明確檔案管理工作的新方式。檔案管理工作人員在一定時間內向單位領導如實的匯報一些單位的實際工作情況，爭取在問題出現的第一時間就解決好檔案管理過程中存在的具體困難和問題，提高檔案管理工作人員在工作的管理過程中的掌握主動權。在單位的管理過程中，檔案管理工作是單位管理工作重要組成的部分之一。例如，檔案管理的工作人員在進行公文寫作[3]。與處理檔案館的具體事宜時，需要結合本單位的實際工作和未來發展情況，建立更加完善的管理機制。檔案管理工作人員在進行公文寫作的過程中必須履行好自己的本職工作，將檔案信息進行整理和分析，建立紙質和電子版共同管理的體系，建立新形式檔案管理工作的格局，讓檔案管理工作的效率得到提高，讓單位的工作可以順利進行。

2.2 注意信息與保密工作

單位在進行管理工作的業務過程中需要建立一定的監管和跟蹤服務部門。重點關注有關信息的內容信息和材料的歸納整理，有關的工作人員同時也需要認識到檔案管理工作中服務工作的具體要求，這樣才能有效的進行信息資源的有關服務。單位在檔案管理工作人員辦公室業務的建設的過程中要求檔案管理部門必須全員積極參與，保證檔案信息從最初的形成到歸檔的全部過程中，有全方位的監督和管理[4]。例如在涉及單位重要的業務活動材料時，檔案管理的全部工作人員需要進行保密工作，所有參與的人員需要建立一定的方案管理目錄，參照有關檔案管理標準將信息材料進行歸檔的整理工作。將檔案材料進行電子存檔時，首先應該做好收集材料的工作，對電子存檔的材料類型、材料范圍以及材料需要的格式等按照檔案管理的有關規范進行處理。讓檔案管理的資料內容可以被安全完整的保存。

2.3 加強檔案管理部門業務建設

單位如果想要提高檔案管理部門的業務建設就需要引進具有檔案管理工作經驗的專業性人才，擁有先進的設備和專業技術。檔案管理的工作人員也需要在工作的過程中持有嚴肅認真的態度，提高單位檔案工作的工作效率。加強檔案管理部門業務的建設，首先，單位應該讓檔案的管理中的檔案信息材料在單位內部實現資源共享化，通過網絡信息技術的方式讓單位的檔案信息可以有效的管理，將信息材料進行整理、識別與傳送；其次單位需要讓檔案管理工作進行不同方式進行整合。進而提高檔案管理工作的規范和真實性，不停的將檔案的材料信息進行整合。

2.4 全面凸顯檔案資源價值

檔案管理的最終目的是實現檔案資源為社會經濟服務，在檔案管理工作中，相關人員應全面挖掘檔案資源價值，爭取把檔案材料轉變為具備意義和價值的資源，管理工作者不間斷的對自我知識結構進行調整，增強自身檔案管理工作能力，把檔案資源的顯性知識以及管理隱形知識互相結合，立足于單位的運作情況將檔案信息資源內涵進行挖掘。依托先進的科學技術找到檔案資源價值，將其轉變為單位生產力。與此同時，對檔案資料的開發和利用進行創新，檔案資料的具體價值要依托檔案服務加以體現，管理工作者要自主和其他單位溝通與互動，完成檔案信息數據共享，協調各個單位對檔案內容進行共享和運用。對于檔案信息服務工作，發揮互聯網技術的優勢，提供多樣化的檔案，咨詢服務、共享服務等，全面完成檔案服務工作的創新。嘗試建立檔案信息系統管理平臺，借助專網實現一定范圍內的檔案資源共享。除此之外，單位管理者要充分重視檔案資源信息，定期對檔案管理工作進行評價和審視，利用檔案管理發現單位運作存在的不足，針對性調整和優化，及時調整單位檔案管理綜合體系，調動檔案管理工作者工作的積極性和主動性，將檔案資源管理工作充分 落實。

3 結束語

綜上所述，檔案管理工作中材料具有一定的真實、豐富、廣泛等特性。檔案管理工作的順利進行是可以提高單位檔案信息的使用效率的同時也可以提高檔案信息中具體的使用價值。在當下單位需要結合自身的發展情況，依據科學的手段去提高檔案工作管理的效率和管理水平，進而去促進單位的可持續發展。