國有企業(yè)實物檔案管理工作探討

畢楊帆

（國家管網(wǎng)集團東部原油儲運有限公司，江蘇 徐州 221008）

1 實物檔案界定及形成

1.1 檔案界的x

“實物檔案”的出現(xiàn)在檔案學(xué)術(shù)界引發(fā)不小的風(fēng)波，很多學(xué)者認為實物檔案并非檔案，原因是實物檔案不具備檔案的本質(zhì)屬性-原始記錄性，正如吳保康在《檔案學(xué)概論》中指出：“檔案是歷史的原始記錄，或說原始的歷史記錄。這是檔案的本質(zhì)屬性”[1]，大部分實物檔案是后期加工而成，無法體現(xiàn)檔案屬性的原始性，但是根據(jù)檔案概念的延伸，實物檔案是能夠反映職能活動和歷史原貌的，所以實物檔案的檔案界定在很長一段時間很難完成。

1.2 實物檔案的定義

對于國有企業(yè)而言，狹義的實物檔案是指以物質(zhì)實體為載體，能夠反映企業(yè)職能活動和歷史真實面貌的具有保存價值的特定物品。實物檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，任何部門和個人不得私自保存、擅自銷毀或據(jù)為己有，必須由檔案部門集中統(tǒng)一管理。

1.3 實物檔案的特點

檔案是人們在社會生活中直接形成的原始性信息記錄，具有真實可靠性，實物檔案也同樣具備檔案的共同特性，它是在各項活動過程中直接產(chǎn)生和形成的，能夠真實地記載和反映歷史原貌，除此之外，實物檔案還有載體多樣性、形狀不規(guī)則性、形成時間無周期性等特點[2]。

1）載體多樣性。實物檔案載體的多樣性，是其區(qū)別于其他檔案的顯著特點，沒有既定載體，實物檔案的載體，涵蓋了紙、銅、鐵、鉛、木、石、布類、漆類、塑料、玻璃、水晶等諸多材質(zhì)，載體上的信息內(nèi)容有鍍金、油漆，墨汁等多種表現(xiàn)形式。

2）形狀不規(guī)則性。實物檔案載體尺寸沒有固定規(guī)格。形狀有大有小、有長有短、有三角形，也有立體形的。

3）形成時間無周期性。實物檔案在形成時間上沒有周期性的規(guī)律。

2 實物檔案分類及管理

2.1 實物檔案分類

由于實物檔案載體各異、形狀不規(guī)則、大小不一，給整理工作帶來一定困難，再者每個企業(yè)職能活動不一樣，所形成的實物檔案種類有一定差異。從延長檔案壽命的角度而言，將實物檔案按照載體類別進行劃分最為合理。

2.2 實物檔案管理

1）收集。檔案收集工作是保證檔案完整性的重要前提，是檔案業(yè)務(wù)管理的重要環(huán)節(jié)。國有企業(yè)實物檔案的收集范圍主要有：企業(yè)獲得的各種榮譽實物，包括獎狀、獎杯、獎牌、錦旗、榮譽證書、光榮冊等；上級領(lǐng)導(dǎo)、知名人士、有關(guān)單位贈送的題詞、錦旗、牌匾、字畫、工藝品等；本企業(yè)重大活動形成的有保存價值的憑證性實物，包括活動標志、首日封、紀念郵票等紀念品；本企業(yè)成立以來使用過的牌匾、使用期結(jié)束具有永久保存價值的印章等；其他一些有保存價值的實物，比如：本企業(yè)第一批生產(chǎn)的、獲獎的產(chǎn)品樣品、反映生產(chǎn)歷史的有代表性的物品等。

2）歸檔。實物檔案在歸檔時間和歸檔質(zhì)量上有明確要求，即歸檔實物應(yīng)在形成或獲得實物一個月內(nèi)向本單位檔案部門移交，確需在有關(guān)部門暫時保留的，應(yīng)先將歸檔實物移交檔案管理部門拍照登記，再辦理借用手續(xù)。另外，載體上未標注題名等信息的獎?wù)隆⒍Y品、產(chǎn)品樣品等實物檔案，移交單位要附文字說明，并進行確認。

3）整理。實物檔案的整理要遵循便于保管和利用、不破壞原貌的原則。實物檔案以“件”為單位，按類別歸檔，逐件粘貼標簽。需要注意的是，不同載體的實物檔案標簽粘貼位置有所差異。需要按照歸檔實物分類方案和檔號順序編制實物檔案目錄。

4）數(shù)字化處理。實物檔案應(yīng)按件進行數(shù)字化處理，保存相應(yīng)電子文件。實物檔案的數(shù)字化處理一般為掃描、拍攝照片或影像。掃描圖片及照片數(shù)據(jù)為JPEG格式，攝像數(shù)據(jù)為MPEG-2格式。平面型實物檔案，應(yīng)將封面、內(nèi)芯每頁掃描或拍照。紙張為照片的，彩色掃描分辨率應(yīng)600dpi及以上，為普通紙的，彩色掃描分辨率應(yīng)300dpi及以上。立體型實物檔案的正面、兩側(cè)面均應(yīng)拍照。

5）保管。實物檔案一般劃為永久保存。由于載體特殊性，實物檔案保管工作成為日常維護的核心工作，應(yīng)專庫或?qū)９耜惲斜９埽⒈３终麧崳ㄆ诔龎m，避免實物檔案褪色。易蟲蛀、易銹蝕的實物檔案要做好防蟲、防銹蝕的技術(shù)保護，確保實物檔案完好無損。實物檔案庫房溫濕度要嚴格執(zhí)行檔案庫房標準，溫度范圍14℃～24℃，濕度范圍45%～60%。

6）利用。檔案部門應(yīng)加強檔案檢索系統(tǒng)建設(shè)，開發(fā)檔案信息資源，及時有效的提供實物檔案利用服務(wù)。利用實物檔案必須嚴格履行借閱登記手續(xù)。檔案部門應(yīng)積極配合企業(yè)舉辦各種展覽和陳列的需要，提供有關(guān)實物檔案的照片或復(fù)制件。珍貴的或不易搬動的實物檔案，只需提供實物檔案照片使用。

3 實物檔案應(yīng)用及影響

3.1 實物檔案的應(yīng)用

在大數(shù)據(jù)時代的影響下，日常檔案的基礎(chǔ)性利用已難以滿足各行各業(yè)檔案利用者的不同需求了，為了不斷擴展檔案服務(wù)，需要開辟新的利用途徑及方式，通過加強企業(yè)的文化建設(shè)和宣傳力度，來增強企業(yè)的知名度，進而提高市場競爭力。實物檔案作為企業(yè)檔案的一部分，恰恰能夠反映企業(yè)的文化形象，對企業(yè)的信譽積累起到了舉足輕重的作用。

實物檔案因其載體多樣性的特點，具有形式多樣，色彩豐富等視覺效果，相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，更具有直觀性和觀賞性。榮譽類實物檔案多用于爭先創(chuàng)優(yōu)等活動中，數(shù)字化后的實物檔案通常以照片格式或者其他格式被擇優(yōu)利用，比如在編寫企業(yè)志等檔案文獻資料時，通常要引用大量老照片，其中一部分是以照片形式存在的實物檔案。還可以用于豐富企業(yè)檔案展覽室，既有效的傳承了企業(yè)文化，也宣傳了企業(yè)精神。

3.2 實物檔案的影響

一是有效的實現(xiàn)了檔案資源的共享。實物檔案的合理收集為企業(yè)檔案資源體系的建設(shè)提供了優(yōu)良的基礎(chǔ)，從結(jié)構(gòu)框架來說，實物檔案的出現(xiàn)構(gòu)建了更為豐富、門類更為齊全的館藏檔案體系，優(yōu)化了多元化的資源結(jié)構(gòu)。信息化的實物檔案更是發(fā)揮了潛在的推動作用，不僅拓寬了服務(wù)領(lǐng)域，實現(xiàn)了高效的查詢借閱功能，還最大限度的滿足了利用者的需求。二是實現(xiàn)了檔案管理模式的變革。不同于其他檔案，實物檔案在收集整理利用等業(yè)務(wù)工作中均展現(xiàn)了其獨特性，這就要求檔案管理人員不能拘泥于陳舊的檔案管理模式，需要根據(jù)不同檔案的特征來做出相應(yīng)調(diào)整，以確保檔案的完整性和可利用性。

4 結(jié)論

總之，在現(xiàn)有資源的基礎(chǔ)上，不斷加強實物檔案的收集管理和利用工作，深度挖掘檔案信息資源，增大企業(yè)檔案格局，強化新型檔案服務(wù)方式，努力構(gòu)建現(xiàn)代化大檔案模式，為國有企業(yè)發(fā)展貢獻力量。