事業單位人事檔案管理存在的問題及對策

李甜甜

（金鄉縣疾病預防控制中心，山東 濟寧 272200）

自十八大以來，為了響應黨對人事制度所提出的新要求與新思想，人事制度發生了重大的變革。在此過程中，人事檔案所發揮的作用不可忽視。人事檔案作為人事管理的基礎參考資料，只有強化人事檔案管理水平，才能保障人才開發的有效性，實現人力資源的合理配置。因此，對于人事檔案管理問題做出分析具有重要的意義。

1 事業單位中人事檔案管理的作用分析

1）有助于提升單位內部既有人才的效力。人事檔案管理工作的開展可有效提升檔案利用率，為具體的人力資源管理工作提供可靠的資料參考。尤其是其中所反饋的人才信息，能夠幫助人資管理人員了解各崗位員工的工作表現以及其工作潛力，確保在人才任用時能夠充分挖掘單位內部的人才價值，以免出現埋沒人才和不合理利用人才的現象，從而提升人才利用效率。從某一層面來講，借助人事檔案可以更好地實現對人才的科學配置，對于提升人才效力具有積極作用。

3）有助于優化人才結構。事業單位在開展人才管理工作時，應以快速完成戰略發展目標為依托，結合人事檔案內容加深對崗位員工工作能力的了解，根據人員能力和工作特點進行崗位調配，充分發揮人才優勢，在單位內部形成科學的組織結構，確保各類專業人才均能在崗位工作中發揮自身的工作優勢以及專業能力，更好的促進單位戰略目標的實現。也可結合戰略發展目標，合理培養和儲備優秀人才，為后期的發展提供人才保障[1]。

2 事業單位中的人事檔案管理問題

1）單位領導的認識不足，人事檔案管理態度較為消極。由于人事檔案管理工作是服務于單位其他部門工作的基礎性工作內容，其自身的管理成效并不突出，很容易使領導人員忽視其工作的重要性。部分事業單位的管理層人員認為檔案管理的工作內容較為簡單，只需負責收集資料和保存資料，無需專門設立管理崗位和管理部門，通常是由人事部門兼職開展，致使檔案管理工作一直處于消極應對狀態，并未根據其自身的服務職能進行主動管理，主動為各部門提供檔案服務，這無疑會影響人事檔案利用的效率，難以發揮人事檔案的應用 價值[2]。

2）信息化程度偏低，管理效率低下。部分事業單位為了提升人事檔案管理的效率，在管理工作中引入了檔案管理系統，主要針對員工個人信息進行收集與統計，但從檔案管理系統的實際運用狀況來看，只能實現對員工最基本信息的獲取與整合，并不能對員工的日常工作表現做出分析，致使檔案管理內容缺失。管理工作中所形成的有關員工工作表現的資料并未及時錄入系統，還是以紙質管理為主，這不僅為檔案保存帶來了一定的難度，在檔案獲取時的效率也難以保障，這也是人事檔案管理信息化程度偏低的重要體現。

3）管理隊伍中兼職人員居多，專業素質不強。人事檔案管理工作存在重復性和連續性的特征，且涉及的管理內容較為繁雜，在實際工作中，需要投入大量的人力、物力以及資金才能保障檔案工作的高效開展。而部分事業單位為了控制人工成本，通常會大量縮減檔案管理的工作人員，通常是將檔案管理工作直接交由人事部門人員負責，由于人事部門人員身兼數職，很難在檔案管理工作中投入大量的精力，這無疑會影響檔案管理工作質量。此外，兼職人員的專業能力不強，進行檔案收集與處理時很難保障檔案資料的完整性以及檔案管理的實效性。尤其是在與其他部門溝通時缺乏有力的溝通依據，很難保障檔案資料移交的有效性，經常出現檔案遺失的現象。部分單位還采取聘用制開展檔案管理工作，致使檔案管理人員的流動性較大，在進行檔案工作交接時，一旦出現交接問題，便會影響后續檔案管理工作的水平。因此，迫切需要組建專門的檔案管理部門，保障檔案工作的有效性[3]。

3 事業單位人事檔案管理問題的對策建議

1）提高領導認識，變消極管理為主動管理。從上文研究來看，事業單位存在忽視人事檔案管理工作重要性的問題，在開展檔案工作時的工作方法較為隨意，未制定嚴格的檔案管理制度，對人事檔案整合以及管理工作進行有效約束，只有需要人事檔案信息支持時才會開展相應的檔案收集與整理工作，致使檔案信息的利用率偏低。為了改變此種工作現狀，首先，應強化領導人員對檔案管理工作的認識。優先獲得領導的支持，才能保證檔案基礎設施的有效建設，對既有的檔案管理條件進行改善。如可以建立專門的檔案管理部門和檔案資料庫，為檔案管理工作提供必要的條件；其次，需要明確相應管理人員的工作職責，使其在崗位工作中能夠發揮自身的主觀能動性，變消極管理為主動管理，保證檔案管理工作的規范化開展；最后，要加強在單位內部的人事檔案管理宣傳工作，確保各部門均能積極配合完成檔案管理工作，為檔案工作的開展創造有利的條件[4]。

2）加快信息化建設進程，增強檔案管理時效性。為改善當前事業單位檔案管理工作中的不足，需要加大檔案管理的信息化建設力度，通過引入先進的技術和理念來推動信息化建設進程。除了需要提升既有檔案管理信息化技術的應用力度外，還需結合人事檔案的管理需求，對檔案管理系統進行有效開發，使其具備更為完善的管理功能，為具體檔案管理工作的開展提供更可靠的功能支持。尤其是要將既有的紙質檔案轉變為電子檔案，輸入到人事檔案資料庫內，保障檔案信息的完善性。同時，電子檔案的管理手段也可提升檔案利用率。為了增強人事檔案的服務水平，也可在單位內部進行檔案信息共享，考慮到部分資料的保密性要求，可以共享在保密范圍以外的信息[5]。

3）加強人員培訓力度，組建一支高素質的管理團隊。在人事制度深入改革的基礎上，要想提升人事檔案管理水平，則需積極組織開展管理人員的培訓工作，致力于組建一支高素質的人事檔案管理隊伍。在人員培訓中，應依托于人事檔案的管理需求，將最新的檔案管理理念和管理技術傳達給管理人員，使管理人員的專業素質均能得到不斷提升，為具體檔案工作的開展提供基礎保障。

4 結束語

人事檔案管理中所涉及的管理信息可為人力資源管理工作提供可靠的參考，保障單位內部人員結構的合理優化以及人員價值的有效發揮。為進一步強化人事檔案管理水平，可從提高領導認識，變消極管理為主動管理；加快信息化建設進程，增強檔案管理實效性和加強人員培訓力度，組建一支高素質的管理團隊幾個方面入手，通過強化管理人員的管理能力，增強領導重視，來提升人事檔案的檔案服務 效果。