國企辦公室做好精簡公文工作的實踐與思考

蔡 霞

（航天江南集團有限公司辦公室，貴州 貴陽 550006）

1 精簡公文的意義

一是精簡公文可以有效提高單位公文質量。精簡公文，可以促使發文單位和辦文人員更加重視這項工作，強化“精品意識”，制發“精品公文”，努力做到主題鮮明、重點突出、結構嚴謹、內容精煉，使公文更準確地體現發文單位意圖，所提出的政策措施和辦法務實管用。繼而，公文處理部門也會更嚴謹細致執行公文要求，注重公文的政策性、針對性和可操作性。

二是精簡公文可以維護公文的權威性和嚴肅性。如果缺乏溝通，一有工作就發文件，很容易出現文件堆積如山的現象，使受文單位應接不暇，無法體會發文單位的初衷，嚴重影響公文的權威性和執行力。故要想使文件精神得到落實和執行，只能精簡公文、改進文風。

公文是黨政機關進行行政管理、處理各種公務過程中形成的具有法定效力和規范體式的重要工具，如若公文泛濫，就會大大降低公文的指導性和實用性，公文的權威性和嚴肅性在執行時也會大打折扣，這樣就失去了印發公文的意義，因而，精簡公文，勢在必行。

2 航天江南精簡文件的主要成效與措施

2018-2019年度，航天江南根據集團公司要求制定了《切實精簡文件簡報、為基層減負的若干措施》，并嚴格遵照執行，公文發文數量大幅度下降。2018年當年發文比上年減少27.5%，2019年加大精簡力度，實現了發文降幅高達34.8%，連續兩年文件數量不斷下降。

1）減少發文數量。制定年度文件控制目標，將目標進行分解細化到每個部門，采取定期通報機制，對文件增長量較大的部門予以提示，共同研究減少發文的具體方法。一是減少各類會議通知、活動舉辦等事務性公文印發，通過郵件、電話等方式通知相關人員開展工作；二是合并同類事項發文，在確保文件效力的前提下，盡量合并類似事項發文；三是減少層層轉發文件和避免一個事項多次發文，對上級或以往文件中明確的事項不再進行重復發文布置。

2）精簡文件篇幅。依照“主題突出、言簡意賅”的原則，嚴格控制文件字數，與正文無關的內容少說甚至不說，對于附件中有詳細說明的事項，正文中不再提及，明確規定請示、報告類事項原則上不超過5000字，頁數不超過10頁。

3）提升公文質量。對公文處理中常見的問題進行梳理歸納，制定公文格式規范指南，供各部門進行參照執行；每年不定期開展公文專題培訓，明確公文處理要求，提升公文質量意識；加強公文審核把關，及時發現問題并進行修正，通過全方位、多手段推進公文質量大幅度提升。

3 常見的問題及原因分析

一是“紅頭”公文情結作祟。部分發文單位領導或人員在思想深處的“紅頭”公文情結根深蒂固，不論事情大小、不管有無必要，都要等“紅頭”文件發布再行動。主要原因是領導認為用“紅頭”文件推動工作，才能體現出工作的重要、領導的重視。有的領導把“痕跡”看得比“實績”更為重要，認為工作是否落實的標準就是是否印發“紅頭”文件，這種過度留痕的工作模式導致公文堆積如山。

二是制發公文不夠嚴謹細致。很多一般性的常規工作，完全可以發一個白頭通知就解決，部分單位為了凸顯工作重要，卻非要以紅頭文件來部署安排；有些發文單位只是照抄照搬上級文件，層層轉發上級文件，公文的指導性和操作性不是很強；有些發文單位未結合實際認真分析、全面考慮，處理一個問題要發好幾個文件才能解決；一些周知性普發公文不停轉發、傳閱，導致文件不斷，淹沒覆蓋了重要文件，重要工作得不到及時安排落實。

三是公文質量有待提升，審核把關流于形式。一是發文單位公文意識薄弱，發文主題不明確，公文表述不夠準確嚴密，篇幅過長，內容空繁，具體操作性不強，不但造成公文量多質輕，還削弱了公文的執行力度。二是部分人員對公文審核把關存在錯誤認識。有的認為這是辦公室的事，公文把關修改與他們無關；有的認為領導都看過了、簽過字了就沒問題了，這諸多不正確的思想認識導致公文審核把關不嚴，公文質量問題層出不窮。

4 解決問題的措施

1）轉變思想作風，采取高效方式解決問題。領導干部要帶頭轉變思維方式、工作方式，減少對紅頭文件的依賴，加強與相關部門人員的溝通，主動協商辦事，凡經協商可以解決的問題，采用郵件、微信、短信、電話等高效的辦事方式解決，不再通過正式發文解決，提高溝通與辦事的效率，減輕各級部門“文山”負擔，使其騰出更多時間和精力來抓工作落實。

2）注重源頭，從嚴控制發文數量。一是發文單位要本著“確有必要，注重效用”的原則，確定行文必要性，對于上級已經明確要求、本級無補充條款的公文，直接貫徹落實，不再以正式文件重復下發或者層層轉發；對于處理問題的公文要仔細斟酌，思慮周全，能一次發文解決就決不重復發文。二是對于周知性普發公文，可以啟用OA系統“公告欄”模塊發布，各級人員自覺養成及時瀏覽“公告欄”的閱文習慣，從而減少公文傳閱數量，避免遺漏和忽略重要文件。

3）改進工作作風，提高機關工作效能。一是發文單位要聚焦部署工作、解決問題，提高行文針對性，倡導少發文、發短文。發文單位要堅持從實際需要出發，突出指導性和可操作性，切實做到主題明確，內容嚴謹，條理清晰，言簡意賅，要力戒照抄照搬、內容空泛，堅決杜絕空話、套話等形式主義，切實改善文風，提高公文質量。二是嚴格公文審核把關。公文審核是保證公文質量的重要環節，應嚴格履行逐級審核管理，保證公文質量。各級人員要樹立精簡意識，切實負起責任，履行好職責，從程序和責任上加強辦文審核和質量把關，對于可發可不發或可以通過其他方式解決的文件堅決制止，鼓勵發文部門通過高效的方式解決問題。只有各自把關、各負其責，才能使公文審核責任真正落實。同時，辦公室應建立公文審核責任制，細化審核標準和要求，制定考核辦法嚴格考核，促使公文質量意識深入 人心。

精簡公文，是為了強化針對性，促進發文單位合理選擇溝通業務和部署工作的手段，從實效出發推動工作統籌策劃和落實，要實現在工作效果不降的前提下實現公文數量的精簡，在公文篇幅不增的前提下實現公文信息量的增加，著力提高公文質量與效率，以更加高效合理的方式實現管理目的，促進管理提升、觀念轉變，提高工作效率和科學管理水平。