探討事業單位文書檔案管理效率提升策略

高立潔

（青島市即墨區檔案館，山東 青島 266200）

1 引言

文書檔案，亦稱“普通檔案”，是機關、團體、部隊、企事業單位等在領導和行政管理活動中形成的檔案材料，因而又稱“黨政檔案”“政務檔案”“行政檔案”。文書檔案是一個團體、單位各項方針政策、黨政工作、內部管理、業務活動等的具體體現和及時備案，是上傳下達、溝通協調、開展工作的重要載體。文書檔案工作為今后各項工作的開展奠定了堅實的基礎，是領導決策的重要依據，是單位建設與發展強有力的保障。

2 文書檔案管理的特點

1）階段性。文書檔案主要來自行政管理活動過程中產生的，文書檔案資料來源廣泛，且具有相當的分散性。通常是由前后關聯的文件資料共同組成，如文明單位創建從申報—活動開展—批復等，各個環節所產生的具有保存價值的文件資料都應及時納入收集范疇，文件資料具有連續性、完整性，大多以一年或半年為一個整理周期，具有鮮明的階段性特點。

2）保密性。文書檔案管理的目的在于保護具有保存價值的文件資料，并為后期的行政管理提供參考，以及憑證依據等利用。因此，文書檔案中涉及人事安排、商業合同、決策過程等，具有一定程度的保密性，對外開放程度較低，主要限于本單位日常管理所用，因此，做好文書檔案安全保密工作至關重要。

3 事業單位文書檔案管理存在的問題

1）檔案工作認識不深入。雖然文書檔案隨時隨地產生，內容涵蓋單位工作的方方面面，但一旦形成，很難經常查閱利用，且不產生任何經濟效益，所以許多人對文書檔案工作并沒有足夠的重視，僅僅簡單地認為，只需把這種文件資料整理好，需要的時候能提供參考就可以了。較之于文書檔案重要的歷史依據和憑證作用，這一觀念顯然是不夠深入的。而在現實工作中，文書檔案工作的管理部門一般是辦公室，辦公室龐大繁雜的工作內容決定了此項工作僅僅占據日常工作的冰山一角，平時疏于管理，只是在需要查閱文書檔案的時候才會關注此項工作。

2）文書檔案管理信息化程度低。雖然部分事業單位將信息化技術平臺引入到文書檔案管理過程中，但事業單位的文書檔案的信息化建設程度較低，信息化硬件和軟件缺乏統一性和規范性，這樣很難達到文書檔案管理規范化的標準，嚴重影響了文書檔案資料的開發與利用，難以讓事業單位文書檔案管理的水平得到提升。在文書檔案的信息化管理過程中，一個非常重要的環節就是注意信息安全，而當前由于部分文書檔案管理的信息化程度較低，部分人員的信息化安全意識較為淡薄，尚未形成良好的網絡安全意識，片面地認為文書檔案信息化管理并不需要進行維護，這樣不利于實現事業單位文書檔案管理的規范化。

3）硬件設施不完備。文書檔案管理工作由辦公室負責，但辦公室場所有限，一般難以提供專門場所存放歷年文書檔案，即使有專門檔案室也是條件簡陋，遠遠達不到檔案存儲空間、防護條件等要求。文書檔案查閱利用不能提供專門的閱檔室，每年的文書檔案整理工作沒有專門的整理場所，這給檔案整理、保管、利用等一系列工作帶來了極大的不便。還有檔案柜、密集架等設備問題，仍存在不符合存檔要求，甚至滿足不了所需的情況。

4 提高文書檔案管理水平的對策

1）提高檔案專業知識技能。文書檔案工作是一項專業性比較強的工作，單位應設置專職檔案工作人員，可以直接安排高校檔案專業畢業生，也可以專門培養此類人才，務必使其掌握較強的檔案專業知識。提高文書檔案專職人員的專業素養，首先要熟悉《中華人民共和國檔案法》《檔案法實施辦法》等法律法規，其次要熟練掌握文書檔案收集、整理、鑒定、保管、利用等專業的檔案知識及操作技能。對于文書檔案工作人員專業知識及技能的提升，可以通過營造氛圍加大普法力度、“老帶新”加強業務知識傳承、參加檔案局考試或培訓等方式，循序漸進地做好文書檔案專職人員的培養工作。

2）規范化流程。目前，機關、團體、企事業單位文書檔案管理流程普遍存在不規范現象，主要表現在文書檔案歸檔不及時、文書檔案交接隨意性、文書檔案內容不完整等等，極大地影響了文書檔案管理質量和效率，因此，要切實規范文書檔案管理流程，實行全流程規范化管理。一方面，要規范文書檔案收集。明確文書檔案收集范圍、保管期限，文書檔案歸檔標準等；另一方面，要規范文書檔案整理。嚴格按照文書檔案形成時間、內在聯系等因素，做好文書檔案規范整理，確保頁碼編制不漏號、不空號。此外，要規范文書檔案借閱、歸還等利用流程，嚴格履行檔案利用手續，確保檔案保密和安全。

3）采取信息化管理模式，建立規范的信息化系統。當前文書檔案的信息化建設中存在著一系列的問題，這嚴重影響了文件和文件管理的標準化。因此，為了確保文件和檔案的標準化管理，有必要建立一套標準化的、可靠的文件和檔案信息系統，該系統可以為基于標準信息系統的文件和檔案信息的創建提供強有力的支持。同時，在文件和檔案管理中，應使計算機、掃描器、打印機和其他基于信息的設備標準化，讓這些信息化硬件設施能夠充分發揮出服務性能，有效提升文書檔案的規范化管理水平。此外，還應適當增加文書檔案的信息化軟硬件投入，采用先進的數字化技術來革新傳統的文書檔案管理模式，真正做到在線同步接收、同步歸檔，以此保證文書檔案資料的完整性、準確性和安全性，有效提升文書檔案管理的實效性。

4）加大對檔案管理人員專業培訓的力度。做好檔案保密工作，加大對檔案管理人員專業培訓力度是必不可少的。提高檔案管理人員的專業水平，應對信息化時期檔案保密工作所面臨的挑戰，主要形式如下：一是經驗交流會，定期召開經驗交流會，通過經驗分享及交流，為檔案管理人員的保密管理經驗，提高檔案管理人員檔案管理能力。二是以教育片形式，讓檔案管理人員了解新時期檔案保密工作的負責形式，同時還應向檔案管理人員宣傳檔案泄密的危害。三是定期對檔案管理人員進行專業知識、信息系統技術等方面的培訓，提高檔案管理人員的業務技能，同時也能使檔案管理人員具備信息化檔案保密技術。

5 結束語

總之，在事業單位不斷發展的過程中，通過采用標準化的文書檔案管理戰略，改進各機構的文書檔案管理，對于建立一個優秀的文書檔案管理系統，統一文書檔案管理至關重要。采用信息管理和統一信息系統、組織檔案管理人員進行規范化培訓，以此保證文書檔案管理的規范化，能夠有效提升事業單位文書檔案資料的利用效率，逐步推動事業單位更加健康、穩定的發展。