淺談當前國企檔案管理的問題與對策

郝淑英

（山西萬家寨水控水資源有限公司，山西 太原 030012）

1 當前國企檔案管理中所存在的問題

1.1 檔案管理意識相對較為薄弱

隨著我國社會經濟的迅速發展，各行各業面臨著巨大的競爭壓力，各企業為了能夠推動企業的發展，將重心著重放置于提高企業經濟效益及核心競爭力上，對檔案管理工作缺乏正確的認識，并未意識到檔案管理對于企業所起到的重要作用。檔案管理工作涉及環節較多，并具有系統性及繁雜性的特點，需要多個部門協同配合才能完成，因檔案管理工作并不能讓企業直觀的看到利益，國有企業的管理部門在進行績效考評時，只針對單方面展開，這也導致了檔案管理工作的質量及效率與原定計劃嚴重不符，這也是影響企業發展的重要 因素。

1.2 缺乏完善的管理體系

根據實際情況來看，檔案管理工作本身就與企業發展是相輔相成的，在其中的支撐作用也相對較為明顯。但是因管理制度的缺失，也導致了部分國有企業檔案管理部門在開展工作時缺乏有序性，各環節的工作較為雜亂無章。同時部分國企檔案管理人員只重視與財務相關資料的整合，對于企業制度以及技術等機密類型的資料整理力度嚴重不足，企業無法全面且深入的了解企業在發展過程，因此在制定發展計劃時無法根據實際情況展開，不利于企業的可持續發展。管理制度在此本身就起到了有效的制約作用，其能夠約束工作人員的操作行為，使其能夠明確自身責任，但是因管理制度的不完善，部分國有企業檔案管理部門在進行整理時缺乏科學合理性，各種資料的安全可靠性也無法得到保證。

1.3 檔案管理人員綜合素養不足

工作人員作為檔案管理工作的參與者與實施者，其專業技能水平及綜合素養與檔案管理工作的質量及效率有著密切關聯。上文中提出檔案管理工作并不能直接為企業創收效益，這也導致企業內部高層對部門的工作不夠重視，其內部員工在長時間得不到認可的情況下，其心理會發生巨大的變化，并逐漸降低了其工作積極性，該形勢并不利于企業的發展。同時檔案管理工作本身就有著系統性、繁雜性的特性，對工作人員的專業職能有著較高的要求，但是據調查了解，部分企業檔案管理部門的工作人員基本身兼多職，或者是直接從其他部門轉調的，其大都未接受過專業知識培訓，在開展工作時缺乏有序性，導致工作效率及質量一直處于較低水平，嚴重影響了企業發展。

1.4 檔案保管設施較為簡陋

檔案資料存儲的安全可靠性會影響企業的發展，其檔案資料里不僅包含了企業歷史發展見證，還包括各種技術類資料，因此需為其構建完善的保管設施來保證資料的絕對安全。但是因相關領導部門的重視度不足，在檔案管理設施的配備上資金投入力度較小，在時代發展的背景下，原本的設施已經無法滿足企業檔案管理的要求，導致出現文件較易丟失、損毀等問題，給企業的發展造成不良影響。

2 提高國有企業檔案管理質量的對策

2.1 增強檔案管理意識

在當前時代發展背景下，國有企業若想在競爭激烈的市場中占據穩定席位，相關高層管理部門首先應當轉變檔案管理理念，明確認識到檔案管理工作對企業發展的重要性。因該過程并不是一蹴而就的，需要一個逐步調整的過程，相關人員在解決該問題上應當采用宣傳教育的方式，讓企業內每一位員工都能認識到檔案管理所起到意義，同時還應及時引進國內外先進的管理經驗，并根據企業自身的實際情況及發展需求進行調整完善，將其完全轉變為自用，從而才能讓檔案管理工作在企業的發展中發揮最大的效用價值[1]。

2.2 建立完善的檔案管理體系

俗話說得好“無規矩不成方圓”，完善的管理體系不僅能夠起到有效的約束作用，使得工作人員能夠嚴格按照相關標準展開操作，更可以推動企業的可持續發展，為企業輸送源源不斷的動力。檔案管理工作涉及收集、整理、登記、分類、查閱等多個環節，且每個環節都環環相扣，若其中一個環節出現問題，都會影響后續工作的順利開展。在此檔案管理部門應當明確各環節的職責，并落實到個人，貫徹到檔案管理工作全階段中，使其形成完整的管理體系，以此來提升檔案管理工作的效率及質量，避免因檔案資料整理過程中各環節配合性不高導致資料缺失等問題發生，從根本上降低此現象的出現率，從而才能推動我國國有企業檔案管理水平的整體提升[2]。

2.3 全面提高檔案管理人員綜合素養

檔案管理工作的高效化開展離不開工作人員的支撐，因此國有企業相關部門需對此加強重視度，定期展開再教育培訓作業，根據企業檔案工作人員的實際情況及企業發展規劃制定科學合理的培訓方案，切實提升工作人員的專業素養。同時還應當提高招聘門檻，在人才引進上需對眾多應聘者進行綜合性考核，盡量選擇專業技能水平及綜合素養較高的人員，為企業構建高素質、高水平的綜合性人才隊伍，以此來提升企業檔案管理部門的整體工作水平。其次還應采用獎懲方式，進行績效考核，并將考核內容與其薪資待遇相掛鉤，通過該方式可以有效調動檔案管理人員的工作積極性，使其能夠全身心投入到工作中[3]。

2.4 加大對檔案管理工作的資金投入

在提高檔案管理工作質量水平中當然少不了軟件及硬件設施的支撐，其也會直接決定著企業檔案管理工作的實際效果，因此企業應當加入資金投入力度，緊跟時代發展的步伐，購置一些與企業發展相符的設施，并定期對設施進行維修養護，確保其能夠最大程度保證檔案資料的安全[4]。同時需保證檔案室處于絕對干燥通風的環境，避免出現資料損壞等問題發生，在此也可以采用現代技術手段進行存檔，但是網絡本身就是一把雙刃劍，在為其提供便利性的同時，也可能會損害到其利益，因此技術人員需設置安全系數較高的系統，并做好防火墻工作，從而才能保證檔案資料的安全可靠性。

3 結語

綜上所述，國有企業若想提升企業核心競爭力，首先應當對檔案管理工作加強重視度，及時發現企業內部檔案管理工作中所存在的問題，并制定針對性措施進行解決完善，確保檔案管理工作能夠順利開展，給予企業發展絕對支持。