事業(yè)單位辦公室檔案日常管理與應(yīng)用分析

李安波

（上海精密計量測試研究所，上海 200052）

事業(yè)單位辦公室檔案日常管理人員要不斷的去加強對于檔案管理工作的優(yōu)化，選擇更加合適的檔案管理方法以提升整體檔案管理的效率，并且制定就業(yè)完善的檔案管理制度，保證相應(yīng)的工作人員能夠按照規(guī)范要求去開展檔案日常管理工作，一能夠提升辦案管理工作人員的重視程度。同時也要不斷的去對帶檔案日常管理工作當(dāng)中存在的問題進(jìn)行分析，以能夠根據(jù)存在問題去制定具有針對性的措施，使得辦案日常管理水平得到良好的提升相應(yīng)的工作人員也要不斷的加強自身的管理技能，更加熟練的應(yīng)用先進(jìn)的計算機設(shè)備去開展檔案日常管理工作，使相應(yīng)的檔案資料能夠更加的完善和全面，保證能向事業(yè)單位的各項工作提供依據(jù)。

1 事業(yè)單位辦公室的日常管理當(dāng)中存在的問題

1.1 對檔案管理的重視程度不足

雖然事業(yè)單位在不斷的去進(jìn)行改革，但是當(dāng)前事業(yè)單位對于檔案日常管理工作的重視程度仍然不足，也就是在當(dāng)前事業(yè)單位則開展的各種檔案管理工作，仍然較為傳統(tǒng)所運用的模式落后不在滿足當(dāng)前對約旦日常管理的需要。同時也沒有更加全面性的去對當(dāng)前檔案管理工作所運用的各種管理方法進(jìn)行優(yōu)化，使得所開展的檔案管理活動的全面性不足，不能夠更加合理的去對當(dāng)前事業(yè)單位的各種檔案進(jìn)行系統(tǒng)性的整理，使得檔案管理工作的效率相對較差。而且在傳統(tǒng)檔案管理模式的影響下，使得相應(yīng)的管理人員對于整個辦案管理工作的重視程度不足，其在開展檔案管理工作的時候，僅僅是去對檔案資料進(jìn)行整理，缺乏對于檔案信息的安全管理，使得在管理工作當(dāng)中容易出現(xiàn)信息泄露的問題，并且沒有全面性的去對信息進(jìn)行收集和考察，導(dǎo)致的當(dāng)前所收集的各項檔案信息的完整性和真實性不足。

1.2 檔案日常管理制度不完善

導(dǎo)致當(dāng)前事業(yè)單位整體檔案管理工作效率較低、不能夠及時去對檔案日常管理工作內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化的原因是當(dāng)前檔案日常管理的制度不完善，沒有明確的規(guī)定出相應(yīng)檔案日常管理工作人員所需要履行的職責(zé)，以及不能夠完善的去規(guī)劃檔案日常管理工作的具體項目內(nèi)容以及程序，導(dǎo)致整體檔案管理工作不能夠完全落實，從而使事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理工作效率降低不能夠全面性的去對當(dāng)前進(jìn)行收集和整理，對當(dāng)前事業(yè)單位所開展的各項檔案管理工作過于形式化，不能夠更加完善的去對所涉及的檔案進(jìn)行整理，導(dǎo)致檔案出現(xiàn)丟失缺漏現(xiàn)象，同時由于檔案日常管理制度不完善，也就使得檔案的調(diào)動與借閱等相應(yīng)的管理制度不足，使得整個檔案的借閱流程不明確，管理力度不足，導(dǎo)致在借閱后不能夠及時的將其歸還到檔案管理部門使得出現(xiàn)檔案丟失現(xiàn)象，嚴(yán)重影響了整個檔案管理工作的質(zhì)量。

2 加強事業(yè)單位辦公室的日常管理與應(yīng)用的措施

2.1 提升對于檔案日常管理工作的重視程度

為了能夠不斷提升事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量，就需要不斷的去加強對于檔案日常管理工作的重視程度，使得相應(yīng)工作人員能夠完全按照自己崗位職責(zé)去開展各項檔案管理工作，并且能夠更加全面的去對相應(yīng)的檔案進(jìn)行收集和整理，也能夠不斷應(yīng)用先進(jìn)的設(shè)備設(shè)施，提升整體事業(yè)單位的檔案管理工作效率，向事業(yè)單位的各項工作提供重要的依據(jù)，因此在事業(yè)單位內(nèi)部要不斷的去加強對于檔案管理工作的宣傳力度，使各個部門的人員都能夠明白檔案收集的重要性，從而保證各部門的人員都能夠配合辦公室檔案日常管理人員的工作，及時的向檔案管理人員提供相應(yīng)的檔案信息，并且在借閱檔案后能夠及時的歸還，以保證檔案管理人員能夠及時的去整理相應(yīng)的檔案資料，保證事業(yè)單位內(nèi)部檔案資料的完整性。

2.2 加強檔案管理制度的建設(shè)

為了保證當(dāng)前些單位當(dāng)管理工作的規(guī)范性，明確出當(dāng)管理人員的具體工作內(nèi)容，使其能夠按照工作內(nèi)容開展檔案管理工作，就需要不斷的去加強加強檔案管理制度建設(shè)，明確出檔案管理崗位人員的職責(zé)，使其能夠?qū)n案管理工作落實到位，并且通過管理制度的建設(shè)明確出檔案的調(diào)動以借閱的制度與標(biāo)準(zhǔn)，使得事業(yè)單位內(nèi)部的人員能夠按照規(guī)范流程去進(jìn)行借閱，及時的對所借閱的檔案資料進(jìn)行登記，從而保證相應(yīng)的檔案管理人員能夠?qū)n案的去處查詢，并督促相應(yīng)部門人員及時歸還，保證整個檔案體系資料的完整性。通過制度建設(shè)不斷的去推進(jìn)檔案管理工作人員去優(yōu)化自身所運用的各種檔案管理方法，并且采用先進(jìn)的管理技術(shù)，提升整體檔案管理的效率與質(zhì)量。

2.3 引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備

為了不斷提升當(dāng)前日常管理水平，必須要相應(yīng)部門引進(jìn)更加先進(jìn)的檔案管理設(shè)備，以使得相應(yīng)的工作人員能夠運用先進(jìn)的計算機技術(shù)去對檔案資料進(jìn)行整理和歸納并儲存，提升檔案資料的儲存期限，并且運用相應(yīng)的管理軟件更加系統(tǒng)性的去對檔案資料進(jìn)行整理，提升檔案管理的效率，同時通過應(yīng)用計算機技術(shù)，也能夠極大地提升檔案收集的速度，使各部門人員能夠及時的向檔案管理人員提供相應(yīng)的檔案資料信息，加強了各部門之間的信息溝通，從而為檔案管理工作提供了便利。同時為了保證事業(yè)單位辦公室檔案資料的安全性，相應(yīng)管理人員也要加強對于信息資料的安全管理工作，在計算機設(shè)備當(dāng)中應(yīng)用相應(yīng)的安全防護(hù)軟件，防止外部用戶的侵入，以保證相應(yīng)重要檔案資料的安全性，對于重要的檔案資料也要進(jìn)行加密處理，以減少檔案資料出現(xiàn)泄漏現(xiàn)象。對于紙質(zhì)性的檔案資料，相應(yīng)的管理人員要按照明確的規(guī)范要求去開展借閱工作，保證其他部門人員在借閱檔案資料時能夠及時的登記，并且督促其在規(guī)范的日期內(nèi)歸還，保證辦公室檔案資料的完整性。

3 總結(jié)

為了能夠保證事業(yè)單位辦公室工作的正常開展，就需要不斷的去加強對于檔案日常管理工作的建設(shè)，有效提升當(dāng)前的事業(yè)單位辦公室工作效率，這也就需要事業(yè)單位的檔案管理人員對在檔案日常管理工作當(dāng)中存在的問題進(jìn)行分析，以能夠提出具有針對性的解決措施，并且不斷的去對檔案日常管理當(dāng)中所運用的各種管理方法進(jìn)行優(yōu)化和改革，制定完善的管理規(guī)劃，以及明確出各個崗位相關(guān)的工作的內(nèi)容，使得相應(yīng)的工作人員能夠按照崗位職責(zé)要求去開展檔案日常管理工作。也要不斷的去加強對于檔案日常管理當(dāng)中所需要運用到的各項設(shè)備設(shè)施進(jìn)行更新和升級，推進(jìn)管理人員更充分地應(yīng)用當(dāng)前所運用到的各項信息設(shè)備，也能夠不斷的去加強對于檔案的完善工作，使得事業(yè)單位辦公室檔案管理更加全面，從而有效的推動事業(yè)單位的良好發(fā)展。