大型活動現場的流程把控和精細化管理
——以惠州城市職業學院考試中心考試組織為例

戴文文 黃慶會

(惠州城市職業學院 廣東 惠州 516001)

前言

企業在進行生產活動過程中，每年度都要組織一定數量的常規性現場活動。從小型的運動會到大型的文藝晚會。他們共同點都是屬于階段性的工作，活動并不是日常的組織工作，他們的組織往往沒有專門的部門和人員。從惠州城市職業學院為例，學校每年要對外承接國家級考試達30多項，每次活動的組織者從30人到500人不等，活動參與者多的更是高達6000人次。活動的主題不一樣，每次活動的流程也不一樣。如何把這些組織活動有條不紊組織完成，目前對考試流程的科學的研究還沒有理論性的成果，組織工作都是依靠組織者經驗相傳、同行交流甚至是組織者的現場發揮，這就為組織工作帶來很多的在確定性。特別是關系到全國統一的考試，對組織工作者是一個不小的心理壓力。筆者所在工作部門，根據每次考試的目標，以流程為導向，采用流程方法模式統籌組織工作，取得初步成效。

一、流程方法理論

流程，也稱為過程，是指利用投入達到預期目標的相互關聯相互作用的實踐活動。單一要素的流程控制，是部門運用資源對活動的組織管理，使投入達到預期目標。流程方法倡導流程方法建立體系架構，基于風險的思維對流程和整個體系進行管理，以有效實現預期目標。對一些特殊活動確定為一個過程進行管理，打破部門之間的壁壘，過程導向而不是職能導向，從而提升效率。

考試組織活動就是投入一定的人力物力確保某次考試的順利完成，多部門協調，以過程任務導向逐級完成任務。

二、策劃和實施

(一)流程識別方法。在策劃管理體系時，流程識別是基礎和關鍵，只有充分識別管理體系所需流程，理順流程之間的相互關系和順序，才能制定符合實際的控制準則和方法，以及對流程運行中有效性的監測和修正，保證過程圓滿實施。取得預期的流程控制結果，稱之為“實現流程績效”。

(二)流程劃分。依據職責和權限劃分，對各管理部門和生產單位的業務活動進行逐項梳理，將所有識別的過程劃分分為三大類，即產品生產過程、管理過程和支持過程。又根據流程的層級，將流程分為一級、二級和三能流程，二級和三級流程分別為上一級流程的支撐流程。

(三)流程要素的確認。流程之間的關系確定后，進一步梳理和確定每一個流程的投入、效果、主要活動、外部活動、責任部門、流程目標及測評方法等，對每一個流程進行策劃。

(四)流程關系。流程關系主要是對活動組織環境、顧客的要求及相關方的預期三者的一個動態平衡。

三、流程管理及控制

(一)流程績效測量。以流程結果為導向，制定的流程績效目標及測評方法，定期對流程績效目標完成情況進行測量、分析和評價，未完成績效目標的流程，查找分析原因，制定糾正措施，確保系統運行有效。

(二)流程關鍵控制點和風險控制。對每一個活動的流程的預期、環境、衛生、安全關鍵點，依據組織手冊的要求和學校的實際環境制定突發事件處理方法手冊予以控制。并定期評價控制措施的有效性，對流程涉及到的法律法規和其它要求進行年度合規性評價，確保關鍵點在可控范圍內。

(三)流程的優化和再造。由于每次組織活動的環境的變化，活動的預期目標的不同，客戶需求的多樣性，甚至是組織人員的流動變更，使得流程的設置也會發生改變。因此，還要對外部環境的變化考慮流程的優化和再造。使得流程符合客戶的需要和活動組織的實際。

(四)流程的審核和評價。活動流程的審核主要采用集中審核和滾動審核的方式進行。首先是流程設置的科學性要在活動事前得到充分的討論，使得流程的設置在環境許可下的最優解。其次是對流程實施的審核以目標為導向，在每一個節點的任務是否完成，完成的效果是在預期內還是在預期外，或者是超出了預期目標。對沒有完成預期目標的節點任務從策劃、實施、檢查和處置四個方面查出分別存在的問題和不足，為審核在后續制定糾正措施提供清晰明確的方向。對超出預期的流程，在后續優化流程中要及時作出調整，以實現流程的持續完善。

四、實施效果

(一)流程和管理實際的融合。識別和確定流程是在現場調研和進行大量的信息收集的基礎上完成對業務梳理和流程確認，完全與實際管理活動、生產活動相結合，將標準要求融入到各個過程中，并合理的優化了各個流程之間接口不暢的瓶頸問題，進一步理順管理流程，實現管理標準與企業實際的真正融合。

(二)向流程化管理的轉變。對識別出的每一個流程采用文檔的形式，用跨職能流程圖直觀地對各項活動、流程之間的職能分配和相互關系進行了描述。以文檔規定了各項管理活動的內容、質量要求、環境控制要求、危險源控制點及作業活動流程，更加具有操作性、執行性和評價性。

(三)過程風險的識別和控制。根據流程的職能，從“人、機、料、法、環、測”、危險因素、環境因素等方面識別出每個流程存在的風險和機遇，充分地考慮各類風險的不確定和對目標實現的影響，行之有效的制定應對措施，從而避免或減少風險帶來的不利影響，同時考慮該流程面對的機遇和挑戰，從而持續實現流程績效。

(四)突出關鍵控制點的管理。在每個產品生產過程流程中，標出該流程運行的各個活動中涉及的質量、環境、職業健康和安全方面存在的關鍵控制點，在現場組織活動的關鍵點上，有必要活動開始之前做一次或多次的彩排演練。在涉及到危險危害因素和重要環境因素，在組織過程中予以重點關注和控制，心達到預期的流程績效。

五、改進

每次組織活動的環境的變化，活動的預期目標的不同，客戶需求的多樣性，甚至是組織人員的流動變更。每一個活動的流程仍存在一些問題，主要從三個方面關注和改進。

(一)系統考慮過流程識別，防止與運行實際偏離。流程的增減、順序，在一定條件下是可以變動和調節的。如何劃分流程，關鍵取決組織者識別流程的能力和流程管理的需求，應從系統的高度對待流程識別。因此，在組織活動中，不從實際的組織環境，客戶的需求，和相關方面的期望出發，難免會出現識別出的流程與組織實際流程的偏離。

(二)關注各層級過程之間的關系的接口。流程能正常運行并實現流程績效的基本要求是分工明確、權責清晰，各項管理有序進行，減少扯皮推諉。因此，流程的識別中應充分注意一級、二級和三級流程之間、管理流程與支持流程之間、管理流程和生產流程之間的關系和接口，保證接口順暢清晰，并通過工作流程和運行準則進行控制。

(三)加強過程關鍵點的控制。對一個流程的有效控制，不是對所有環節的控制資源的平均分配，應有輕重緩急、大小多少之分。既要明確流程的所有環節，更應知道關鍵控制點，應考慮控制方法、控制標準、控制信息反饋載體，偏離控制期望的預防措施等。通過對每一個流程的精準描述、控制策略的整體考慮，可提升流程的有效性。