試論信息化背景下如何優(yōu)化事業(yè)單位文書(shū)檔案管理

【摘?要】隨著信息化時(shí)代的快速發(fā)展與進(jìn)步，社會(huì)各行業(yè)領(lǐng)域愈發(fā)重視信息化技術(shù)的有效應(yīng)用，而事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)不僅能整體提高檔案管理的工作效率，在推動(dòng)文書(shū)檔案管理改革方面也具有積極意義。基于此，通過(guò)論述信息化背景下事業(yè)單位文書(shū)檔案管理現(xiàn)狀，探討信息化背景下優(yōu)化事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的策略，以期為事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的有序開(kāi)展奠定良好基礎(chǔ)，從整體上提升事業(yè)單位的綜合管理水平。

【關(guān)鍵詞】信息化背景;事業(yè)單位;文書(shū)檔案管理

引言

檔案作為社會(huì)公眾在日常生活中產(chǎn)生的具有價(jià)值性和代表性的信息資源，對(duì)社會(huì)公眾的個(gè)人發(fā)展有著關(guān)鍵性影響。其中文書(shū)檔案作為事業(yè)單位日常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的重要組成部分，綜合涵蓋了報(bào)道、決定、指示等內(nèi)容，通過(guò)文字轉(zhuǎn)換的方式有效實(shí)現(xiàn)了文書(shū)檔案信息的存儲(chǔ)與管理。基于信息化背景開(kāi)展事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作，不但可以減輕文書(shū)檔案管理工作人員的負(fù)擔(dān)，還能有效提高文書(shū)檔案管理工作的效率，進(jìn)一步推動(dòng)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展。

1 信息化背景下事業(yè)單位文書(shū)檔案管理現(xiàn)狀

1.1 文書(shū)檔案管理機(jī)制尚不完善

由于部分事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理制度尚不完善，與其實(shí)際發(fā)展經(jīng)營(yíng)情況不符，無(wú)法保障事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作開(kāi)展的實(shí)效性，也無(wú)法滿足事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展需求，不僅對(duì)事業(yè)單位文書(shū)檔案的規(guī)范化管理造成了不同程度的影響，還加大了文書(shū)檔案管理工作的查找、翻閱難度。與此同時(shí)，事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作還存在管理機(jī)制不完善的問(wèn)題，無(wú)法真正將文書(shū)檔案管理機(jī)制的具體內(nèi)容真正落實(shí)到具體的部門(mén)責(zé)任人，未能充分發(fā)揮文書(shū)檔案管理工作對(duì)相關(guān)管理人員的指導(dǎo)職能，導(dǎo)致文書(shū)檔案管理人員無(wú)法嚴(yán)格按照文書(shū)檔案管理機(jī)制約束自身工作行為。

1.2 文書(shū)檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)不足

當(dāng)前事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作人員多為兼職，并且專(zhuān)業(yè)文書(shū)檔案管理人員較為稀缺，導(dǎo)致文書(shū)檔案管理工作在實(shí)際開(kāi)展過(guò)程中，相關(guān)管理人員的知識(shí)儲(chǔ)備與專(zhuān)業(yè)化素養(yǎng)嚴(yán)重不足，并且部分文書(shū)檔案管理人員對(duì)檔案管理機(jī)制的了解與認(rèn)知也僅停留在表面層次。除此之外，事業(yè)單位也未曾組織現(xiàn)有文書(shū)檔案管理人員參與專(zhuān)門(mén)的培訓(xùn)活動(dòng)，導(dǎo)致文書(shū)檔案管理人員嚴(yán)重缺乏現(xiàn)代化文書(shū)檔案管理必須掌握的知識(shí)儲(chǔ)備與基本技能，無(wú)法真正為文書(shū)檔案管理工作的科學(xué)性和可靠性提供基本保障。

1.3 文書(shū)檔案管理理念較為落后

信息化背景下的事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作仍存在各種問(wèn)題，尤其體現(xiàn)在部分事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者未及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理理念等方面，甚至過(guò)度重視紙質(zhì)版文書(shū)檔案文件的歸類(lèi)與整理，對(duì)圖片、視頻、影像等電子版文書(shū)檔案資料的儲(chǔ)存歸檔未引起足夠重視，從而導(dǎo)致事業(yè)單位的文書(shū)檔案資料收集不全面，未能為日后文書(shū)檔案資料的重塑和編排提供可靠參考價(jià)值。另一方面，部分文書(shū)檔案管理人員存在對(duì)事業(yè)單位檔案資料存儲(chǔ)不規(guī)范的現(xiàn)象，嚴(yán)重缺乏社會(huì)意識(shí)與管理意識(shí)，對(duì)相關(guān)文書(shū)檔案管理資料也未及時(shí)進(jìn)行歸納與整理，致使大量文書(shū)檔案資料丟失、損壞，為后續(xù)事業(yè)單位文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展造成嚴(yán)重阻礙。

2 信息化背景下優(yōu)化事業(yè)單位文書(shū)檔案管理的策略

2.1 構(gòu)建完善的文書(shū)檔案管理機(jī)制

在信息化背景下，事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合信息化建設(shè)體系，構(gòu)建完善的文書(shū)檔案管理機(jī)制。事業(yè)單位日常需要處理大量文書(shū)檔案信息，必須通過(guò)健全的文書(shū)檔案管理機(jī)制不斷規(guī)范與管理多元化文書(shū)檔案信息，以此為文書(shū)檔案管理工作的實(shí)效性提供基本保障。在文書(shū)檔案管理過(guò)程中強(qiáng)化信息化建設(shè)，不僅有助于推動(dòng)事業(yè)單位朝著智能化方向改革，還能在積累豐富檔案管理經(jīng)驗(yàn)的同時(shí)優(yōu)化與完善文書(shū)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和要求。與此同時(shí)，事業(yè)單位還可以根據(jù)自身經(jīng)濟(jì)管理現(xiàn)狀和經(jīng)營(yíng)管理情況制定切合社會(huì)公眾實(shí)際需求的文書(shū)檔案管理機(jī)制，并基于宏觀角度為不同階段的文書(shū)檔案管理工作設(shè)計(jì)科學(xué)有效的管理方案，真正將電子文書(shū)檔案管理機(jī)制落實(shí)到具體工作流程，更深層次地推動(dòng)事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作有序開(kāi)展。

2.2 創(chuàng)新與優(yōu)化文書(shū)檔案管理理念

為了確保事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理工作能與時(shí)俱進(jìn)，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)及時(shí)摒棄傳統(tǒng)文書(shū)檔案管理理念，積極實(shí)行新型信息化檔案管理理念。這種理念不但有助于提升文書(shū)檔案管理人員的工作效率，還能在完善事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)建設(shè)的基礎(chǔ)上有效減輕文書(shū)檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，從根本上降低文書(shū)檔案管理工作的難度。在此基礎(chǔ)上，事業(yè)單位應(yīng)充分落實(shí)文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)，不但要注重紙質(zhì)版文書(shū)檔案的存儲(chǔ)和保護(hù)，還應(yīng)將視頻、影像等電子版文書(shū)檔案資料實(shí)時(shí)進(jìn)行歸檔儲(chǔ)存，同時(shí)嚴(yán)格規(guī)范文書(shū)檔案存儲(chǔ)方式，通過(guò)定期開(kāi)展文書(shū)檔案巡查工作，確保文書(shū)檔案儲(chǔ)存環(huán)境的安全性。

2.3 強(qiáng)化文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)

強(qiáng)化文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)的首要目標(biāo)在于提升信息檢索效率，減輕人工檢索信息的負(fù)擔(dān)，真正為文書(shū)檔案管理工作的開(kāi)展提供良好的便利條件。因此，事業(yè)單位在文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，應(yīng)督促相關(guān)機(jī)構(gòu)加大文書(shū)檔案管理信息化宣傳力度，從根本上提高檔案信息化建設(shè)在單位內(nèi)部基層員工中的影響力。另外，事業(yè)單位還應(yīng)積極向其他經(jīng)驗(yàn)豐富的優(yōu)秀單位學(xué)習(xí)文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)的方法和策略，在提升信息化平臺(tái)利用率的基礎(chǔ)上推動(dòng)文書(shū)檔案管理工作實(shí)現(xiàn)數(shù)字化升級(jí)轉(zhuǎn)型。

2.4 加大基礎(chǔ)設(shè)備的投入力度

在信息化背景下優(yōu)化事業(yè)單位文書(shū)檔案管理時(shí)，相關(guān)政府部門(mén)應(yīng)在資金允許的前提下積極配備經(jīng)濟(jì)適用的軟硬件設(shè)施。開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作的根本目的在于保證檔案信息資源的完整性，從源頭上避免文書(shū)檔案資料受損，以此提高檔案信息資料的真實(shí)性與可靠性。因此，事業(yè)單位必須意識(shí)到軟硬件設(shè)備的重要作用，在保證其質(zhì)量的基礎(chǔ)上選取具有統(tǒng)一功能的基礎(chǔ)設(shè)備，避免軟硬件設(shè)施出現(xiàn)數(shù)據(jù)不兼容、無(wú)法識(shí)別信息、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換故障、無(wú)法自行檢索信息等不良現(xiàn)象。針對(duì)于此，事業(yè)單位在采購(gòu)軟硬件設(shè)備時(shí)，應(yīng)盡可能選取型號(hào)規(guī)模一致的基礎(chǔ)設(shè)施，從而充分發(fā)揮軟硬件設(shè)備應(yīng)有的實(shí)用性?xún)r(jià)值。此外，事業(yè)單位還應(yīng)積極與其他單位進(jìn)行溝通交流，在軟硬件設(shè)施配備方面盡可能采取統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建符合事業(yè)單位實(shí)際需求的文書(shū)檔案管理信息化平臺(tái)，從而為單位文書(shū)檔案管理工作的順利開(kāi)展提供便利。

結(jié)語(yǔ)

在信息化背景下，文書(shū)檔案管理工作逐漸在事業(yè)單位中占據(jù)著至關(guān)重要的地位，并且實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案信息化建設(shè)已成為順應(yīng)新時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)的必然結(jié)果。但當(dāng)前事業(yè)單位在開(kāi)展文書(shū)檔案管理工作時(shí)仍存在亟待解決的問(wèn)題，這就需要事業(yè)單位在文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，積極構(gòu)建完善的文書(shū)檔案管理機(jī)制、創(chuàng)新與優(yōu)化文書(shū)檔案管理理念、強(qiáng)化文書(shū)檔案管理信息化建設(shè)、加大基礎(chǔ)設(shè)備的投入力度，從整體上提升文書(shū)檔案管理工作的效率和水平。

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作者簡(jiǎn)介：

王小艷，1971年3月出生，女，土家族，重慶酉陽(yáng)，大學(xué)專(zhuān)科，檔案館員，研究方向：事業(yè)單位檔案管理。

（作者單位：酉陽(yáng)土家族苗族自治縣規(guī)劃和自然資源局）