論檔案的科學化管理

劉夢雨

【摘?要】實施檔案科學化管理是社會發展的必然趨勢，是單位管理工作和改革發展的需要，是檔案管理人員應重視的問題，為此，檔案管理人員需要不斷提高綜合素質，加強檔案管理的使命感，提高檔案管理水平。通過充分利用檔案在工作和科學研究中的作用，可以為整個社會提供更準確，更全面的檔案信息，實現檔案工作的價值。

【關鍵詞】科學化;管理;記錄

前言：

檔案科學化管理工作有助于實現檔案的制度化和標準化管理，也有助于發現檔案管理中的問題。但是，不科學的檔案管理很容易浪費人力和物力。因此，本文探討并分析如何科學管理檔案的策略。

1、提高科學管理水平是檔案管理時代的要求

在新時代，提高科學檔案管理水平和行動是當前檔案工作的重點。此外，要提高國家文化，經濟和社會發展的軟實力，這也是信息發展的趨勢必然的選擇。因此，檔案工作要采取科學合理的管理方法和手段，規范，合理化和規范檔案管理，促進社會制度健康有效發展。在當今的檔案管理工作中，有必要根據黨和國家的核心要求，按照科學管理水平進行控制管理，并將科學發展觀貫徹到主流，使檔案管理工作能夠順利進行。檔案管理離不開科學技術的支持，將科技成果和方法應用于檔案管理將促進檔案管理的發展。檔案管理是檔案工作的重點和基礎，是衡量檔案部門經理管理水平的重要基礎。在當前的檔案管理中，建立科學檔案可以說是提高檔案部門效率的主要途徑。在檔案管理中，通過科學理論指導檔案管理，提高和促進基于科學系統的管理模型的完整性是確保科學系統和技術手段的主要方法。隨著時代的發展，歸檔工作的地位和作用越來越突出，歸檔工作逐漸滲透到各個行業，成為所有部門和企業不容忽視和缺乏的核心形式，并確立了其管理方法和方法。

2、與新的形勢和挑戰相比，檔案管理的不足點

2.1必須提高人員素質

檔案管理團隊從上到下穩步發展，但與形勢發展的要求相比，仍然存在各種落后思想，創新技能薄弱，人才短缺以及勞動力老化的問題。某些檔案管理仍處于檔案起始階段，處理大量的任務并減少了宏觀思考，從而限制了檔案管理的長期發展。

2.2信息化建設水平相對落后

檔案管理現代化的總體水平仍然較低。許多存檔管理仍然保留在傳統的手動管理模式。檔案管理的軟件開發和應用通常落后于信息技術的發展。存在檔案搜索效率低的問題，檔案信息網絡與網絡信息安全之間的矛盾。

2.3檔案管理系統不完善

檔案管理的規范化和制度化尚未建立，特別是一些基層單位尚未形成統一的標準和質量要求，還沒有建立嚴格的責任，賠償和處罰制度。檔案混亂，不規則的管理問題，為了促進檔案管理的健康發展，需要努力提高科學水平和提高檔案管理的質量。

3、科學管理檔案措施

3.1制作檔案管理信息

隨著互聯網信息技術的普及，檔案管理形成信息網絡的交互是高級信息技術發展的必然結果。因此，要分析信息網絡對新檔案管理方法的改變。首先，要加強基礎設施建設實現檔案管理現代化。建立數據中心計算機室，服務器，局域網和廣域網以及所有相關部門的檔案信息管理，可以方便快捷地管理檔案。其次，應注意檔案管理系統的構建和應用，以確保檔案信息可以在整個系統中快速共享。使檔案信息管理系統，并采用集中式數據處理分進行分發，來確保檔案數據準確。

3.2做好檔案管理的基本任務

檔案管理的基本任務是首先建立基本系統和標準。工作程序和管理方法的改進應基于單位的具體條件和檔案服務的要求。由檔案管理負責人參加檔案管理系統研討會。會后，與各部門進行了深入的交流與研究，在起草管理方法并收集意見后，可以發布相關任務。嘗試在每個部門的多個部門中使用它。其次，歸檔管理的要求很高，因為它需要在檔案和歸檔的收集，分類和存儲中進行全面的工作。按照“準確、細心”的原則，對檔案進行分類和存儲，并在系統，部門和個人之間分配各種類型和數量的材料。必須全面進行倉庫管理，以消除各種安全隱患，及時檢查所有檔案和倉庫的庫存清單和損壞檔案的修復，是檔案管理安全性任務之一。安全部門組織針對倉庫防火，防潮，防盜和驅蟲的檔案安全檢查，并在最終的預防工作中消除潛在的安全風險。為了進一步組織照片數據并提高音頻和視頻檔案的管理水平，要對單位存檔的數據進行數字掃描，并建立新的電子檔案，例如電影光盤，年度紀念品。照片檔案已進入數字管理系統，單位引入有關管理視聽檔案的方法，并將視聽檔案保存在CD-ROM中，借用方便。

3.3創新檔案管理的概念，以增強檔案管理的創新功能

如今，檔案信息網絡變得越來越流行，出現很多新的問題和需要解決的任務。為此，管理人員必須與時俱進，適應新發展，并不斷提高自己的的開拓創新能力。檔案管理員應主動提高他們對網絡知識的了解。了解如何在互聯網上發布檔案信息。管理人員通過網絡系統，組織散布在多個地方的檔案信息，提供給用戶。檔案工作人員應該能夠開發在線檔案信息，以真正提高在線檔案操作的服務水平，適應網絡發展的要求。需要熟悉歸檔專業知識，網絡歸檔信息檢索，強大的適應性以及探索和創新精神的檔案管理團隊。

3.4利用信息化正在促進科學化

檔案管理面臨的信息相對復雜，數量也較大。如果僅使用人力來管理，存儲和查看工作，則所支付的人力和資源將逐漸增加。考慮到這一點，檔案管理的信息化必不可少。同時，它提高了檔案和材料的透明度，通過根據管理權限改變檔案級別來提高所有員工的檔案意識，并幫助管理人員發現和培養人才。為檔案科學管理奠定基礎。

結束語：

當前，隨著社會科學技術的發展，民族文化觀念的發展是民族發展的主要趨勢，是社會文明發展的基礎。隨著社會的發展，各種計算機軟件技術的應用和改進不容忽視，它是信息時代發展的必然選擇，對檔案管理工作模型的系統化，標準化和標準化具有重要意義。

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（作者單位：濰坊市婦幼保健院）