企業智能財務背景下會計人員關注問題分析

北京工商大學商學院□吳 輝

自從計算機技術應用到會計與財務工作以來， 計算機具有智能的特點就已經顯現出來。 現舉例說明， 對會計人員最簡單最熟悉的計算機賬務處理系統， 如果使用這個系統進行賬務處理，在憑證輸入環節會避免很多錯誤的發生， 如： 憑證不可能不平， 因為有計算機把關， 如果不平，憑證將無法存盤。 我們從20 世紀80 年代就開始就使用計算機進行會計處理， 為什么今天才提出“智能財務” 的概念？ 筆者認為， 主要是近年來計算機以及網絡技術的發展， 如： 云計算、 大數據、 物聯網、 移動互聯網、 人工智能、 區塊鏈以及5G 等技術的發展， 使這些技術在財務與會計工作中的應用， 不僅僅是提高工作效率， 節省人力， 同時也改變會計與財務工作的職能與任務。那么， 在智能財務的背景下， 會計與財務人員應該關注哪些方面的問題， 才能使財務與會計工作更好地智能化？ 本文從如下幾方面探討。

1 拓展數據輸入渠道， 使財務與會計工作智能化

近年來， 隨著計算機網絡的進一步普及以及物聯網技術的不斷成熟， 我們可以通過多個渠道來獲得數據， 而不只是通過鍵盤輸入一種方式，同時， 也不僅僅只獲得企業內部數據， 也可獲得企業外部的數據。 通過多種、 自動獲得數據的方式使會計與財務工作智能化。

（1） 獲得第三方數據

構建全流程的智能會計服務平臺是使會計工作智能化的一種形式， 如： 企業的費用管理系統從第三方消費平臺（攜程網、 去哪兒網、 滴滴出行等） 獲取職工出差與住宿的各種數據， 實現員工從出差申請到費用自動報銷全流程管理。 如：某保險公司從攜程、 去哪兒等第三方獲取數據并整合自身的費用管理系統， 搭建智能財務共享服務平臺， 實現了業務流、 財務流和管理流的融合。借助這個平臺， 第一， 實現了智能推薦行程， 即企業員工只要輸入出差的起點與終點， 系統就可以根據時間或費用花費最少要求， 自動推薦出差行程； 第二， 實現會計業務的智能處理， 根據預先設定的費用控制規則， 當差旅費用經領導審批之后， 由企業統一支付出差費用， 無需個人墊付，極大地簡化了企業員工差旅費用報銷的流程； 第三， 當訂單達到指定狀態自動調取第三方數據進行對賬， 當對賬無誤后自動生成憑證。 實際上，企業除了與消費平臺等第三方獲得數據外， 還可以獲得銀行或稅務等第三方的數據， 智能化相關的銀行對賬、 發票校驗等會計與財務業務。

（2） 通過智能設備， 自動獲得數據

5G 技術以及人工智能技術的發展使企業自動化生產在我國發展極快， 筆者看到很多中國的制造企業包括很多中小型的制造企業也使用流水線進行生產， 因此， 企業各種與生產相關的業務數據直接可以從這些智能設備自動獲取。 通過這些自動獲取的數據， 實現企業經營數據全程共享，各級經營管理者能夠及時了解和掌握成本等關鍵指標的實時數據， 從而在工作管理、 質量管理、績效管理和滿意度管理等方面實現智能化。 同時這些數據的獲取也使業務數據全程透明， 實現任何產品從采購、 生產到銷售各環節的業務處理及其財務結果實現徹底可視化， 也是智能財務的表現形式。 比如： 筆者調研的一家生產戶外產品的企業， 企業生產的產品都在流水線上完成， 如生產戶外服裝或背包等。 企業采用以精益化管理為目標的GST （Garment Sewing Data） 標準工時系統。 每一位工人在流水線上只完成產品生產中特定工序的工作， 系統自動收集產品生產中的各種數據， 包括： 每一工人完成每一工序所用的時間、 完成的件數等等， 這些數據為企業成本核算、分析與優化提供了依據， 使企業的成本管理進一步精益化、 透明化和全方位化， 這正是智能財務所追求的目標。 這些透明的數據不單為各級經營者提供決策依據， 在這家企業， 工人也特別滿意， 他們知道自己真正做了哪些工作？ 為什么自己的工資低或高？ 哪些工作做得好或不好？ 有什么地方需要改進？ 使企業的信息系統能夠真正為企業不同層次的員工提供透明有用的信息。

（3） 借助智能信息化技術， 獲取數據

目前圖像識別、 語音識別技術使計算機可以看或聽的方式獲取數據。 有數據顯示， 在我國企業智能信息化技術中， OCR 影像識別占比最高，達到了86.96%。 這種智能信息化技術在企業財務共享的實務中也得到了應用， 如： 發票的校驗； 當員工用手機拍下發票的照片， 上傳財務共享平臺后， 平臺自動做OCR 的識別， 識別出發票的代碼、 稅額、 商品金額等數據， 然后通過從稅務部門獲取的發票數據進行對比， 看是否存在差異， 如果有差異， 再進行進一步處理。

2 利用RPA 技術， 將大批量、 重復、 標準的會計或財務工作智能化

所謂RPA， 是指機器人的流程自動化（Robotics Process Automation）， 它可以替代人類， 自動化地完成結構化、 規則導向、 可重復的工作任務。 在會計與財務的業務處理中， 有很多批量大、 內容重復、 流程標準的業務， 這樣業務耗費了會計與財務人員的大量的時間與精力，如果利用RPA 技術對這些業務進行智能化的處理， 不但提高會計與財務人員的工作效率， 同時大大節省了人力， 并減少出錯的概率。 RPA 技術在會計中的應用即是技術的進步使會計業務的自動處理成為可能， 也是RPA 自動處理的理念與思路被引入了會計處理。 比如： 憑證的錄入、審核與記賬， 在原來的會計軟件中， 或現在還有很多企業正在使用的會計軟件中， 是分三步由會計人員來完成的， 而且按內部控制的要求， 憑證錄入與審核還要由不同的會計人員來完成。 但如果使用RPA 技術來優化會計軟件， 憑證錄入、審核和記賬將都由計算機自動來完成。 第一， 利用OCR 技術自動讀取職工提供發票中的發票編號、 金額、 稅額和商品（或服務） 等信息； 第二，這些信息通過與稅務部門聯網， 自動核對發票真假， 相當于進行審核； 第三， 根據發票上的商品或服務種類， 及職工提供的所在部門等信息， 如果有預算控制， 計算機自動判斷是否超過預算？ 如果沒超， 計算機自動編制憑證。 另外， 如果此筆業務是付款業務， 還可以自動啟動付款程序。 利用RPA的思路優化或補充現有的會計軟件， 使計算機能夠根據設定的審核邏輯， 自動實現發票核對、 預算規則的匹配、 報銷異常事項提醒， 同時自動實現付款功能等， 由于一切流程都是自動化處理， 人為主觀因素占比較少， 不但能提高效率， 同時也大大降低了會計業務處理的出錯率。 目前很多企業在合同生成與校驗、 銀行對賬、 納稅申報等業務量大、 重復業務中都使用了RPA 技術， 實現了智能化。

3 利用多種數據處理方法， 使財務或風險管理智能化

在會計處理業務中， 使用最多的數據處理方法是分類匯總， 如： 按科目對憑證數據進行分類匯總， 即得到各種總賬與明細賬； 按報表項目對憑證數據分類匯總， 即可得到報表數據。 分類匯總是最簡單的一種將數據變為信息的方法， 也是會計人員最熟悉的。 但對于企業財務預測以及風險識別與管理業務， 使用的數據處理方法就相對復雜、 多樣和更個性化。 目前在各種業務及其相關數據更容易獲取的情況下， 利用計算機可以實現的各種數據處理方法， 如： 多元回歸法、 神經網絡法、 關聯分析法、 聚類分析法、 用戶畫像法、連通圖算法、 決策樹法等等， 可以使財務預測與風險識別與管理具有智能化。 如： 根據一家移動通信企業客戶基本屬性、 使用行為、 消費行為等數據， 首先利用用戶畫像法， 將用戶分為流量型用戶、 語音型用戶、 學生型用戶等十種類型， 然后， 用聚類分析法找出每種用戶的異常用戶， 這些異常用戶可能存在虛假行為， 自動篩選出重點監視與管理的對象。 又如： 由于業務的需要， 這家公司的個別員工具有轉移客戶賬戶資金的權限，那么這些員工是否有舞弊的行為？ 也可以根據賬戶資金轉移的數據， 利用連通圖算法， 發現轉移集中高的賬戶、 單筆轉移金額大的賬戶、 轉入員工及親屬賬戶的資金數等， 為發現舞弊行為提供線索。 再如： 一家企業根據員工的基本特征信息以及泄露公司業務信息的違紀記錄， 利用決策樹算法， 計算出具有哪些特征的員工容易犯這樣的錯誤， 可以對這些員工采取措施， 防范風險。

4 轉變管理理念， 使財務與會計工作智能化

（1） 業財信息完全融合

企業的業務不同， 利用信息技術智能化的會計與財務業務內容與方式也不同， 但有一點是相同的， 就是獲取的數據更“原始”、 更明細和更全面， 也是更“業務”。 也就是說， 從智能財務系統的起點， 財務與業務信息就完全混合隱藏在這些獲得的數據中， 通過后期重新構建數據處理系統， 加工出滿足從企業高管到最低層員工需要的信息。 財務信息與其他的業務信息一樣都是這個數據處理系統加工處理的一種信息， 沒有區別， 財務信息與業務信息徹底融合。

（2） 精益化管理

智能財務系統使我們能夠獲得更明細的數據， 從這些數據中可以看到以前我們看不到的東西。 所以， 管理的對象進一步變小， 如： 原來管理的對象可能是部門， 但現在是每一個員工， 甚至員工的某一行為。 如： 筆者在前面提到的使用GST 標準工時系統生產戶外產品的企業， 由于每一員工在每一工序花費的時間都有記錄， 這些數據第一可以為技術人員了解生產一個產品中哪些工序設計得合理， 哪些不合理； 第二， 每一個員工了解到自己哪些工序做得好？ 哪些工序做得不好？ 這無論對技術人員優化生產工序節省成本， 還是工人提高自己的技能， 都有好處。 如果沒有GST 這樣精益管理系統， 我們可能知道做得不好， 但不知道為什么做得不好。

（3） 無流程管理

我們平時對管理優化都是簡化流程， 但目前在智能財務系統中， 可以提“無流程” 管理的想法。 因為， 智能財務系統中， 采用RPA 技術后，很多業務與財務的審批、 審核、 校對都由計算機自動一次完成， 不再有“流程” 的概念。 因此， 也需要在構建智能財務系統時， 明確各種審批、 審核、校對的標準與邏輯， 實現各種業務的“零審批”。智能財務系統的“無流程、 零審批” 機制因為沒有人的干預， 可能會更公平， 在一定程度上， 也會降低企業經營風險、 財務風險與合規風險。 另外， 企業對智能財務系統的使用都基于計算機網絡環境，這就使各種業務與財務數據能夠更大范圍的共享，也使企業的各層級業務管理過程能夠從上到下地做到透明， 這無疑會減少企業的管理層級， 使企業的組織更加扁平化， 從而有利于快速決策與反應。