地質(zhì)資料歸檔與匯交中的常見問題分析

盧玉喜，易丙紅，孫 鵬

(云南省地質(zhì)調(diào)查院，云南 昆明 650217)

地質(zhì)資料是指在地質(zhì)工作中形成的文字、圖表、聲像、電磁介質(zhì)等形式的原始地質(zhì)資料、成果地質(zhì)資料和巖礦芯、各類標本、光薄片、樣品等實物地質(zhì)資料。它是人類探索地球的認識積累和客觀記載，是國家和社會投入大量的人力、物力、財力通過地質(zhì)調(diào)查和資源勘查取得的寶貴財富，也是地質(zhì)資源信息的寶庫，為國家經(jīng)濟建設(shè)提供重要的基礎(chǔ)信息，包含著巨大的社會經(jīng)濟價值。

隨著計算機信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，國家對地質(zhì)資料的匯交和管理也越來越重視及規(guī)范化，不僅匯交工作要求的質(zhì)量在不斷地提高，而且匯交的內(nèi)容也在不斷增加，由以前提交成套完整成果資料，發(fā)展到進行電子文檔制作系統(tǒng)的填寫，并要提交原始與實物地質(zhì)資料目錄清單，電子文檔制作系統(tǒng)由老版本逐步發(fā)展到目前廣泛使用的Edmaker2017系統(tǒng)，這正是地質(zhì)資料現(xiàn)代化管理的體現(xiàn)，適應(yīng)了時代對地質(zhì)資料歸檔與匯交的要求。地質(zhì)資料匯交工作為地質(zhì)資料的保存及開發(fā)利用提供了保障。因此做好地質(zhì)資料歸檔與匯交是每個地勘單位應(yīng)盡的責(zé)任與義務(wù)。

1 地質(zhì)資料歸檔整理的方法

1.1 建立地質(zhì)資料總賬

每一個地質(zhì)調(diào)查項目的開展，基本上需要投入多種勘查技術(shù)手段(如物探、化探、遙感、槽探、坑探、鉆探等)才能達到預(yù)期的找礦目的。一個項目從實施到結(jié)束，需要一定的工作周期，短則幾個月多則數(shù)年。項目一旦正式啟動進入野外工作階段并隨著各種勘查技術(shù)手段交替實施，形成的原始地質(zhì)資料數(shù)量會逐漸增多而且復(fù)雜，因此從項目啟動之初，項目負責(zé)人就要監(jiān)督并指定專人建立好相應(yīng)的地質(zhì)資料總賬，信息一般應(yīng)包括：總序號、資料文件題名、介質(zhì)形式、形成時間、形成人等。也可以根據(jù)個人習(xí)慣建立一些相應(yīng)的信息。這些信息對于后期的地質(zhì)資料整理工作非常重要。

項目在野外施工過程中，隨著野外工作的不斷推進，項目組人員最好在野外工作期間盡量做到紙質(zhì)資料及時整理、及時更新，比如野外記錄簿應(yīng)符合地質(zhì)工作規(guī)范，記錄的信息要清晰、完整，字跡不宜潦草，對點號、巖層產(chǎn)狀、地質(zhì)代號、厚度、長度、面積、體積、坐標等重要數(shù)據(jù)，重要地質(zhì)現(xiàn)象素描圖及其它主要圖件均應(yīng)著墨。野外手圖、實際材料圖要注意保管，多數(shù)都會涉密。記錄表和編錄表在地質(zhì)剖面實測、巖心編錄、采樣登記等實際工作中，按照一定要求填寫完成的登記表或編錄表，內(nèi)容要完整、清晰。編制完成的記錄表或編錄表根據(jù)分類可分別編號。其它紙質(zhì)材料(如調(diào)查卡片、質(zhì)量檢查記錄等)也要及時整理跟進。

待野外地質(zhì)工作結(jié)束后，項目組人員將各自手中整理好的野外資料統(tǒng)一交至資料專管人員處并納入地質(zhì)資料總賬中。這時資料專管人員需要對地質(zhì)資料總賬進行二次整理和匯總，包括室內(nèi)整理、測試分析、數(shù)據(jù)匯總、成果編制等過程中形成的紙質(zhì)資料等做好整理、標識等工作，并及時匯入到地質(zhì)資料總賬中。使整個項目所有資料形成一個“流水賬”。這樣既方便資料查閱和使用，同時也為后期項目資料歸檔與匯交打下了堅實的基礎(chǔ)。

1.2 原始地質(zhì)資料的整理與分類

原始地質(zhì)資料是野外形成的第一手資料，在后期整理過程中原則上不能進行數(shù)據(jù)更改。主要是對原始地質(zhì)資料進行整理、分類和命名，分類的原則按照《原始地質(zhì)資料立卷歸檔規(guī)則》(DA/T 41-2008)將原件分成底、測、觀、探、樣、試、錄、像、綜、文十類。分類的同時可以篩選出Ed-Maker中要匯交的原始資料電子文件，篩選方法可參考附件1《原始地質(zhì)資料匯交細目》，若篩選出需匯交的原始資料沒有電子版則需要掃描紙質(zhì)文件，掃描分辨率不低于300dpi，且要對掃描文件進行修飾和糾斜處理，然后統(tǒng)一存儲為PDF(文本、表格部分)或JPG(圖件部分)格式。《原始地質(zhì)資料匯交細目》中規(guī)定匯交以外的所有原始資料可以不用添加到Ed-Maker原始資料中，但考慮后期原始地質(zhì)資料立卷歸檔的情況，就直接將無需匯交的所有原始地質(zhì)資料也一起添加到Ed-Maker原始資料中，只是這些資料不需要掛接相應(yīng)的電子文件，且“是否匯交”一欄中選擇“否”，“載體形式”填“紙”即可。添加到Ed-Maker原始資料中的所有原始地質(zhì)資料形成的目錄就可以直接作為原始地質(zhì)資料立卷歸檔的目錄了。這樣做順便就已經(jīng)完成了原始地質(zhì)資料立卷歸檔的大部分工作。分類及篩選完成之后就對各個類別中的每一個文件進行命名，命名的原則均統(tǒng)一按照順序號加一個空格加文件題名。這樣命名的目的是方便后期資料又快又準的添加到Ed-Maker原始資料中。

1.3 成果地質(zhì)資料的整理與分類

項目通過最終評審、修改、復(fù)核并取得審查意見之后，歸檔人員就可以對成果地質(zhì)資料進行全面的整理。具體操作流程可按：文本部分編輯處理(主要包括成果報告、附表、附件編輯排版、插圖修飾)-報告附圖整飾(MAPGIS格式的圖件或其它格式的圖件進行修飾)-資料分類-命名-生成對應(yīng)的存檔電子文件(文本、表格部分存為PDF、圖件部分存為JPG)這種方式進行。分類按照《成果地質(zhì)資料電子文件匯交格式要求》可分為正文、審批、附圖、附表、附件、數(shù)據(jù)庫、軟件、多媒體及其它九類。每類中各個電子文件命名的原則仍然是順序號加一個空格加文件題名。這樣命名的目的同樣是方便后期資料又快又準的添加到Ed-Maker成果資料中。

1.4 利用Ed-Maker制作電子文檔

將分好類和命名好的原始地質(zhì)資料及成果地質(zhì)資料的源電子文件、存檔電子文件分別添加到Ed-Maker原始資料和成果資料中，添加完成后所有“文件題名一欄”里都會帶有序號需逐條手動刪除，否則跟實際文件題名不統(tǒng)一。此外還需認真錄入項目基本信息、實物資料基本信息等。對于涉密資料要準確的填寫好相關(guān)的涉密種類、涉密事項。待所有資料添加完成及基本相關(guān)信息錄入完善并確認無誤后再點擊開始生成文檔。

1.5 紙質(zhì)及電子文檔初檢

將生成的電子文檔及相關(guān)的紙質(zhì)資料交至單位資料室相關(guān)人員做進一步檢查：檢查人員首先根據(jù)了解的項目資料形成情況、項目任務(wù)書的要求、評審意見書中提交的技術(shù)文件目錄及項目類目表進一步檢查成果和原始資料提交的是否齊全完整。其次檢查紙質(zhì)資料打印(激光打印)、用紙(A70g以上)和裝訂(不超過2cm)如排版、附圖、原始資料以及紙質(zhì)資料蓋章等是否符合要求。再次檢查電子文檔與紙質(zhì)是否一致。

2 地質(zhì)資料匯交程序

2.1 建立獨立匯交單元

地質(zhì)資料匯交前，匯交人應(yīng)登錄全國地質(zhì)資料匯交監(jiān)管平臺的“匯交人”模塊，進行“項目信息查找”，查找項目，如項目庫無，需要新建項目(即建立獨立匯交單元)；如果監(jiān)管庫里已經(jīng)有該項目，直接上報項目實物地質(zhì)資料目錄清單。上報的實物地質(zhì)資料目錄清單可直接從Ed-Maker生成的電子文檔中“管理性文檔”里拷貝。需掃描成PDF蓋章后再上報。

2.2 資料報送

實物地質(zhì)資料目錄清單上報成功后由國土資源實物地質(zhì)資料中心審核并篩選出需要匯交的實物地質(zhì)資料后，匯交人就可以按國家、國土資源部規(guī)定的匯交渠道和相關(guān)要求向全國地質(zhì)資料館或省級館藏機構(gòu)、實物地質(zhì)資料中心匯交符合規(guī)定的成果地質(zhì)資料、原始地質(zhì)資料及實物地質(zhì)資料。

2.3 資料接收驗收

負責(zé)接收地質(zhì)資料的全國館或省級館藏機構(gòu)對地質(zhì)資料的紙質(zhì)和電子文檔通過檢查、驗收。驗收合格的，在全國地質(zhì)資料匯交監(jiān)管平臺(以下簡稱監(jiān)管平臺)上確認，并納入地質(zhì)資料匯交匯總表等相關(guān)信息；驗收不合格的，通過監(jiān)管平臺發(fā)放《地質(zhì)資料補充、修改通知書》，一次性告知匯交人應(yīng)補充修改的內(nèi)容。匯交人應(yīng)在收到《地質(zhì)資料補充、修改通知書》規(guī)定期限內(nèi)，完成地質(zhì)資料補充修改工作并重新匯交。

2.4 匯交憑證發(fā)放

匯交人按規(guī)定完成成果地質(zhì)資料、原始地質(zhì)資料和實物地質(zhì)資料匯交后，負責(zé)接收地質(zhì)資料的館藏機構(gòu)依法依規(guī)完成地質(zhì)資料的驗收后，由接收資料的館藏機構(gòu)通過地質(zhì)資料匯交監(jiān)管平臺發(fā)放《地質(zhì)資料匯交憑證》。

3 匯交中常見問題的分析

3.1 成果地質(zhì)資料格式編制不規(guī)范

3.1.1 文本部分

匯交的成果地質(zhì)資料中的正文、附表、附件文本部分，應(yīng)嚴格按照匯交格式要求進行標題命令制作，常出現(xiàn)的問題：

(1)報告修改后目錄未更新頁碼，造成紙電不一致。

(2)報告目錄與匯交的內(nèi)容不符合，圖件名稱或比例尺與報告目錄不相符。

(3)標題定義定級不正確、不統(tǒng)一，或漏定義章節(jié)，或定義與標題無關(guān)的內(nèi)容。

(4)報告插表中的續(xù)表無表名、表頭，表格中有部分文字顯示不全。

(5)報告中插圖未按相關(guān)要求制作，未經(jīng)處理直接用原圖壓縮插入，插入后肉眼不能看清。

(6)章、節(jié)和正文文字沒遵守規(guī)范要求的字體及字號。

(7)段落之間行距不統(tǒng)一。

3.1.2 報告附圖部分

報告附圖是報告的主要組成部分，常出現(xiàn)的問題：

(1)MAPGIS制作的附圖缺少或有多余的矢量化圖層文件(點、線、面)，缺少使用的系統(tǒng)庫。提交的子圖庫與附圖的電子文件子圖庫不匹配，導(dǎo)致電子文件附圖無法打開或打開后與紙質(zhì)不相符。

(2)附圖的制作未按“地質(zhì)圖件制作方法”規(guī)范編制。如地質(zhì)圖用色、地質(zhì)代號的表示、圖例的表示、圖面的整飾等不符合編圖規(guī)范。

(3)圖面內(nèi)容有壓蓋現(xiàn)象，圖名、比例尺和責(zé)任表里不一致。

(4)地質(zhì)圖巖性花紋與圖例不一致或者缺少圖例。

3.2 原始地質(zhì)資料分類整理不規(guī)范

(1)歸檔人員對原始資料的分類辦法掌握不好，不能按照規(guī)范準確、合理的歸類。

(2)野外記錄本中對點號、巖層產(chǎn)狀、地質(zhì)代號、厚度、長度、面積、體積、坐標等重要數(shù)據(jù)未著墨。

(3)掃描的紙質(zhì)文件分辨率不夠，對掃描文件未進行修飾和糾斜處理。

(4)裝訂方式、裝訂厚度不符合相關(guān)規(guī)范。

3.3 電子文檔制作不規(guī)范

歸檔人員對電子文檔制作系統(tǒng)Ed-Maker的使用情況掌握不夠熟練，對軟件注意事項缺乏詳細了解，對文件信息的錄入不夠全面，普遍存在填錯或漏填數(shù)據(jù)項，對涉密文件未按《涉密地質(zhì)資料管理細則》的規(guī)定進行正確定密等。

4 原因及改進措施

項目組人員缺乏地質(zhì)資料歸檔與匯交意識，普遍認為項目只要完成目標任務(wù)，成果報告順利通過評審、審查就算完事了，在報告審查后沒有對各類地質(zhì)資料進行系統(tǒng)的整理、分類、立卷、歸檔，認為資料歸檔與匯交是檔案人員的事，與己無關(guān)，根本沒有認識到這項工作的重要性，不明確資料歸檔與匯交的意義。沒有掌握好資料歸檔與匯交標準、規(guī)范及要求。改進措施：

4.1 加大宣傳力度，深化地質(zhì)工作人員歸檔匯交意識

地質(zhì)資料歸檔與匯交是地質(zhì)成果得以保存的重要環(huán)節(jié)，是地質(zhì)資料提供社會服務(wù)以及二次開發(fā)利用的基礎(chǔ)。資料歸檔與匯交這項工作不能局限于歸檔人員來做，應(yīng)該加大宣傳力度，擴展到每個地質(zhì)工作人員，資料管理人員要積極主動將涉及資料歸檔與匯交的有關(guān)政策、文件，以及標準、規(guī)范、要求分發(fā)給各個項目組，并及時與項目負責(zé)人溝通、組織項目組人員學(xué)習(xí)，使項目組人員增強歸檔與匯交意識，深入理解和掌握地質(zhì)資料管理的新制度、新技術(shù)、新要求。從思想上明確地質(zhì)資料歸檔與匯交的重要意義，并認同這項工作的價值。

4.2 加強技術(shù)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

新形勢下國家對地質(zhì)資料的歸檔與匯交不斷提出了新的要求，為跟上新時代發(fā)展的步伐并進一步做好地質(zhì)資料歸檔與匯交工作，這就需要對地質(zhì)工作者加強技術(shù)培訓(xùn)，通過開展培訓(xùn)學(xué)習(xí)的方式讓基層地質(zhì)人員盡快掌握“地質(zhì)報告編寫規(guī)范”、“地質(zhì)圖件制作方法”、“成果地質(zhì)資料電子文檔匯交格式要求”、“原始資料立卷歸檔要求”、“涉密資料定密原則” 等相關(guān)技術(shù)規(guī)范，借助培訓(xùn)使基層地質(zhì)人員提高對資料歸檔與匯交的重要性的認識，促成地質(zhì)資料歸檔與匯交的質(zhì)量明顯提高。