信息時代企業檔案管理模式的變革

邱 天

（山東省冶金設計院股份有限公司，山東 濟南250101）

1 前言

檔案是一個企業非常重要的資料，檔案的管理和保存也是尤為重要的。隨著改革開放以來中國社會取得的巨大進步和飛速發展，各類大中小企業遍地開花，企業規模也越做越大，隨之而來企業檔案也會逐漸增加。而隨著企業制度的不斷健全，要求歸檔的檔案不斷增加，為企業進行檔案管理工作制造了越來越多的困難。隨著信息時代的急速發展，企業檔案管理可以充分利用信息技術，更加高效快捷地實現檔案管理工作，更有利于對檔案進行高效利用，更能體現檔案在企業中的價值。

企業檔案是一個企業貫穿其整個生命周期全部活動中形成的所有檔案的總和。企業檔案包括計劃、統計、決議、記錄、報告、市場信息、經營、產品銷售、固定資產、原材料采購、物資供應、財務管理、勞動工資、衛生、人事等各方面的材料，真實反映企業的整個發展歷程［1］。在信息時代背景下，企業檔案管理不應該再完全依靠人工紙質歸檔，存檔文件、圖片等需要歸檔的內容也不再僅僅是紙質照片等實體內容，利用電腦軟件等信息時代產生的新技術對檔案進行方便錄入、查找和核對，高效管理和利用企業檔案，在企業管理中起著愈發重要的作用。

2 信息時代下企業檔案管理面臨的挑戰

在信息時代下，人與人之間的信息交流呈現爆炸式增長，企業中產生的各類信息數據也隨之高速增長，產生的各類企業檔案內容也急速增添，僅僅依靠檔案管理人員進行人工工作已經越來越難以完成檔案管理工作，減輕管理工作人員工作的方案亟待提出采納。信息時代科學技術給企業的生產工作帶來了便利，但企業檔案管理工作也面臨著巨大的挑戰。

2.1 企業領導對于檔案管理缺乏重視

當前，許多企業對于檔案管理缺乏足夠的重視，企業領導層并沒有意識到檔案標準化管理是企業發展的內在要求，也沒有認識到企業檔案所蘊藏的價值［2］。錯誤地認為檔案管理不過就是收集、整理過期的文件材料，檔案管理不能為企業帶來切實的效益，更何況企業把大量的經費、資源投入檔案管理實在得不償失；一些領導對于檔案管理工作的重視程度不高，甚至忽視檔案管理，不管不顧，僅僅把檔案部門作為企業必須要成立的掛牌部門。

2.2 檔案管理信息化水平落后

現如今，我國網民人數和手機用戶數量已經高居世界第一，企業更應順應信息化時代潮流，加強檔案信息化建設，利用電子檔案提升效率，適應快速發展的節奏。但如今仍有不少檔案管理信息化水平非常落后的企業仍舊沿用紙質、照片等實體檔案，仍需借助大量的人工進行檔案的收集、整理、查閱等工作，效率低下，錯誤率較高，質量難以保證。還有一些企業雖然采用計算機管理檔案，但只是把紙質檔案整理內容復制轉移到計算機上，并沒有真正提高檔案管理工作的效率，檔案管理思想水平仍然十分老舊落后。

2.3 企業檔案管理人員無法適應信息技術

信息時代下，企業檔案管理人員中有不少對信息技術不夠了解，不能夠熟練運用信息技術，沒有專業人員的幫助無法適應新的技術，且引進與企業相適應的檔案管理軟件和設備也需要信息技術人員和公司上層的支持。倘若檔案管理人員對信息技術沒有深入了解，對于信息技術在檔案管理中的重要性沒有深刻意識，就無法很好地利用信息技術服務于企業檔案管理。要想實現企業檔案管理的高效性，就需要充分認識到信息管理系統的重要性，把檔案數據的管理水平提升到新的高度，對企業檔案進行信息化、數字化動態管理。企業亟需優化這些不足，尋找適合企業的軟件和設備，充分培養管理人員專業的知識儲備和技能水平，實現信息時代下的企業檔案管理效率和水平的提升，用專業的信息化管理實現企業檔案管理和應用的高效性。

2.4 檔案信息的安全性缺乏重視

信息化檔案不同于實體檔案，雖不像實體檔案易于丟失和遺漏，但也更易于傳播，且由于信息載體更加單一和集中，更需要保證存放信息的服務器保持穩定和正常。所以企業的信息檔案需要在保持正常利用的同時，更需要重視檔案信息的安全性。對外要做到信息系統的有效防護，防止他人輕易入侵和拷貝數據。對內要做到信息系統的穩定性，信息載體的防護安全。按照信息化系統的相關要求合理配置軟件系統環境，保障服務器機房的溫度等環境要求，做好數據備份等。只有內外兼顧，才能使企業檔案信息得到真正安全的保護。

3 企業檔案管理模式在信息時代下的變革

3.1 企業檔案管理需轉變思想觀念

在信息時代背景下，企業傳統的檔案管理方式對于時代的發展已經遠遠落后，遵循傳統檔案管理模式的企業需要盡快從中轉換到信息時代下的新模式、新方法，跟上信息化時代的發展，轉變思想觀念，打破傳統檔案管理模式的制約。企業領導層須以身作則，對檔案管理工作帶頭重視，主動配合協同檔案管理人員研究檔案建設，發揮企業各相關部門、各個不同環節的作用，調動全體員工的積極性來參與檔案的管理和利用，嚴格規范施行相關管理制度。

3.2 提升檔案管理人員的工作水平

企業檔案管理人員應該加強檔案信息化技術學習和培訓，熟練掌握檔案信息化技術的應用，充分利用好信息化技術。同時企業檔案管理人員也應該順應信息時代發展，不僅僅只在工作中按部就班地運用檔案信息技術，只把信息化技術作為固定工作中的一項工具，更應該思考如何更加高效地運用現有信息化技術手段，改良工作流程，擴大應用范圍，發揮信息技術的長處，提升自身工作水平。

3.3 加大檔案管理人員信息化培養力度

由于檔案管理人員可以直接接觸所有檔案信息，對檔案的管理成效有著直接影響，企業不僅應保障檔案管理人員綜合素質能力和專業性，同時還應加大人員的信息化培養力度。檔案管理人員的綜合素質需要企業強烈重視，提高員工信息化技術水平，利用外部培訓等手段，加強企業整體信息化水平。信息化迅速發展的背景下，企業更加依托于無紙化辦公改善效率，檔案管理人員更應加強信息化管理意識，明確信息技術中自身職責和義務，使企業檔案管理工作更加高效、安全、便捷。

3.4 完善檔案信息化管理體系

在企業的實際檔案管理過程中，具備完善的檔案管理體系是必須的，如此才能夠保證企業檔案充分發揮自身的價值和作用。信息時代背景下，企業的檔案管理信息化建設首先要以現有數字化檔案管理系統為基礎，不斷加快檔案管理系統與企業一體化信息平臺的銜接建設［3］，有效互聯互通，使二者形成統一體系，也更加便于企業統一管理，從而促進檔案管理體系在信息化系統方面更加完善。

4 結語

隨著信息時代的不斷發展，企業的信息檔案資源不斷增加，企業檔案管理工作更應該順應時代潮流進行變革。為此，企業應該重視檔案信息化管理，提升檔案信息化管理水平，企業檔案管理人員的思想觀念也需加快轉變，拋棄傳統檔案管理模式中的不足、落后之處，改善工作方法，加大檔案管理人員的培養力度，重視檔案信息的安全性，進一步優化企業檔案管理模式。做好企業檔案的信息化管理，對于一個現代化企業來說，已經日益成為一項不可或缺的要求。