基于醫(yī)院信息系統(tǒng)的醫(yī)用耗材網(wǎng)上申領(lǐng)系統(tǒng)的應(yīng)用

韓夢思，王道雄，彭奇，孫冬杰(通信作者)

華中科技大學(xué)同濟(jì)醫(yī)學(xué)院附屬同濟(jì)醫(yī)院器材科 (湖北武漢 430030)

醫(yī)院信息系統(tǒng)(hospital information system，HIS)是利用計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，以數(shù)據(jù)庫為核心而建設(shè)的為醫(yī)院各部門實現(xiàn)患者信息的收集、存儲及數(shù)據(jù)交換的一整套結(jié)合了多學(xué)科、多技術(shù)的綜合性信息系統(tǒng)，具有技術(shù)系統(tǒng)與社會系統(tǒng)的雙重屬性[1]。HIS可以實現(xiàn)患者從入院到出院的就醫(yī)全過程信息的追蹤與管理，系統(tǒng)中又包括許多能夠獨(dú)立工作及進(jìn)行信息的傳輸與共享的子系統(tǒng)[2]。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，HIS的應(yīng)用逐步從臨床科室擴(kuò)展到醫(yī)院的其他部門。醫(yī)用耗材庫房作為后勤器材科與臨床科室聯(lián)系的第一線，每天有大量的耗材從庫房流動到臨床科室，流動過程的效率在一定程度上會影響臨床科室的日常運(yùn)行效率。在HIS中建立一個子系統(tǒng)來實現(xiàn)醫(yī)用耗材的網(wǎng)絡(luò)申領(lǐng)與管理，將煩瑣的窗口申領(lǐng)模式轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)上申領(lǐng)模式，能夠?qū)崿F(xiàn)更加高效、精細(xì)的醫(yī)用耗材管理。本文首先介紹了傳統(tǒng)的耗材申領(lǐng)模式與網(wǎng)上申領(lǐng)模式，并在此基礎(chǔ)上探討了醫(yī)用耗材網(wǎng)上申領(lǐng)系統(tǒng)的應(yīng)用給后勤和臨床科室?guī)淼暮锰帲詈罅信e了現(xiàn)階段網(wǎng)上申領(lǐng)系統(tǒng)存在的不足，希望能為其今后的發(fā)展提供一定的參考。

1 傳統(tǒng)的耗材申領(lǐng)模式

傳統(tǒng)的耗材申領(lǐng)模式存在由于窗口交流時間過長導(dǎo)致的工作效率低、基本數(shù)據(jù)庫管理不夠嚴(yán)謹(jǐn)導(dǎo)致的精確度低、口頭通知導(dǎo)致的管理混亂等問題，如在申領(lǐng)普通耗材時，臨床醫(yī)護(hù)人員首先要到庫房記賬室刷科室經(jīng)費(fèi)卡，并逐一告知記賬員所需耗材的型號與數(shù)量，記賬員錄入并打印出耗材出庫單，臨床醫(yī)護(hù)人員拿到出庫單后方可前往庫房領(lǐng)物；在申領(lǐng)專科耗材時，一般由臨床科室口頭告知采購員所需耗材的型號與數(shù)量，采購員通過電話形式通知供應(yīng)商送貨。

我院為三級甲等綜合性醫(yī)院，臨床科室眾多，記賬人員因此每天要進(jìn)行約200次的出庫操作，導(dǎo)致庫房排隊現(xiàn)象較嚴(yán)重。為了提高庫房的工作效率和服務(wù)質(zhì)量，有必要建立耗材網(wǎng)上申領(lǐng)系統(tǒng)[3]。

2 耗材網(wǎng)上申領(lǐng)系統(tǒng)的建立

原國家衛(wèi)生計生委在2017年指出，我國的醫(yī)療信息化發(fā)展仍存在資源統(tǒng)籌力度不足、業(yè)務(wù)協(xié)同與資源共享不夠徹底、相關(guān)法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)相對落后等問題[4]。為了建設(shè)全方位的醫(yī)療信息化體系，各醫(yī)院的信息化建設(shè)在積極進(jìn)行中。作為醫(yī)院信息化的重要標(biāo)志，HIS的建設(shè)成了各大醫(yī)院的重點關(guān)注對象。世界上最早的HIS于20世紀(jì)60年代誕生于美國的麻省總醫(yī)院，我國醫(yī)院的信息化建設(shè)始于20世紀(jì)70年代末，與發(fā)達(dá)國家相比存在一定的差距；經(jīng)過多年的發(fā)展，HIS已經(jīng)實現(xiàn)了醫(yī)院的醫(yī)療、財務(wù)、后勤等部門的全方位覆蓋，在提高醫(yī)院各部門工作效率的同時，有助于實現(xiàn)醫(yī)院成本的合理控制與監(jiān)督[5-6]。

我院計算機(jī)中心聯(lián)合外包團(tuán)隊結(jié)合實際情況，在我院已有的HIS基礎(chǔ)上研發(fā)了醫(yī)用耗材網(wǎng)上申領(lǐng)系統(tǒng)。該系統(tǒng)采用統(tǒng)一格式的二維碼耗材送貨單，庫房管理人員可以通過掃描送貨單上的二維碼進(jìn)行耗材的出入庫管理，極大地提高了工作效率與準(zhǔn)確率；此外，該系統(tǒng)還與醫(yī)商云平臺進(jìn)行了對接，采購員可以直接將臨床所需采購的訂單發(fā)送給供應(yīng)商。

在新的耗材網(wǎng)上申領(lǐng)系統(tǒng)中，臨床醫(yī)護(hù)人員可在網(wǎng)上耗材申領(lǐng)界面上根據(jù)科室的治療需求創(chuàng)建不同的耗材目錄，在每次需要申領(lǐng)時，只需填寫相應(yīng)短缺物資的數(shù)量并按照普通耗材和專科耗材分類提交即可。普通耗材的訂單會直接被庫房記賬員接收，記賬員對訂單內(nèi)的耗材進(jìn)行審核，打印出有庫存的耗材并送至庫房，庫房管理員會盡快安排送貨至指定的收貨地點，對于庫存短缺的耗材，庫房管理員則會及時在采購界面下達(dá)采購訂單，以保障臨床對耗材的需求。專科耗材的訂單則會被采購員接收，采購員確認(rèn)后會將訂單發(fā)送給各專科耗材的供應(yīng)商，供應(yīng)商在收到訂單后會盡快安排專科耗材的配送。

3 耗材網(wǎng)上申領(lǐng)系統(tǒng)的優(yōu)勢和不足

醫(yī)用耗材網(wǎng)上申領(lǐng)系統(tǒng)作為醫(yī)院耗材管理信息化的重要渠道，與傳統(tǒng)的耗材申領(lǐng)模式對比，具有以下優(yōu)勢。(1)提高了效率：耗材網(wǎng)上申領(lǐng)系統(tǒng)的應(yīng)用免去了記賬員和臨床醫(yī)護(hù)人員大量的窗口交流時間，且可以根據(jù)臨床科室提交的訂單一鍵出庫，極大地提高了庫房工作人員的工作效率和準(zhǔn)確率，據(jù)統(tǒng)計，傳統(tǒng)模式記賬每天的出庫量為221條，而新系統(tǒng)的出庫量同比增加到了250條；此外，由于采取了統(tǒng)一配送的模式，節(jié)約了臨床醫(yī)護(hù)人員的時間。(2)實現(xiàn)了精細(xì)化管理：耗材網(wǎng)上申領(lǐng)系統(tǒng)中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫是按耗材單品單號的編碼規(guī)則進(jìn)行管理的；醫(yī)用耗材不同于藥品有著通用名或者化學(xué)結(jié)構(gòu)，只要其材質(zhì)、造型稍有不同，產(chǎn)品型號就可能不同，加之不同的公司對耗材的命名規(guī)則也不盡相同，導(dǎo)致供應(yīng)商的送貨單格式混亂、規(guī)格型號不規(guī)范[7]，而新系統(tǒng)能夠生成統(tǒng)一格式的二維碼送貨單，送貨單中各個耗材的型號規(guī)格都會非常精確地顯示，記賬員在通過二維碼掃描入庫時不會出現(xiàn)錯誤，因此，工作人員能夠快速準(zhǔn)確地統(tǒng)計各種耗材使用情況。(3)提高了便捷性：在傳統(tǒng)模式中，月底對賬工作煩瑣，記賬員首先要打印所有付款通知單和對賬單并分類，由供應(yīng)商對賬無誤后開具發(fā)票，再將發(fā)票送給采購員，采購員核對后上交至財務(wù)處，這一過程會消耗工作人員的大量時間和精力，且容易延誤領(lǐng)導(dǎo)審核簽字的時間；而在新系統(tǒng)的對賬過程中，記賬員只需要保存各個供應(yīng)商當(dāng)月的入庫情況并更新到采購平臺上，供應(yīng)商即可通過醫(yī)商云平臺查閱對賬單并自行錄入發(fā)票信息，上傳更新后由庫房工作人員審核，審核無誤后便可提交至財務(wù)部門進(jìn)行結(jié)算，對賬流程更加快捷準(zhǔn)確，省時省力。(4)實現(xiàn)了溯源化管理：傳統(tǒng)模式的專科耗材通過口頭通知的形式訂購，不具有溯源性，而且未記錄庫房驗收的具體細(xì)節(jié)，會導(dǎo)致采購和驗收流程混亂，無源頭可查；而耗材網(wǎng)上申領(lǐng)系統(tǒng)可以將采購流程和驗收流程都記錄下來，方便查詢，做到了有跡可循，也可以規(guī)范員工的工作態(tài)度和流程。

在實際使用過程中，我們也發(fā)現(xiàn)了耗材網(wǎng)上申領(lǐng)系統(tǒng)存在的不足。(1)臨床科室現(xiàn)階段無法實時查看其所需耗材的庫存情況和耗材的一些基本信息(注冊證、批號等內(nèi)容)，希望后期能夠加入此功能，以實現(xiàn)庫房與臨床科室的信息共享，臨床科室能夠?qū)崟r了解各種耗材的情況并進(jìn)行監(jiān)督管理，對于特殊的專科耗材或者是大數(shù)量的普通耗材需求能夠做到提前通知、提前準(zhǔn)備。(2)未加入更加智能化的數(shù)據(jù)統(tǒng)計與分析功能，希望后期能夠加入此功能，如此，工作人員不僅能夠在系統(tǒng)上查看各個科室或者各種耗材的使用情況，而且能夠智能化地統(tǒng)計與分析這些數(shù)據(jù)，如分析不同的因素(時間、氣候、耗材的變更等)對各個科室耗材使用情況的影響，庫房管理人員能夠根據(jù)以上分析結(jié)果做到更加精細(xì)化的管理與更加科學(xué)化的預(yù)算。

4 小結(jié)

目前，HIS已被廣泛應(yīng)用于醫(yī)院的日常工作中，但是，醫(yī)用耗材管理的信息化水平仍有待提高。為了實現(xiàn)醫(yī)院的全方面發(fā)展，需要在醫(yī)用耗材管理的信息化建設(shè)上投入更多的精力。耗材網(wǎng)上申領(lǐng)系統(tǒng)的應(yīng)用在很大程度上提高了臨床科室與庫房的工作效率，節(jié)約了人力資源，提高了臨床滿意度，促進(jìn)了醫(yī)院后勤服務(wù)的精細(xì)化和科學(xué)化，但現(xiàn)階段該系統(tǒng)存在很多的不足，我們要在此基礎(chǔ)上完善并補(bǔ)充各種功能，使其更加科學(xué)合理。