建筑工程檔案科學(xué)化管理的實(shí)現(xiàn)路徑探究

戚蕓

（上海新蘭房地產(chǎn)開發(fā)有限公司，上海 200085）

0 引言

建筑工程檔案是工程建設(shè)后的重要憑據(jù)，是竣工驗(yàn)收的必備條件。同時(shí)其也是用來(lái)處理審計(jì)稽查以及糾紛等事件的依據(jù)。想要更為高效合理化的開展建筑工程檔案管理工作，其就必須要精確的把控好檔案資料的內(nèi)容以及特征，建立更為科學(xué)化的建筑工程檔案管理路徑，從源頭上，提高項(xiàng)目檔案管理的品質(zhì)，推動(dòng)我國(guó)建筑行業(yè)的可持續(xù)化發(fā)展。保存好工程檔案，詳盡的分析檔案管理的路徑，通過(guò)提升建筑工程檔案管理的效果來(lái)提高總體的項(xiàng)目質(zhì)量。

1 建筑工程檔案的內(nèi)容以及特點(diǎn)

建筑工程檔案的內(nèi)容主要分為六類，其分別是建筑工程的前期文件、建筑工程項(xiàng)目管理文件、項(xiàng)目施工文件、項(xiàng)目竣工圖文件、項(xiàng)目監(jiān)理文件以及項(xiàng)目竣工驗(yàn)收文件。

首先，建筑工程檔案管理所整理出的建筑工程數(shù)據(jù)信息具有較強(qiáng)的單一性，且這些數(shù)據(jù)信息相對(duì)獨(dú)立。其次，建筑工程檔案以及單向工程的建設(shè)過(guò)程始終保持著同步的狀態(tài)，也就是說(shuō)，如果單向工程方案開始運(yùn)行，那么其就會(huì)產(chǎn)生出相對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)信息。如果單向工程方案竣工，那么相關(guān)的數(shù)據(jù)信息生成也會(huì)受到影響，會(huì)即可停止。建筑工程檔案涉及的范圍會(huì)比較廣泛，其影響著項(xiàng)目的全生命周期，可以較為真實(shí)的反饋出建筑工程項(xiàng)目的自身質(zhì)量，同時(shí)其也是質(zhì)量監(jiān)管部門驗(yàn)收質(zhì)量的主要參考憑據(jù)，建筑工程檔案的真實(shí)性會(huì)比較強(qiáng)。最后，建筑工程檔案是項(xiàng)目整體建設(shè)時(shí)期產(chǎn)生出的一手資料，所以其現(xiàn)實(shí)價(jià)值以及利用價(jià)值都比較高，可以以其為基準(zhǔn)，開展項(xiàng)目考核以及驗(yàn)收等的工作。

2 當(dāng)前建筑工程檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 缺少現(xiàn)代化的管理意識(shí)

現(xiàn)階段，我國(guó)建筑工程檔案管理的科學(xué)管理意識(shí)相對(duì)來(lái)說(shuō)比較差，很多管理科室都會(huì)將其重心一味的放置到經(jīng)濟(jì)層面，完全忽視了檔案管理工作開展的重要價(jià)值以及意義，檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程也會(huì)過(guò)于滯緩，建筑工程內(nèi)的施工檔案沒有被當(dāng)主要的工程管理的依據(jù)，導(dǎo)致其檔案無(wú)法將自身的平整以及參考的效用較好的發(fā)揮出來(lái)。只會(huì)敷衍性的處理各類施工記錄內(nèi)容，哪怕其將記錄的內(nèi)容進(jìn)行了歸檔的處理，也無(wú)法讓其利用價(jià)值較好的展現(xiàn)出來(lái)。

2.2 檔案資料混亂，缺乏完整性

檔案材料完整性低下的問(wèn)題會(huì)比較嚴(yán)重，大部分的工程項(xiàng)目在竣工之后，其檔案材料的數(shù)量都會(huì)比較少，甚至還會(huì)存在空白的狀態(tài)，或者只會(huì)保留一部分的主體檔案，沒有完整的工程項(xiàng)目配套方案。引發(fā)該問(wèn)題的主要原因就是工程項(xiàng)目不能在規(guī)定的時(shí)間竣工，建筑以及規(guī)劃施工方案的檔案不會(huì)以標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行各項(xiàng)操作，使得其檔案的檢索等缺乏一定的規(guī)范性，案卷的質(zhì)量也比較差，檢索工作的有效性低下，這就在無(wú)形之中提高了檔案管理工作開展的難度。還有一部分的建筑施工單位沒有注重積累日常使用的資料，使得其資料的真實(shí)性無(wú)法得到保障。在施工時(shí)期，已經(jīng)將一部分的材料投入到了其中，但是材料的質(zhì)量以及相關(guān)證明仍舊沒有及時(shí)的運(yùn)往現(xiàn)場(chǎng)，不管是檔案的整理，還是檔案的移交等過(guò)程，其流暢度都會(huì)比較差，極其容易產(chǎn)生工程質(zhì)量層面的漏洞性等的問(wèn)題，導(dǎo)致其歸檔的完整度以及修改程度不及時(shí)，編制以及標(biāo)志的統(tǒng)一性問(wèn)題也比較嚴(yán)重，竣工圖以及實(shí)際的工程項(xiàng)目契合度低下，讓竣工圖產(chǎn)生失實(shí)和誤差等的問(wèn)題。

2.3 管理模式落后，相關(guān)制度不健全

很多項(xiàng)目的管理科室都會(huì)忽視檔案管理工作的開展，使得技術(shù)資料等的編制毫無(wú)科學(xué)性可言，檔案管理的各項(xiàng)管理制度內(nèi)容也不夠完善，一些管理機(jī)構(gòu)所設(shè)立的檔案管理科室以及管理工作的到位性會(huì)比較差，還有一些機(jī)構(gòu)完全沒有設(shè)置專門化的檔案管理科室，工程檔案也會(huì)直接移交給其他業(yè)務(wù)部門進(jìn)行管理，或者采取個(gè)人兼管的形式，檔案材料管理的秩序性比較差。整體管理模式過(guò)于的混亂，管理的過(guò)程缺乏一定的嚴(yán)謹(jǐn)性，各項(xiàng)資料的記錄內(nèi)容也不夠完整，無(wú)法讓其發(fā)揮出真正的檔案管理效益。

3 檔案的科學(xué)化管理及實(shí)現(xiàn)路徑分析

3.1 提高檔案管理隊(duì)伍的管理水平

當(dāng)前，我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平發(fā)展速度較快，建筑行業(yè)所取得的成績(jī)也比較好，這就在無(wú)形之中影響到了建筑工程檔案管理工作的開展，使得這項(xiàng)工作的特征產(chǎn)生了變化，所以需要及時(shí)的提升其管理的水準(zhǔn)。應(yīng)當(dāng)就管理人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)技能的培訓(xùn)工作，盡可能的強(qiáng)化其培訓(xùn)的力度，同時(shí)提高工作人員自身的業(yè)務(wù)素養(yǎng)水平。借助現(xiàn)代化的機(jī)械設(shè)備以及管理工藝技術(shù)等，使得其所采用的管理方式更具科學(xué)化的特性，增強(qiáng)其自身的服務(wù)認(rèn)知意識(shí)。牢記檔案管理的重要意義，將精神力量轉(zhuǎn)化為現(xiàn)實(shí)的工作行動(dòng)。檔案管理人員還要更新觀念，認(rèn)真領(lǐng)會(huì)相關(guān)的法律、法規(guī)的內(nèi)容和相關(guān)規(guī)定，提高認(rèn)識(shí)，主動(dòng)關(guān)注建筑工程檔案的質(zhì)量，改善工作態(tài)度。要利用現(xiàn)代化的管理手段和先進(jìn)的管理工具，多層次、多角度地對(duì)建筑工程檔案的信息資源進(jìn)行開發(fā)，做好信息的收集、整理工作。推行文件檔案、磁介質(zhì)檔案、微縮檔案在工程檔案當(dāng)中的運(yùn)用。

3.2 完善檔案管理制度，打好建筑工程檔案管理基礎(chǔ)

建筑工程檔案的管理過(guò)程中，檔案?jìng)鬟f和變更頻繁，容易使檔案的完整性受到影響，檔案的管理工作難度加大。各部門需要對(duì)檔案的傳遞情況以及增減變動(dòng)情況及時(shí)做好記錄，實(shí)時(shí)、有效、完整地記錄檔案的傳遞情況、變更情況、修改情況和作廢情況等。依據(jù)記錄才能對(duì)檔案實(shí)行有效地跟蹤，防止檔案損毀、丟失或者失效，保證檔案的完整、有效，確保相關(guān)部門能夠獲得及時(shí)、有效的檔案資料或者信息。

3.3 利益牽引，做好檔案的管理工作

要嚴(yán)格審查竣工驗(yàn)收檔案資料的質(zhì)量，確保工程竣工驗(yàn)收檔案能夠發(fā)揮憑證作用。工程竣工驗(yàn)收的時(shí)候，管理科室的檔案管理人員應(yīng)當(dāng)與工程項(xiàng)目的管理人員一起，依照建筑工程檔案的歸檔范圍要求，全面審核、檢查工程建設(shè)當(dāng)中所形成的全部文件，及時(shí)解決所發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，查補(bǔ)缺漏，要保證竣工材料的真實(shí)、及時(shí)和完備，保證其符合歸檔范圍的要求。認(rèn)真貫徹執(zhí)行工程驗(yàn)收的有關(guān)條文，將檔案的驗(yàn)收和移交作為工程驗(yàn)收的重要環(huán)節(jié)，做到工程的竣工驗(yàn)收和檔案的驗(yàn)收同步。

4 結(jié)語(yǔ)

依據(jù)文章上述的內(nèi)容可以了解到，分析建筑工程檔案科學(xué)化管理實(shí)現(xiàn)的路徑十分的重要，通過(guò)開展科學(xué)化的建筑工程檔案管理工作，可以有效的提升項(xiàng)目的品質(zhì)。想要更好的實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)化管理，那么就需要強(qiáng)化企業(yè)的檔案科學(xué)化管理認(rèn)知意識(shí)，構(gòu)建更為完善的檔案科學(xué)化管理機(jī)制，補(bǔ)充其內(nèi)容，同時(shí)還需要加強(qiáng)數(shù)據(jù)信息的采集管理工作的嚴(yán)苛性，嚴(yán)苛的管控檔案的品質(zhì)，推行數(shù)字化的建設(shè)，提高檔案開發(fā)以及使用的價(jià)值，讓其工作方式更為科學(xué)化，保障檔案的管理質(zhì)量。