各級醫(yī)療機(jī)構(gòu)中醫(yī)療設(shè)備檔案的作用與管理

李建鋒

（鄭州市公共資源交易中心，河南鄭州 450007）

0 引言

目前我國的醫(yī)療衛(wèi)生管理越來越現(xiàn)代化，評價醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)水平高低的標(biāo)準(zhǔn)諸多，其中醫(yī)療衛(wèi)生機(jī)構(gòu)設(shè)備配置是否合理是一項重要指標(biāo)。醫(yī)療設(shè)備管理中醫(yī)療設(shè)備檔案的精準(zhǔn)規(guī)范有著重要的指導(dǎo)意義，各級醫(yī)院做好檔案工作才有可能發(fā)揮出檔案管理的真正作用。如何建立規(guī)范的設(shè)備檔案，運(yùn)用現(xiàn)有的基礎(chǔ)資料管理好設(shè)備檔案，如何讓設(shè)備使用效率最高，是各級醫(yī)院長期關(guān)注的話題，更是各級醫(yī)院走向精細(xì)化管理的必經(jīng)之路。

1 醫(yī)療設(shè)備檔案管理的必要性

為提高醫(yī)療技術(shù)水平，醫(yī)院逐步引進(jìn)大量高、精、尖的醫(yī)療設(shè)備，使醫(yī)療設(shè)備檔案內(nèi)容多、信息量大、涉及范圍廣。醫(yī)療設(shè)備檔案管理是系統(tǒng)管理醫(yī)療設(shè)備的基礎(chǔ)，醫(yī)療設(shè)備檔案的規(guī)范化管理和應(yīng)用至關(guān)重要，工作中要注重前期資料收集、中期資料保管和后期的評價分析利用。建立醫(yī)療設(shè)備檔案評價體系，可以為醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)精準(zhǔn)購置和有效更新提供更可靠的依據(jù)，也是設(shè)備保養(yǎng)、檢修的必備參照條件，即能保障醫(yī)院合法權(quán)益，又為醫(yī)院運(yùn)行提供必需的法律依據(jù)。

2 優(yōu)化醫(yī)療設(shè)備檔案管理的策略

2.1 注重觀念和意識的養(yǎng)成

長久以來，各級醫(yī)院對醫(yī)療設(shè)備檔案只注意保存而忽略分析利用，為了最大化發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備在醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)的作用，首先要樹立全體員工的法律意識，知曉檔案法的相關(guān)內(nèi)容，明確醫(yī)療設(shè)備檔案規(guī)范化管理為醫(yī)院發(fā)展帶來的有利推動。其次讓全員養(yǎng)成積極收集檔案的習(xí)慣，主動關(guān)注涉及檔案的每個工作細(xì)節(jié)，對檔案材料進(jìn)行積極收集，真實還原臨床使用情況和需求，認(rèn)真記錄存貯論證和驗收的各個細(xì)節(jié)，留存設(shè)備運(yùn)行和維護(hù)的各類原始數(shù)據(jù)，保障醫(yī)院的合理快速發(fā)展，為臨床提供更精準(zhǔn)的定向服務(wù)。最終應(yīng)該讓檔案管理意識作為醫(yī)院的一項培訓(xùn)文化，并主動進(jìn)行相關(guān)知識測試，設(shè)備生命周期內(nèi)定期向設(shè)備檔案管理部門提供必須的檔案數(shù)據(jù)，真正讓檔案變成動態(tài)化管理。

2.2 建立健全醫(yī)療設(shè)備檔案管理制度

促進(jìn)醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作，還需要建立健全醫(yī)院內(nèi)各項硬件設(shè)施，促進(jìn)醫(yī)療設(shè)備檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。在具體工作中，醫(yī)院需要從辦公設(shè)備入手，添加必須的檔案管理硬件，增加掃描儀、高拍儀、刻錄機(jī)、攝像機(jī)和掃碼槍等現(xiàn)代化辦公工具，充分體現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備檔案管理的優(yōu)勢，進(jìn)一步提升該項工作的效率。建立健全自動監(jiān)控系統(tǒng)設(shè)備和防火防盜特性設(shè)備，提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作的安全性。同時，促進(jìn)計算機(jī)管理技術(shù)的發(fā)展，主動引進(jìn)先進(jìn)的計算機(jī)軟硬件及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對設(shè)備檔案管理信息化系統(tǒng)進(jìn)一步完善，通過對大量信息資料的歸類和整理，實行信息的高速檢索和快速存儲，最大化發(fā)揮檔案資料管理的有效性，增強(qiáng)其應(yīng)用便捷性、準(zhǔn)確性，提高工作效率。這樣的工作過程，降低了人為干預(yù)因素，減少了工作量，降低了人力和物力的支出，工作效率得到全面提升，有利于促進(jìn)檔案資料作用效率的充分發(fā)揮，使資料信息的價值得以全面發(fā)揮，推動醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展。

2.3 設(shè)備檔案信息化管理

在醫(yī)療設(shè)備的檔案管理中，檔案的信息化建設(shè)是非常重要的環(huán)節(jié)，通過信息化系統(tǒng)可隨時備份設(shè)備文檔資料和影像資料，借助信息化手段編輯和處理資料，非常方便管理中對其的應(yīng)用，特別是方便各類人員對資料的借閱，方便日常使用和維保工作的指導(dǎo)，提高了智能化管理程度。信息化管理醫(yī)療設(shè)備檔案的手段，符合現(xiàn)代化管理信息共享的原則，方便檔案資源快捷準(zhǔn)確共享。當(dāng)前我國各級醫(yī)院對醫(yī)療設(shè)備檔案信息化管理的目標(biāo)不是非常明確，信息化檔案管理手段參差不齊，無法快速響應(yīng)臨床科室的檔案需求，只能由兼職檔案管理員從《設(shè)備檔案表》中查詢設(shè)備信息，或到檔案室查找原始紙質(zhì)資料。建立醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)實現(xiàn)檔案信息化管理就能很好地解決臨床需求，并大大提高工作效率。

醫(yī)療設(shè)備管理系統(tǒng)應(yīng)包含采購模塊、驗收模塊、檔案模塊、維修模塊、科室查詢模塊等。從設(shè)備資料較為齊全的驗收階段開始建檔，驗收人員將資料錄入系統(tǒng)，檔案兼職管理員可從驗收模塊中將部分?jǐn)?shù)據(jù)調(diào)至檔案模塊，歸檔后無法更改檔案信息，各臨床科室人員僅有查詢信息功能。使用高速掃描設(shè)備將關(guān)鍵的檔案資料，如采購申請與批復(fù)、技術(shù)參數(shù)、合同、驗收表、說明書、操作手冊等掃描至系統(tǒng)，形成電子檔案，供臨床科室下載應(yīng)用，實現(xiàn)檔案資源快速共享。科室可自行查看下載設(shè)備采購合同、招標(biāo)技術(shù)參數(shù)、說明書、操作手冊，對后期購置同類設(shè)備有重大參考意義。電子化管理檔案是目前發(fā)展的趨勢，是科學(xué)有效管理檔案的充分條件。

2.4 建立區(qū)域統(tǒng)一的醫(yī)療設(shè)備資源平臺

設(shè)備檔案信息化管理的前提下，建立區(qū)域統(tǒng)一醫(yī)療設(shè)備資源平臺成為可能，將區(qū)域醫(yī)療設(shè)備的利用率發(fā)揮到最大，節(jié)約醫(yī)院投資成本，實施資源共享。當(dāng)下各級醫(yī)院對醫(yī)療資源的競爭已進(jìn)入白熱化，醫(yī)院不斷提升醫(yī)療水平的同時，拼基礎(chǔ)設(shè)施、拼資源設(shè)備，大多數(shù)醫(yī)院在設(shè)備的配置中不惜成本，卻不能實地研究本地區(qū)患者的需求量，盲目上項目，醫(yī)院間重復(fù)購置造成惡性循環(huán)，結(jié)果使得設(shè)備資源閑置，對寶貴醫(yī)療資源的浪費(fèi)非常嚴(yán)重。如果區(qū)域衛(wèi)生行政部門牽頭，利用設(shè)備檔案信息化管理系統(tǒng)，對區(qū)域內(nèi)醫(yī)療設(shè)備配置進(jìn)行資源共享，可以最大程度上降低醫(yī)院運(yùn)行成本，減少資源不必要的浪費(fèi)。為了進(jìn)一步落實醫(yī)療設(shè)備資源共享的目標(biāo)，利用信息化技術(shù)建立區(qū)域信息平臺，抓取各級醫(yī)院的醫(yī)療設(shè)備檔案資料，實施統(tǒng)籌管理以滿足區(qū)域內(nèi)居民的醫(yī)療服務(wù)要求，促進(jìn)各個醫(yī)院間的平衡協(xié)調(diào)發(fā)展。區(qū)域衛(wèi)生行政部門實施掌握區(qū)域內(nèi)設(shè)備配置情況，實行共享、互利、節(jié)約的運(yùn)行模式，方便居民就醫(yī)并能查閱到附近醫(yī)院的設(shè)備配置情況，最大化為群眾提供就醫(yī)便利。醫(yī)療設(shè)備檔案共享服務(wù)，不僅能夠滿足臨床需要，而且滿足了患者對不同醫(yī)療服務(wù)的要求，帶來了積極的社會效益，同時也提高了醫(yī)學(xué)裝備部人員的責(zé)任心和管理檔次。

3 醫(yī)療設(shè)備檔案在醫(yī)院管理中的作用

各級醫(yī)院在制定本院的檔案資料時，應(yīng)該有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和操作流程，保證檔案資料整理的科學(xué)性和操作的規(guī)范性，最大程度上及時準(zhǔn)確地反饋本地醫(yī)療設(shè)備的檔案信息。在出現(xiàn)醫(yī)療設(shè)備相關(guān)問題時，檔案資料的作用尤為明顯，可以全面羅列醫(yī)療設(shè)備基礎(chǔ)信息，進(jìn)一步找到解決方案，并根據(jù)檔案中提供的維修保養(yǎng)指南制定規(guī)律性維保計劃，提高醫(yī)療設(shè)備為臨床服務(wù)的有效時間，延長醫(yī)療設(shè)備的服役時間，降低了醫(yī)院在醫(yī)療設(shè)備使用方面的成本。

處于信息化網(wǎng)絡(luò)高度發(fā)達(dá)的年代，設(shè)備檔案管理為醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理的服務(wù)更系統(tǒng)更便捷。在信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中對醫(yī)療設(shè)備檔案進(jìn)行全生命周期的維護(hù)，收集設(shè)備前期的論證、購置合同和驗收信息，收集設(shè)備中期的維修、周期保養(yǎng)和使用信息，收集設(shè)備末期的損壞、折舊報廢和處置信息，讓信息化為設(shè)備檔案管理帶來活力，讓設(shè)備檔案管理為臨床提供更全面的保障，讓醫(yī)療機(jī)構(gòu)為患者提供更高質(zhì)量的服務(wù)。

4 結(jié)語

現(xiàn)代化醫(yī)療設(shè)備檔案體系的建設(shè)，能夠為醫(yī)院的醫(yī)療技術(shù)持續(xù)提升提供動力，是醫(yī)院良性運(yùn)營發(fā)展的基礎(chǔ)。按照循序漸進(jìn)逐步提升管理檔次的原則，應(yīng)該進(jìn)一步研究醫(yī)療設(shè)備維修和檔案工作的內(nèi)在聯(lián)系，對維修數(shù)據(jù)認(rèn)真匯總、詳細(xì)剖析，借助醫(yī)療設(shè)備檔案資料讓醫(yī)療設(shè)備維修做到精準(zhǔn)服務(wù)、有據(jù)可依，保障醫(yī)療設(shè)備在臨床醫(yī)療工作中的安全使用。

各級醫(yī)療機(jī)構(gòu)醫(yī)療設(shè)備檔案建立的科學(xué)化和規(guī)范化，在醫(yī)療設(shè)備管理中發(fā)揮著非常關(guān)鍵的作用，對整個醫(yī)療機(jī)構(gòu)系統(tǒng)成本運(yùn)營有積極的指導(dǎo)作用。醫(yī)療設(shè)備檔案管理不能僅僅停留在紙面上，而需要醫(yī)療機(jī)構(gòu)中各個環(huán)節(jié)有機(jī)配合整體運(yùn)作，才能推動檔案工作質(zhì)量的提升。一切工作要從基層源頭抓起，所有涉及醫(yī)療設(shè)備檔案的人員要明確自己的責(zé)任，深刻意識到檔案管理的重要性，更要知曉檔案管理任務(wù)艱巨必須嚴(yán)格要求自己，工作過程中一定認(rèn)真負(fù)責(zé)細(xì)心整理，能夠站在醫(yī)院層面看問題，不斷提升管理能力，增強(qiáng)自身信息化等各方面的應(yīng)用技能，不斷提高個人素養(yǎng)。這樣通過每個環(huán)節(jié)對醫(yī)療設(shè)備檔案精細(xì)化管理，讓整個檔案管理流程更具有規(guī)范性和和科學(xué)性。