檢測機構儀器設備管理

伊冬云

（1.交通運輸部天津水運工程科學研究所，天津 300456；2.天津水運工程勘察設計院天津市水運工程測繪技術重點實驗室，天津 300456）

0 引言

儀器設備是衡量檢測機構檢測能力的重要內(nèi)容，也是檢測機構工作質(zhì)量的關鍵控制環(huán)節(jié)。設備性能的優(yōu)劣直接影響檢測數(shù)據(jù)的準確性，從而影響檢測數(shù)據(jù)的分析與判定結果，最終影響成果報告的質(zhì)量。儀器設備的科學管理是保證設備性能穩(wěn)定、可靠的關鍵。

1 管理職責劃分

檢測機構應設有資產(chǎn)管理部門，配置專職儀器設備管理人員，負責組織儀器設備購置、驗收、維護保管、盤點清查、調(diào)撥、處置環(huán)節(jié)的日常管理，建立儀器設備管理檔案，負責儀器設備的實物賬卡管理、清查登記、統(tǒng)計報告及日常監(jiān)督檢查工作，會同財務部門及儀器設備使用部門共同保證賬、卡、物相符；對設備管理信息系統(tǒng)進行管理維護，按照主管部門要求及時準確編制儀器設備管理信息系統(tǒng)的統(tǒng)計報告；掌握所有儀器設備的分布、使用情況及技術狀況，監(jiān)督使用部門發(fā)揮現(xiàn)有資產(chǎn)的使用效能。儀器設備的使用部門應設有兼職的儀器設備管理員，各部門儀器設備管理員的職責如下：

（1）協(xié)助管理部門做好本部門領用儀器設備的申請、驗收、清查、維護、登記、統(tǒng)計及日常監(jiān)督管理工作。

（2）按儀器設備性質(zhì)分類，建立儀器設備使用臺賬，保管本部門的儀器設備驗收記錄表、儀器設備卡片和有關的技術圖紙資料，嚴禁丟失。

（3）經(jīng)常檢查本部門儀器設備使用情況，定期與資產(chǎn)管理部門核對資產(chǎn)使用情況，共同保證臺賬、卡片、實物相符。

（4）負責本部門使用儀器設備的日常保養(yǎng)、維護、計量儀器檢定等工作，協(xié)助管理部門做好儀器設備盤點清查工作。

（5）負責本部門儀器設備的調(diào)配、轉讓、損失、報廢的申報工作。

（6）負責對調(diào)離人員保管的儀器設備回收并辦理調(diào)用手續(xù)工作。

財務部門主要職責是負責本檢測機構儀器設備的賬務核算管理工作，對資產(chǎn)動態(tài)和資金渠道進行財務監(jiān)管，提供儀器設備管理所涉及財務信息，會同管理部門共同保證儀器設備賬、卡、物相符。

2 實施計劃

設備管理實施計劃一般包括設備購置計劃、合格供應商評價計劃、使用操作培訓計劃、檢定/校準計劃、期間核查計劃、使用保養(yǎng)計劃、設備報廢計劃等。檢測機構每年應至少制定一次設備管理實施計劃，計劃中應明確實施時間、實施人以及實施方法，保證設備管理計劃的適用性和有效性。

3 購置與驗收

根據(jù)設備產(chǎn)地和價格，可以對設備類別進行分級。對于大型設備以及進口設備，在采購之前應進行選型論證，對設備供應商進行評價，對設備的性能、價格進行調(diào)查。設備供應商原則上不應少于3 個，選擇性價比最高的設備進行采購。對于計劃外的設備購置，設備管理員應和相關人員進行對接，全面了解設備采購的基本情況，填寫設備購置申請表，上報上級領導審批。

設備的驗收一般由儀器管理員和儀器使用人員共同完成，原則上設備的驗收應在收到設備的一周內(nèi)完成。驗收的內(nèi)容包括對照設備、配件、軟件及使用說明書等發(fā)貨清單，設備開機啟動及基本操作驗證等，并填寫設備驗收記錄。對于一些使用要求較高的設備，可以邀請設備廠商一起參與驗收，并對使用人員進行培訓。

4 臺賬、檔案管理

目前大部分檢測機構為規(guī)范和加強儀器設備管理，維護企業(yè)資產(chǎn)安全完整，用信息化手段提高儀器設備使用效益，一般編制儀器設備管理系統(tǒng)對儀器設備進行管理。設備完成驗收后，儀器管理員應及時將設備信息錄入系統(tǒng)，建立設備檔案，更新設備臺賬，并定期發(fā)布設備臺賬信息。

設備管理系統(tǒng)全面反映和及時監(jiān)督儀器設備的購置、使用、清理報廢等情況，對檢測機構的管理工作有著重大影響，具有手工管理無法比擬的優(yōu)點。設備管理系統(tǒng)要有一定的先進性，這樣有利于提高儀器設備的管理水平，節(jié)約成本和勞力。采購部門購入相應設備后，可憑供貨商出具的發(fā)票錄入管理系統(tǒng)，隨即打印相應的驗收單，進而可以產(chǎn)生相對應的固定資產(chǎn)標簽條碼，貼在新購置的設備上。

5 使用、維修和保養(yǎng)

儀器設備應該保存在固定庫房中，按照儀器類別整齊擺放，張貼唯一性標識及三色標識。庫房的溫度、濕度等環(huán)境條件及配套安全設施應符合設備存放的要求。

設備使用前應對設備性能進行核查。如果是野外作業(yè)，需要在固定場所之外使用儀器設備時，應填寫出入庫記錄以及使用記錄。設備歸還時，由使用人及設備管理員進行對接，對歸還設備進行驗收。

設備管理員應按計劃組織人員對儀器設備進行維護保養(yǎng)，填寫維護保養(yǎng)記錄。常規(guī)的保養(yǎng)方法包括清潔保養(yǎng)、除塵保養(yǎng)、通電保養(yǎng)、潤滑保養(yǎng)、防銹蝕保養(yǎng)等。精密儀器對環(huán)境有很高的要求。首先要有一個整潔的儀器室，若儀器或周圍環(huán)境積滿了灰塵，一旦灰塵進入儀器的光路系統(tǒng)，必然會影響到儀器的靈敏度。灰塵還常常造成零部件間的接觸不良或電氣絕緣性能變差，影響儀器正常使用。

若儀器設備使用中發(fā)生故障，應立即停止使用，上報設備管理員，填寫設備維修記錄表，并貼停用標識。設備管理員應初步排查問題產(chǎn)生原因，如果問題無法自己修復，應及時聯(lián)系廠家售后實施維修。儀器設備修復后，設備管理員應認真驗收，并在維修記錄上填寫驗收結果。若損壞部位影響其量值準確性，應將其重新檢定/校準，合格后貼標識方可投入使用。

6 量值溯源

計量檢定是驗證設備綜合性能，實現(xiàn)量值溯源最有效、最可靠的措施。量值溯源的方式一般包括檢定、校準、測試、比對等方式。其中，檢定是對設備綜合性能的全面檢驗，依據(jù)的是設備檢定規(guī)程，檢定證書給出是否合格的結論，是最為嚴格的溯源方法，適用于一些精密、復雜、集成式的設備；校準是針對設備量值精度的檢驗，依據(jù)的是設備校準規(guī)范，校準證書不給出是否合格的結論，但是會給出測值誤差或測量不確定度，是最為常用、相對可靠的檢驗方式；測試與比對一般是應用在沒有檢定規(guī)程或校準規(guī)范的設備，通過這兩種方式，可以判斷設備測值的精度及穩(wěn)定性，但效力不如檢定和校準。

設備管理員應根據(jù)設備的種類及使用情況，確定不同的儀器采用的溯源方式，按照檢定/校準計劃實施。設備管理員需要對提供計量服務的機構進行評價和對比，重點對計量機構的資質(zhì)能力及出具證書的規(guī)范性進行評價。設備送檢之前，設備管理員需要提前和計量機構溝通，將不同設備的校檢要求和參數(shù)告知計量機構，從而有針對性地實施校檢。

設備校檢完成后，計量機構會告知校檢結果，出具校檢證書或報告。設備管理員應對校檢結果進行確認，確認的依據(jù)一般是檢測工作開展所依據(jù)的規(guī)范、標準。如果確認結果滿足使用要求，貼綠色合格標簽，順延有效期。如果確認結果不滿足使用要求，根據(jù)實際情況采取降級使用或停用等措施，粘貼相應的黃色或紅色標識。

7 期間核查

期間核查的目的是驗證設備在一個校檢周期內(nèi)性能或數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性，從而保證檢測數(shù)據(jù)的可靠度。期間核查所適用的設備包括性能狀態(tài)不穩(wěn)定的設備，使用頻次較高的設備，經(jīng)常攜帶到非固定場所工作的設備，經(jīng)搬遷或重新安裝的設備，校檢周期一年以上的儀器設備等。

期間核查的方法主要有：①采用高精度等級的儀器設備或有證標準物質(zhì)進行核查；②采用同精度等級的儀器設備進行比對；③參加檢測機構間比對或能力驗證活動；④均勻性程度高、狀態(tài)穩(wěn)定性好的樣品在不同時期內(nèi)進行重復測量；⑤采用一致公認的不同檢測方法進行驗證；⑥通過對樣品不同特性檢測結果的相關性進行驗證等方式。

設備期間核查的結果同樣需要確認，依據(jù)規(guī)范、標準、設備性能等指標對設備核查結果進行判定。期間核查發(fā)現(xiàn)儀器設備或標準物質(zhì)有異常時應立即停止使用，并進行檢查。故障消除后再進行期間核查工作，必要時應進行重新檢定/校準，以確保儀器設備處于合格計量狀態(tài)。經(jīng)期間核查確認儀器設備或標準物質(zhì)不合格的，應立即停止使用，并粘貼“停用”標識，對涉及的檢測進行必要的追溯分析。

8 報廢處置

儀器設備由于正常使用而磨損，最后喪失其使用價值、或由于自然侵蝕、意外事故造成儀器設備無法修復的毀損、或由于其他原因需對儀器設備進行報廢，需辦理相關報廢手續(xù)。

由儀器設備使用部門提出報廢申請，列明儀器設備報廢原因及儀器設備的原值、凈值等，使用部門主管審批，鑒定小組、財務部門、院領導會簽后轉入儀器設備清理程序。在清理過程中，注意節(jié)約費用，實事求是對殘料進行作價。報廢資產(chǎn)處理完畢，對儀器設備及時登記，核銷賬簿記錄及儀器設備卡片，保持賬、卡、物一致。

9 結束語

本文對檢測機構儀器管理工作中的各個環(huán)節(jié)進行了歸納和總結，包括設備管理實施計劃、購置與驗收、臺賬管理、檔案管理、使用保養(yǎng)、維修與報廢、量值溯源、期間核查等。設備管理工作是檢測機構質(zhì)量控制的重要內(nèi)容，也是資質(zhì)申請與維護、質(zhì)量體系運行與維護的基礎條件，不僅需要設備管理員具備一定的專業(yè)知識與基本素養(yǎng)，更需要上級領導重視、相關人員配合，以及組織機構、基礎設備、信息化管理平臺的配置。數(shù)據(jù)和結果是檢測機構賴以生存的根本，儀器設備又是獲取數(shù)據(jù)的工具。只有通過高質(zhì)量的設備管理，實現(xiàn)設備性能的穩(wěn)定可靠，才能有效提升檢測機構的服務質(zhì)量、品牌形象及市場競爭力。