對加強事業單位人事檔案管理工作的幾點思考

【摘要】本文首先分析了事業單位人事檔案管理工作的重要性，接著提出了事業單位人事檔案管理工作存在的問題，包括對人事檔案規范化管理的認識不到位，人事檔案管理人員的綜合素養有待提升，缺乏專業知識扎實的管理人才等。最后提出了要結合工作實際，優化人事檔案管理機制，及時修正，提升人事檔案信息的準確性，還要不斷提升人事檔案管理人員的綜合素質等措施。

【關鍵詞】事業單位;人事檔案;管理

國民經濟的迅猛發展，社會各個方面的轉型升級也被提升日程。隨著信息化技術的推進，檔案管理工作顯得越來越重要。人事檔案是檔案管理的一部分，特別是事業單位，作為基礎性工作，管理人員務必要認識到當前人事檔案管理工作中存在的問題，采取有針對性的措施來提升人事檔案管理的科學性和規范性。

一、事業單位人事檔案管理工作的重要性

事業單位人事檔案管理工作比較復雜，提升其規范性能夠充分發揮出檔案在人事管理中的作用。畢竟事業單位需要合理調配人員才能朝著科學合理的方向發展，人事檔案管理戰略同樣需要結合組織的整體發展規劃，以組織的長遠規劃為目標和方向，找出人事檔案管理中存在的問題，有居安思危意識，精準分析每個干部職工的工作經歷，做到每個人都安排到合適的崗位上。此外，人事檔案管理還能夠為科學決策提供參考依據。事業單位的人員考核跟職工利益有直接的關系，職工的工作狀況、成效等都會被記錄在認識檔案中，通過調閱人事檔案來客觀評價職工的工作狀況，提升決策的科學有效性。

二、事業單位人事檔案管理工作存在的問題

雖然人事檔案在事業單位管理中重要性非常突出，但是還是存在一些問題，這些問題的存在對人事檔案管理的質量產生了制約，也影響了事業單位的發展，具體如下：首先，對人事檔案規范化管理的認識不到位，檔案管理制度有待更新和完善。部分管理者并沒有認識到人事檔案管理的地位，認為人事檔案管理就是行政管理的一部分。沒有結合單位實際制定人事檔案管理制度，導致人事檔案管理具有很大的隨意性。如果領導不重視，那么這項工作的開展就會受到影響，甚至存在人事檔案失真問題。其次，人事檔案管理人員的綜合素養有待提升，缺乏專業知識扎實的管理人才。由于機構崗位設置問題，部分事業單位沒有過分關注人事檔案管理崗位的人員，甚至把檔案管理部門作為“養老部門”看待，把一些業務能力不是特別強的人員派遣到這個工作崗位上，這些人員本著“得過且過”的態度對待這項工作，缺乏相應的保密意識與管理手段，導致人事檔案管理的整體質量不高。

三、加強事業單位人事檔案管理工作的策略

（一）結合工作實際，優化人事檔案管理機制

要實現人事檔案管理的科學化與規范化，就需要健全的人事檔案管理機制作為基礎，通過劃分具體的崗位職責，規范崗位工作內容，完善組織協調等手段來提升管理成效。一方面，要把人事檔案管理制度公布出來，確保各項制度能夠真正的落實到位，明確人事檔案管理工作人員，分管領導要對這項工作的開展狀況進行監督管理。另一方面，要定期召開人事檔案規范化管理座談會，通過商議制定管理制度、管理人員職責來健全規范化人事檔案管理機制，確保這項工作的順利開展。此外，還要做好人事檔案管理的宣傳工作，確保其他部門能夠配合人事檔案管理部門的工作，盡可能的提升人事檔案管理效率。

（二）及時修正，提升人事檔案信息的準確性

隨著人事制度的改革，事業單位也開始逐步引進市場競爭機制，人事流動也變得比較頻繁。作為人事檔案管理人員要時刻關注單位內部的人員信息變動，有效掌握人力資源的具體狀況，當出現人員調動或者人員職務調整要迅速更新人事檔案信息，確保人事檔案的準確性。要認真審核當前事業單位的人事檔案的歷史遺留問題，特別是“人檔分離”等情況，進行整理和分類，通過聯系當事人把檔案信息該移交的移交，該收藏的收藏，妥善處理好人事檔案的歸處。對于那些利用價值不大或者幾乎沒有利用價值的檔案，可以全部登記造冊，經領導同意之后集中注銷，提升人事檔案信息管理的時效性。

（三）提升人事檔案管理人員的綜合素質

人員要素是開展一切工作的基礎，管理人員的綜合素質會影響人事檔案管理工作成效。在人事檔案管理工作受到越來越多的人關注的情況下，提升工作人員的綜合素質就顯得尤為重要。對于事業單位來說，可以招聘一些專業的人事檔案管理人才，在招聘的時候本著“公開、公正與公平的原則”，選擇跟事業單位發展計劃和人事檔案管理崗位相謀和的人員，盡量考慮多方面的因素，結合崗位需求發布相應的招聘信息，找到與崗位需求相匹配的人員。此外，還要對現有的人事檔案管理人員進行培訓，在培訓的時候特別需要強調的是綜合素質以及專業技能。事業單位可以邀請專家從職業道德、行為規范以及崗位職責等方面為認識檔案管理人員進行培訓教育，提升其專業技能以及職業素質。在開展培訓的時候，可以從工作性質以及具體的難易度出發，準確把握人事檔案管理崗位的工作要求，制定培訓標準和目標，建立培訓考核機制，把培訓工作跟員工的晉升以及提高福利待遇結合，及時反饋考核的結果，能夠讓員工及時了解自身存在的不足之處，提升培訓的針對性。

四、結論

綜上所述，人事檔案管理在事業單位發展中的重要性不言而喻。在現階段，要結合工作實際，優化人事檔案管理機制，及時修正，提升人事檔案信息的準確性，還要不斷提升人事檔案管理人員的綜合素質，從而為事業單位的可持續發展打下堅實的基礎。

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作者簡介：

張子義（1977-），男，山東青島人，碩士，講師，青島大學，研究方向：管理科學。