數字檔案資源建設研究

王愛華

摘 要：隨著現階段信息技術的高速發展，互聯網的傳播下數字檔案資源的建設已經改變了原始記錄的方式，現代化的技術被運用到了高校檔案資源管理之中。數字檔案建設是高校檔案建設中的重要一個任務。數字檔案的建設可以為高校的教學以及科研工作提供有效的數據資料，有助于高校日常教學活動的開展。目前高校的數字檔案建設雖然取得了一定的成效，但也存在了很多問題和困境，制約了高校數字檔案發展和建設的進程。因此本文針對高校數字檔案建設中存在的問題，提出解決問題的建議。

關鍵詞：數字檔案 資源建設 研究

中圖分類號：G27文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2020）02-00-01

一、數字檔案資源建設的意義

學校的教育工作中最重要的一個環節就是教學和科研，這兩個工作環節正常有序開展離不開檔案管理工作的落實。高校管理工作中會提供豐富的資源，目前社會科學的發展日新月異，高校將這些科學技術運用到檔案資料管理中，可以不斷的完善資源的獲取方式，促使資源多元化的發展。同時也可以強化數字檔案的建設，老師和同學可以通過相關的數字檔案管理資料，就可以獲得相應的知識，享受學校的網絡資源服務，搜索需要的專業化理論，滿足高校教師和學生對文獻資料以及相關數據資料的獲取。[1]

二、數字檔案資源建設的主要內容

1.館藏檔案的數字化成果

館藏檔案的數字化成果主要是對于相關資料的接收進行數字化的整理，通過二次的加工發現文獻中重要的數字資源。檔案館中的數字資源建設主要是對于檔案館所保存的大量歸檔資料進行電子文件的整理，是為了幫助館藏資源的有效保存而提供的數字化處理方式。

2.歸檔部門提交的電子文檔

高校各個高校的電子文檔既包括電子文件、圖片式的光盤和相關的數據資料。由于高校自身的建校以來歷史悠久，檔案資料也是較為豐富的，而每一個檔案資料都具有一定的原始性，當歸檔之后就不能進行資料的更改，需要及時的進行數據化的處理。現階段材料數據包括信息處理和數據信息的處理。

3.檔案館專門的數據庫

高校檔案館形成了專門的數據庫，需要定期的對數據庫進行更新和維護，這些數據庫中包含著建校以來的教學學籍管理以及多項科研項目和科研處理文件及學校建設和學校基建工程的完善的管理。高校的學生每一屆都有上千人，甚至上萬人，科研項目更是數不勝數。因此在高校資源檔案管理中，檔案館所存在的數據資源存在著大量的管理文件和相關的文檔資料都是具有保管意義和價值的。

三、數字檔案資源建設中存在的主要問題

1.數字化制約因素多

目前我國高校數字檔案管理建設中最主要的問題就是數字化制約的因素較多，在高校資源檔案管理建設過程中，數字加工是高校檔案資源管理的重要內容，由于受到各種因素的制約，導致數字檔案管理過程中的工作效率低下，影響了正常工作的開展。由于高校的數字檔案管理人員較少、資金運作較為有限、缺乏配套的技術支持，就會導致高校檔案管理過程中數字化加工工作相對來說較為滯后。

2.檔案管理人員綜合素質有待提高

目前國家科學技術的不斷發展，數字檔案管理工作的開展也在日新月異。互聯網的發展下，數字檔案管理工作的開展與落實需要聯系當今的信息技術，來適應時代的發展。但是從目前高校的數字檔案管理工作開展以來，檔案管理工作雖然管理技術在不斷的更新，但是卻沒有跟得上時代的步伐，更新的管理技術沒有與時俱進。高校長期的歸檔制度下，很多檔案管理人員在檔案管理時，管理工作的開展是以被動的思想來進行的，缺乏對于檔案資料的主動管理，也缺乏對紙質資料進行長期保存的理念，這就使得檔案資源的管理不到位。

四、關于高校數字檔案資源建設的建議

1.科學的規劃數字檔案資源的建設

對于高校來說，首先需要科學的對于自己的館藏檔案資料的特點進行分析。高校目前存在的檔案資源，包括教學類的科研資料、教育學科方面的相關資料、以及建校以來學校重大的活動和事件中所保留的相關錄像、資料圖片等等。因此高校的數字檔案工作的開展，需要首先對于資源進行有效的整合，要結合相關資源的數字化建設信息進行及時的整理，有針對性的開展必要的數字化管理工作。數字檔案資源管理過程中，不僅僅需要爭取專項性的資金考核，同時還要建立起專門都有勤工助學崗位，讓教師帶領學生參與到相應的工作中，不斷的提高自身的工作效率。[2]

2.優化電子檔案的接受途徑

高校需要不斷的完善數字檔案的系統建設，不斷強化各個學院之間系統建設的關聯性.電子檔案建設的過程中，為了確保資源的有效流通，要強化各個部門各個學院師生之間的關聯性。在數字檔案管理時要加強各個部門之間的協同性強，化數字檔案管理工作的建設，尤其是在電子檔案管理資源的收集過程中，為了防止資源的流失，要注重對于軟件的定期升級。對于電子檔案信息和系統軟件要不斷的更新，結合時代的發展創新硬件和軟件的設施。另外高校要建立全面有效的電子檔案管理體系，有助于檔案管理工作的開展，為檔案管理工作提供堅實的軟件系統，有助于檔案工作人員還需要對于電子文件進行及時的追蹤，有效的接收。

3.加強各個部門各個學院之間的協同合作

高校的數字檔案建設和管理并不僅僅只是高校檔案資源管理工作人員的職責和任務，同時也是高校各個學院、各個部門相關人員的工作和任務，需要各相關部門的人員相應的配合。在數字檔案管理過程中，要不斷的強化對各部門和人員之間協同合作的意識。工作中對于新建的電子檔案資料要及時的傳遞給檔案系統，讓各部門充分發揮自己的信息源，不斷的強化各個部門之間的協同意識。

4.強化管理隊伍的建設

高校的管理工作開展以來，要不斷的加強對人才引進模式的建設，拓寬建設隊伍和建設發展的途徑，要不斷的提高建設水平。為了推進檔案管理工作的建設效率和檔案管理工作的落實，需要對于管理工作人員進行定期的培訓，同時要加強和各高校管理人員之間的交流與合作，了解當下先進的管理理念和數字檔案管理技術，并且定期的開展相關的教育講座，不斷的提高管理工作人員的專業化水準和水平，提升管理能力和責任感，才能夠強化數字化等管理資源的質量。

結語

高校數字檔案管理建設可以有效的針對高校的建校以來的資源進行整理，擴大資源整合的范疇。數字檔案資源管理和建設過程中需要及時的收藏相關的信息，確保自己的信息價值不斷的擴展。高校數字檔案館建設中為了提高公眾的滿意度，需要不斷的完善檔案管理建設中的紕漏之處，檔案管理建設對于公眾最直接意義就是可以有效的對資源進行獲取，可以獲取充足和高質量的資源，將檔案資料充分的聚集有效的傳承和開發資源，推動高校工作的發展。

參考文獻

[1]軒紅.數字檔案資源建設研究[J].檔案管理，2016.

[2]張玉慧.檔案信息資源建設研究[J].中國新技術新產品，2012.