完善社區服務中心檔案管理的措施

朱煥磊

摘 要：街道衛生服務中心是社區公共衛生服務的基層組織，服務于社區群眾。社區服務中心在開展醫療診治、健康教育等活動時會出現大量數據，只有記錄好數據信息，才能為社區群眾提供更好的服務。但在檔案管理工作中，由于信息化管理開展緩慢，造成檔案管理工作效率較低。本文通過對社區服務中心檔案管理中存在的問題進行研究，進一步提出相關的解決策略。

關鍵詞：社區服務中心 檔案管理 措施

中圖分類號：G271文獻標識碼：A文章編號：1003-9082（2020）02-00-01

社區服務中心為社區群眾提供更多的社會服務，能幫助社區群眾解決生活中的問題。社區服務中心的檔案記錄的是社區群眾的基本信息，只有保存好檔案數據，才能為社區群眾提供更好的服務，為社區群眾提供一個良好的社區生活環境。

一、社區服務中心檔案管理重要價值

社區服務中心的工作具有長期性的特點，工作目的是為幫助社區群眾解決人際交往問題，同時也能緩解人與社會之間的矛盾。社區服務中心的工作范圍較大，包括社區群眾的日常生活。由此，社區服務中心檔案的內容也隨之擴增。社區服務中心檔案的記錄內容較為復雜，且分類較為詳細。在開展社區活動之前，可以通過社區檔案查詢信息，了解社區群眾的真實情況，在一定程度上能夠保證社區組織的活動順利開展。還能將活動中的數據信息記錄，由工作人員進行歸檔整理保存，為下次社區活動的開展提供參考意見。社區服務中心檔案管理工作目的是為社區交流活動提供保障，更好的服務社區群眾。只有保證社區中心檔案管理工作的有效性，才能為社區群眾營造良好的社區環境。

二、社區服務中心檔案管理現狀分析

1.檔案管理人員的職業素質較低

社區服務中心檔案管理工作人員由于職業素質較低，無法意識到檔案管理的重要性。從而導致檔案管理工作效率較低。大多數社區管理人員的工作內容對社區活動的信息進行記錄、整理、登記、裝訂，由于檔案管理人員缺少主動性，不會主動收集相關活動的其他資料。在數據記錄的過程中缺少規范性，書寫方式不正確，內容記錄不完整現象時有發生。正是由于答案管理人員的職業素質較低，因此導致社區服務中心檔案管理工作的效率較低。

2.檔案管理的基礎條件缺少

社區服務中心對檔案管理工作缺少重視，因此資金投入較少，檔案管理工作缺少基礎設施，比如檔案架老舊出現搖晃情況，卡片柜數量不足，導致一些重要數據無法擺放，檔案管理辦公室的其他辦公用品較少。正是由于社區服務中心的資金短缺，從而造成檔案信息化管理無法有效落實。因此，導致社區服務中心的檔案管理工作效率低下，再加上缺少相關的管理制度，導致工作人員在檔案管理方面缺少責任感，無法對記錄的數據進行分類整理，從而導致管理出現錯亂情況。

三、完善社區服務中心檔案管理的有效措施

1.宣傳工作的加強

加強社區服務中心管理人員的職業素養，通過進一步加強宣傳工作，提高檔案管理人員的管理意識，將檔案管理的重要知識傳遞給工作人員，才能不斷提高檔案管理人員的綜合素質。管理者也應意識到檔案管理的重要性，才能采用更為科學的辦法對社區服務中心的檔案進行管理。只有保證檔案管理工作的有效性，才能確保檔案資料的完整性以及連續性，避免出現檔案數據錯亂損壞的現象。由此來看，在社區服務中心內部進行檔案管理宣傳工作，在一定程度上能有效提高管理人員的綜合素質，又能確保檔案管理的完整性。社區服務中心在制定宣傳方案時，可以按照相關的規定是工作人員進一步了解有關檔案的法律法規。通過調動工作人員的積極性，鼓勵工作人員積極參與宣傳活動，才能有效培養社區服務中心工作人員的檔案管理新觀念，從而確保檔案管理工作順利進行。為進一步培養社區服務中心管理人員的職業能力，開展定期培訓，同時規范檔案管理人員的行為，尤其是在檔案書寫以及整理方面，要制定規則，從而保證檔案數據的完整性，以免發生混亂，由此才能為下一次社區活動提供正確的參考意見。

2.社區服務中心檔案管理基礎設施的加強

社區服務中心管理者要重視檔案管理工作，通過投入資金，完善檔案管理部門的基礎設施，比如對檔案儲存庫房進行處理，確保庫房環境衛生，及時通風，選用防高溫，防盜，防火等設備進一步保證庫房安全。同時也要添加日常辦公用品。比如，掃描儀、計算機確保檔案檢閱工作順利進行，且基礎設施的進一步完善，還能有效提高檔案管理工作效率。為進一步規范檔案管理工作，制定并完善管理制度，根據社區服務中心的實際檔案情況，制定相關規定。為避免檔案出現銷毀或者丟失現象，要準確執行社區服務中心制定的規章制度，確保檔案查閱、借閱等行為真實。為提高檔案人員的工作責任感可以制定相關的考核制度，將責任落實到人。由此才能進一步保證檔案資料的完整性。

3.信息化檔案管理方式

信息技術的應用范圍逐漸擴大，社區服務中心的傳統檔案管理方式已經無法滿足現代社區群眾的基本需要，為進一步提高社區服務中心的服務水平將信息技術與檔案管理相結合，開展電子化信息管理。簡化檔案工作人員的工作流程，降低工作人員的壓力，同時確保數據信息記錄的準確性，還能進一步提高管理工作效率。將紙質檔案轉化為電子版，而電子版檔案又可以分為多種，比如光盤或者硬盤的方式進行儲存，既能縮小儲存空間，又為后期工作人員的管理提供便利。電子化檔案管理需要管理人員具備信息技術操作能力，因此，社區服務中心應定期開展培訓確保管理人員，能夠利用電子化檔案管理方式。由此才能進一步提高檔案管理工作效率。為確保信息化檔案管理順利開展社區服務中心還應重視網絡安全，避免出現檔案被竊取現象。

結語

綜上所述，檔案管理工作對社區服務中心的發展十分重要，檔案數據可以對為社區服務中心開展的活動提供參考。雖然社區服務中心的檔案管理工作人員素質較低，基礎設施的建設不完善。但社區服務中心可以通過加強宣傳工作，進一步培養工作人員的綜合素養，加大資金投入，完善社區服務中心管理基礎設施。利用信息技術開展電子檔案管理，進一步提高檔案管理工作效率，確保檔案數據的完整性。

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