OA背景下高校檔案集成管理研究

高玲俐

摘要：隨著計算機技術(shù)、通信技術(shù)、系統(tǒng)科學越來越多地應用于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理領域，目前國內(nèi)高校各業(yè)務部門普遍使用OA管理系統(tǒng)。文章通過分析目前我國高校檔案信息資源管理系統(tǒng)與業(yè)務部門OA系統(tǒng)中存在的問題，探討高校各業(yè)務部門檔案如何通過集成管理，發(fā)揮監(jiān)督和促進高校發(fā)展的作用。

關鍵詞：OA；業(yè)務系統(tǒng)；高校；檔案管理

高校作為我國思想文化建設和人才培養(yǎng)的重要基地，在發(fā)展過程中各業(yè)務部門形成了一系列原始數(shù)據(jù)，產(chǎn)生了教學科研、學生管理、黨政工作以及校園文化建設等方面的檔案資料，這些資料記錄和存儲了高校教育發(fā)展的過程，如同檢驗高校管理、教學和科研水平的一面鏡子，展示了一所高校最真實、最原始的樣貌。

隨著高校信息化建設工作的深入推進，各業(yè)務部門均普及了不同的OA管理和業(yè)務信息系統(tǒng)，高校檔案信息化管理系統(tǒng)建設也成為高校信息化進程中的關鍵。然而，筆者調(diào)研發(fā)現(xiàn)，許多高校檔案管理系統(tǒng)和其他業(yè)務管理系統(tǒng)之間相互獨立，無法實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)及時收集歸檔，極大制約了檔案管理工作的效率和水平提升。如何實現(xiàn)檔案信息系統(tǒng)與業(yè)務管理系統(tǒng)的有效融合對接，是推動高校檔案集成管理改革、實現(xiàn)檔案信息資源開放共享的重要研究課題[1]。

一、我國高校檔案集成管理現(xiàn)狀及問題

檔案集成管理是一項系統(tǒng)管理，其突破了檔案常規(guī)管理模式，按照一定的集成模式協(xié)調(diào)一致，使之達到優(yōu)勢互補、聚合放大、功能倍增的效果。近年來隨著信息技術(shù)飛速發(fā)展，高校業(yè)務部門檔案的生成和管理方式發(fā)生了較大變化，更多檔案以電子文件的形式產(chǎn)生并保存在各業(yè)務部門OA系統(tǒng)中。而絕大多數(shù)業(yè)務部門的OA系統(tǒng)和檔案資源管理系統(tǒng)都未集成和融合，產(chǎn)生的檔案信息及電子文件需要采用后續(xù)對接手段提交至檔案管理系統(tǒng)，耗時耗力，還容易造成檔案丟失或重復歸檔等[2]。

當前我國高校檔案集成管理面臨的問題主要包括：

1.高校教學、科研和相關業(yè)務部門數(shù)量多，檔案管理部門歸檔指導能力有限

高校內(nèi)教學、科研等業(yè)務部門采用的OA管理系統(tǒng)差別很大。一般而言，高校開展業(yè)務系統(tǒng)電子文件歸檔的組織機構(gòu)及業(yè)務部門數(shù)量都在幾十個及以上。進行檔案業(yè)務指導是做好檔案歸檔的前提和基礎，然而目前高校檔案管理人才隊伍以及檔案經(jīng)費保障嚴重匱乏，如何分類做好業(yè)務指導對高校檔案管理部門來說是一項非常大的挑戰(zhàn)[3]。作為檔案管理部門，要綜合分析各個業(yè)務部門對檔案的需求及檔案管理系統(tǒng)中檔案信息資源的歸檔標準、格式等，對需要歸檔的各部門進行業(yè)務上的指導和監(jiān)督。

2.業(yè)務部門歸檔意識淡薄，多態(tài)文檔并存導致業(yè)務系統(tǒng)歸檔難度提升

首先，檔案數(shù)據(jù)共享意識不足導致業(yè)務部門缺乏歸檔動力。很多高校院系或業(yè)務部門領導對檔案工作重視不夠，看不到檔案信息資源的重要性，甚至認為檔案管理部門無足輕重、可有可無。其次，目前很多業(yè)務部門沒有專職的檔案管理人員，檔案管理工作基本都是教務或辦公室工作人員兼職承擔，缺乏檔案歸檔意識和歸檔認知。筆者調(diào)研發(fā)現(xiàn)，多數(shù)業(yè)務人員想當然地認為，“檔案歸檔”簡單地等同于一般意義上的業(yè)務工作數(shù)據(jù)備份[4]。

3.檔案數(shù)據(jù)形態(tài)多樣，結(jié)構(gòu)差異較大

高校檔案信息資源中，由于檔案來源不同、業(yè)務部門工作性質(zhì)不同，數(shù)據(jù)形態(tài)與結(jié)構(gòu)各異。如黨政外事、教學科研、財務學籍等工作過程中形成的檔案分布在不同業(yè)務部門的OA系統(tǒng)內(nèi)，而各系統(tǒng)管理平臺開發(fā)時間、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、標準、接口及處理應用程序不統(tǒng)一，形態(tài)多樣，數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)差異較大，導致檔案信息資源由單一的紙質(zhì)檔案向多源異構(gòu)化的多媒體、圖像、音頻、網(wǎng)頁、社交媒體及文本等方向發(fā)展[5]，進一步增加了檔案信息資源集成管理的難度。

二、業(yè)務系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)歸檔集成對策

1.因地制宜，主動靈活做好高校檔案業(yè)務歸檔指導工作

高校檔案管理部門應遵循提前、靈活、主動的原則，承擔起高校檔案信息資源集成化管理工作，對高校相關的業(yè)務部門檔案歸檔集成進行技術(shù)指導。

首先，采用歸檔培訓與制發(fā)指導材料相結(jié)合的方式。如針對高校學位檔案信息資源歸檔指導，因為不同層次學位材料的歸檔范圍相對統(tǒng)一、規(guī)范，所以可根據(jù)高校相關制度和原則，編制學位材料歸檔指南，包括歸檔范圍、紙質(zhì)檔案的整理要求、紙質(zhì)檔案和系統(tǒng)錄入時相對應的解釋等內(nèi)容，并配以圖片。其次，在各個院系或業(yè)務部門網(wǎng)頁上宣傳檔案信息化標準和原則，在此基礎上定期舉辦檔案業(yè)務培訓，結(jié)合紙質(zhì)材料、歸檔指南邊講解邊示范。第三，結(jié)合現(xiàn)代化技術(shù)進行業(yè)務指導。如利用錄制指導視頻、直播、遠程網(wǎng)絡視頻會議等方式對各個業(yè)務部門提出的檔案問題答疑解惑，進一步推動業(yè)務部門歸檔人員的經(jīng)驗交流，以加快檔案信息資源的歸檔進度，提高集成化管理水平。

2.采用統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)框架和標識，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交換接口

要實現(xiàn)高校業(yè)務部門多源異構(gòu)檔案信息資源的互聯(lián)互通，首先要完成異構(gòu)數(shù)據(jù)的有效融合。目前，比較成熟的異構(gòu)數(shù)據(jù)融合技術(shù)有決策級數(shù)據(jù)融合技術(shù)、特征級數(shù)據(jù)融合技術(shù)和元數(shù)據(jù)級融合技術(shù)三種[6]。因此在進行多源異構(gòu)檔案數(shù)據(jù)的融合操作之前，首先要制定框架和范圍統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)著錄標準，即數(shù)據(jù)字典，對現(xiàn)有各業(yè)務部門OA系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)資源進行標注和集成，并作為核心資源展開示范應用[7]。其次，利用《漢語主題詞表》、本體、元數(shù)據(jù)等知識組織系統(tǒng)，按照語義關系進行映射，以降低各OA系統(tǒng)檔案數(shù)據(jù)的異構(gòu)性。

3.建立業(yè)務系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)交換中間庫，實現(xiàn)歸檔信息融合共享

首先，建立業(yè)務部門OA系統(tǒng)和檔案資源管理系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)交換中間庫，其工作流程和原理為：①將各業(yè)務系統(tǒng)所形成的需要歸檔的業(yè)務數(shù)據(jù)或者文件定時傳遞到中間數(shù)據(jù)庫。②檔案管理系統(tǒng)定時對中間數(shù)據(jù)庫進行掃描檢測。③各業(yè)務系統(tǒng)向檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)歸檔實現(xiàn)后，重新更新交換中間數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)狀態(tài)。其次，針對不同來源的檔案資源原始數(shù)據(jù)，應該設定不同的歸檔和提交流程，確保各OA系統(tǒng)歸檔數(shù)據(jù)的準確性和完整性[8]。如各業(yè)務部門在提交文件歸檔申請時，須同時提供一致的紙質(zhì)版和電子版，系統(tǒng)通過事先設定好的要求和規(guī)范對數(shù)據(jù)的格式和規(guī)格進行掃描，審核通過后加蓋合格標志。

隨著信息融合技術(shù)的發(fā)展，目前我國高校檔案管理工作中存在的集成困難將逐步得到有效處理。積極探索高校業(yè)務系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的優(yōu)化整合方案，是促進檔案科學集成、有效歸檔與管理的重要舉措，能夠進一步發(fā)揮檔案監(jiān)督和促進高校發(fā)展的作用，有利于利用信息化手段實現(xiàn)檔案智能化管理，為高校檔案管理改革帶來更為廣闊的研究視野和實踐啟迪，對推動我國高校檔案管理規(guī)范化、科學化意義深遠[9]。

注釋與參考文獻

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