事業單位檔案管理規范化的分析

王丹丹

摘 要：事業單位檔案管理過程中必須要做到規范化、科學化，事業單位必須要從自身實際情況出發，強化檔案管理力度，確保檔案管理工作實效，這是事業單位檔案管理工作者的重要任務。本文以事業單位檔案管理為內容，對其管理規范化、科學化進行具體分析。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；規范化

事業單位檔案管理工作是單位內部管理的重要內容，管理者必須要明確檔案管理重要性，落實每一步管理工作的責任，出現問題立即可以找到源頭，從根本上確保事業單位檔案管理效率和質量，進而為國家各項事業建設發展提供有力支持。

1 事業單位檔案規范化管理的內容

結合現階段事業單位實際情況與責任義務，對檔案管理規范化管理內容進行具體分析：

1.1 檔案收集階段

檔案收集作為整個檔案管理的開始，因此其在整個檔案管理工作中發揮著極為重要的作用，檔案搜集是否全面、是否真實，會直接影響接下來各環節的工作情況。在進行檔案資料搜集的時候，要確保檔案搜集數量充足與內容真實，另外還要保障檔案整理、檔案編目、檔案鑒定等不出現差錯，如此才能夠真正確保檔案搜集工作實效與質量。基于此，強化各部門以及工作人員之間的交流溝通是非常必要的，檔案收集工作必須要嚴格按照工作流程進行，從而完成收集，完成收集之后專門工作人員要整理入卷，并進行檔案保存和移交。

1.2 檔案整理階段

在檔案收集結束之后，下一個環節就是對檔案的歸類整理，它的整理主要通過分類、組合以及編制等操作使檔案內容更為條理化和清晰化，這一階段的工作開展是否達標直接影響著后續的查閱，一旦沒有對檔案進行合理的組合整理，檔案就會變得混亂無序，難以清晰地展示出檔案的內容，也就使其利用率下降，事業單位在對檔案進行整理時，要先對上一階段也就是收集的工作質量進行檢驗和確認，確保合格后方可進行系統地整理和編目。

1.3 檔案鑒定階段

對于檔案的鑒定主要是從檔案的固有價值出發，按照檔案的價值大小來確定檔案的最佳保管期限，對于保存價值很低的或者是保管期限到期的檔案要及時進行銷毀，這與事業單位的檔案眾多有關。檔案自身所具有的保存價值是由檔案對事業單位是否具有積極作用而決定的，也包括是否具有足夠的利用價值。

1.4 檔案保管階段

檔案的規范管理與其保管質量有密切關系，一旦在保管措施上出現失誤就會導致檔案的利用率下降。保管人員對檔案的高效化保管，可以使檔案的價值延長，利用率提高，反之，一旦保管措施不當就會導致檔案出現泄露、丟失，給事業單位的發展帶來一系列影響。此外，檔案的保管和管理的各個環節之間的緊密相連的關系，在進行檔案保管時，需要保管人員和管理人員做好交流配合工作，確保保管工作的有序化開展。

2 事業單位檔案管理規范化策略研究

相關人員要對事業單位檔案管理加強重視，對事業單位檔案管理中所存在的問題進行深入的研究，并采取適當的措施進行解決，進而有效的提高檔案的利用率。

2.1 強調責任

檔案管理工作對于工作效率十分看重。檔案管理規范化指的是在明確的管理流程和管理標準的基礎之上，開展相關的檔案資料管理工作。因此，想要有效的提升檔案管理工作的效率，首先需要明確工作的責任主體，相關的管理人員要具有全心投入工作的自覺性。事業單位其他部門和檔案管理部門工作性質具有一定的差異，檔案管理所體現的作用不在表面，并且不是短時間就能夠看到的，因此，這項工作沒有實現良好的開展就是由于單位領導沒有真正意識到這個情況。很多事業單位的領導對于檔案管理工作都缺乏全面的認識，認為該工作開展良好與否與單位的發展沒有太大的關系，導致其沒有很好的發揮自己的積極作用。因此，想要有效提升檔案管理工作的效率，首先要做的就是端正思想，將檔案管理納入事業單位重要工作之一，并健全相應的制度規范，促使其責任落實的有效。在進行檔案管理日常工作的過程中，通過不定期的檢查和日常監督等方式明確開展的情況。除此之外，對于其在空間上的權利也要保障，不要和其他工作部門公用一個空間，會造成工作混亂，不利于檔案工作的良好開展。

2.2 健全管理體系

檔案管理究其本質還是管理方面的，就我國當前開展的情況，還需要更加努力。我國推出的檔案管理條例對于其明確了基本的要求，但是還需要根據事業單位的實際情況進行相應的調整。在基本的制度規范前，還是要根據根本的規章制度行事。針對檔案資料的管理，建立健全保管制度，對其收檔，查閱等流程在制度上明確，從而促使部門實現高效的檔案管理工作。檔案資料在移交時，相關負責人要在確保移交資料的真實性和完整性之后，在清單上簽字。

2.3 推進各項建設

管理人員在作為檔案管理工作的主要參與人，想要提升檔案工作的開展效率，必須要有針對性的增強自身的專業素養，于此同時，單位也要加大相關設備資源的投入。具體主要從以下方面展開：首先，事業單位要給予檔案管理足夠的工作空間，以及完善的基礎設施，促使檔案管理工作實現有效的進行。避免一些外在情況對于檔案資料的損壞，例如潮濕，走水等，消火栓等設備也要配備齊全。其次，人才資源是保證檔案管理工作的質量和效率提升的根本原因之一，因此，單位應該注重人才的培養和錄入。在人才招聘時，應該著重選擇一些對檔案管理工作有信心或者有經驗的人才，同時對于工作人員的素質也要進行相應的考核。針對在職的管理人員，應該通過經常性的培訓方式促使其專業能力和自身素質得到一定的提升，從而保證檔案管理的工作人員能夠具有充足的能力面對社會的發展。最后，基礎設施是促使檔案管理工作良好開展的基礎條件，因此，單位要不吝嗇于在這方面的投入，從而使得繁瑣的工作具有強大的資源作為支撐，與此同時，信息化技術能夠很大程度上提升檔案管理工作效率，單位就可以有針對性的加強檔案管理的信息化建設。

2.4 數據記錄標準化

目前事業單位生產管理信息記錄由于沒有規范化的管理，造成了相關統計數據雜亂無章的現象相對嚴重，極大限制了各項工作的記性，為了形成標準化體系生產管理，就必須使單位各個組織結構的數據記錄格式實現統一規范化，從而降低各項數據的錯誤率和歧義，建立統一的記錄形式，對于產品制造、工作監控、質量檢驗等一系列工作嚴格貫徹和落實嚴格統一的管理標準，提高了各項工作的工作效率和質量，從而形成標準化體系的生產管理。

3 結束語

在明確了事業單位檔案管理內容的基礎上，強化事業單位檔案管理力度，促進其工作規范化、科學化、現代化，這是當代事業單位檔案管理工作者必須要明確的職責。做好檔案管理工作，確保每個檔案管理環節真實性，這是明確檔案管理作用和價值的關鍵。相關工作者必須要做好檔案管理工作，從而為國家各項事業建設發展提供有效支持。

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