基于計算機技術的黨政機關辦公自動化信息系統設計

王曉慧

（四平市勞動人事爭議仲裁院 吉林省四平市 136000）

辦公自動化信息系統主要依托于計算機技術對信息進行收集處理和共享，代替人力這些工作能夠提高工作效率，獲得更多的廣泛的信息，減少人為因素的影響。利用這一系統能夠加強黨政機關各部門之間的溝通與聯系，構建一個有效的政府信息網絡，實現信息資源的共享。同時也能為管理層的決策工作提供重要的依據。根據黨政機關工作的需求，辦公自動化系統開展了系統管理、信息發布、檔案儲存、公共信息管理、信息安全設計等多方面的設計工作，主要應用于日常的公文處理、事務管理、會議管理、活動管理、文件審批管理等各項工作當中，改變傳統的工作方式，提高辦公效率。

1 黨政機關對辦公自動化信息系統的設計需求

1.1 系統需求

隨著計算機技術水平的不斷提升，我國在辦公處理方面的自動化水平也越來越高。根據黨政機關的工作需求，辦公自動化信息系統呈現出了分布式結構特點。黨政機關各部門的工作業務職能等并不相同，因此對辦公自動化系統的設計需求也存在較大的差異性。其中最基本的便是要求辦公自動化系統具備信息收集、傳輸、存儲、處理等多項功能，能夠有效地解決辦公系統數據繁多、儲存不便的各種問題。每個部門都需要獨立的辦公自動化系統，利用這一系統處理業務。而各部門之間必須要加強溝通與聯系，實現信息的共享，才有利于各項業務的順利推進，因此這一辦公自動化系統還需要具有較強的聯系性，構建數據共享平臺，實現數據信息的共享，解決各部門信息孤島的問題，也能為各項決策提供重要的依據，保障管理層獲取的信息真實準確。根據黨政機關的需求設計了辦公自動化系統模型，這一模型能夠滿足黨政機關各部門工作的需求，利用系統工作的分布來實現交流功能。在設計的過程中，還根據工作的需求，設置了系統的節點和權限，使用人員需要輸入驗證信息，通過驗證后方可獲取信息、傳遞信息。根據這一模型實現系統的構架，提高系統管理的工作效率。

1.2 系統構架

系統構架主要包括系統業務流程的規劃設計和系統測試，充分考慮該系統在黨政機關工作中應用的可操作性和安全性，并且和新技術相兼容，滿足工作的需求。在系統業務流程規劃梳理階段，需要設計人員明確黨政機關的各項工作之間的聯系以及各工作模塊之間的關聯性，不斷地優化業務系統和各個模塊，以此來實現協同辦公。在系統的基本功能設計中，加入了文件的自動收發記錄和儲存等多項功能，同時在電子文檔查閱之前還設計了權限管理，利用權限形成對信息數據的保護屏障，保障辦公自動化系統運行的安全性和穩定性。

2 基于計算機技術的辦公自動化信息系統的組成部分

2.1 系統管理

系統管理這一部分是最中心也是最基礎的構成部分，主要包括用戶定義添加和子功能定義等多項功能，在系統運行的過程中，系統管理模塊為用戶提供最基礎的服務，用戶輸入自己的驗證信息，通過驗證后登錄該系統。系統管理將這一足跡記錄下來，對用戶的查閱使用進行實時跟蹤，記錄每一條瀏覽歷史。同時系統管理中還設計了系統權限管理，不同的用戶具有不同的權限，他們只能根據自己的權限查閱該范圍內的文件，以此來保障黨政機關文件的隱私性和安全性。而系統管理則需要充分考慮做功能的應用和發揮，捕捉系統運行的各項信息。系統工程結構圖如圖1所示。

圖1：系統工程結構圖

圖2：數據傳輸結構圖

圖3

2.2 數據傳輸

數據傳輸技術是辦公自動化系統最基礎最主要的技術之一，它為該系統提供信息傳輸服務。在信息傳輸的過程中進行加密處理，保證信息的安全性，避免造成數據信息的泄露或丟失。計算機信息傳輸技術能夠實現各個部門之間的溝通與聯系，便于將采集到的數據信息分享到數據共享平臺當中，針對某一數據開展研究討論工作，并做好數據的分析處理，提煉出有效的信息，從而掌握該業務的主要動態，作出恰當的調整。此外，計算機信息傳輸技術還保證了遠距離傳輸的及時性，打破了時間和空間的限制，提高了黨政機關的工作效率。數據傳輸結構圖如圖2所示。

2.3 信息發布

信息發布是基于數據傳輸技術的一項系統功能，它主要是將收集到的數據信息發布在平臺中，同時能夠實現各類新聞會議等的通知，利用這一功能加強管理層和基層員工的溝通與交流，以便于工作的公開透明化。在設計信息發布這一模塊時，設計人員需要充分考慮信息收集錄入技術的應用，做好數據信息的篩選工作，根據信息的特點將其存儲于不同的模塊當中。

2.4 檔案云儲存

黨政機關各部門在工作時所產生的公文文件都需要進行儲存備份，便于決策以及今后各項工作的應用。因此在辦公自動化機械系統中加入了檔案管理模塊，主要應用云儲存，對工作中產生的檔案文件進行備份儲存和管理。不同的部門都擁有各自的檔案數據庫，而在整個系統中將各部門的檔案數據庫進行整合，構建了一個完整龐大的數據庫，管理層在進行業務決策時，可以直接從數據庫中提取該業務所涉及到的各項資料文件，通過分析文件研究數據做出決策，保障決策的客觀性和全面性。辦公室主任和檔案管理人員需要做好檔案的分析歸納工作，在經過瀏覽后確定檔案的類型，做好歸檔處理，并設置檔案的權限。公開檔案用戶可以隨意地瀏覽查看，而保密檔案用戶需要提交申請，通過審批后才可查閱，保密級別越高，用戶查閱需要準備更多的申請資料。通過設置權限來保證檔案的安全性，提高檔案的儲存管理效率。

2.5 公共信息管理

公共信息管理部分定期發布相關新聞和黨政機關的各類公告，首先是管理用戶擬稿，每天公共信息人員都會將一些社會熱點新聞、黨政機關的公告等發布在平臺中，而公共信息管理人員需要做好對稿件的審核工作，確保信息準確無誤，通過審核后才能發布到系統當中，以供各個部門瀏覽查看。為了保障管理的規范性，在設計系統時，還對公共信息的內容格式等進行詳細的規定，系統限制了內容的格式，使得發布的文章格式統一，便于管理。其次是在發布系統公告時，還需要做好公告發布的調用，加強公共信息管理工作，隨時更新公告中的各項數據內容，使得公告的信息更加地及時準確。

2.6 系統安全

在設計系統時，還應當考慮到系統運行的安全性和穩定性，尤其是將辦公自動化系統應用于黨政機關中，工作內容包含了諸多機密信息，一旦泄露會造成嚴重的后果。需要做好數據的加密處理，防止外來病毒等的侵入，因此就需要設計人員提高對系統安全設計的重視程度。主要包括網絡安全設計、軟件安全設計和痕跡保留三方面的設計工作。在網絡安全設計方面，由于系統是基于計算機技術設計運行的，因此很容易受到網絡隱患的威脅。尤其是一些泛濫的網絡病毒，系統漏洞等等都會造成數據的泄漏。開展網絡安全設計，構建一個完善的網絡防毒系統，建立防火墻，設置多重屏障攔截清除網絡病毒，修補系統漏洞，同時還具有一定的反追查能力。能夠捕捉到病毒入侵的IP 地址，實施反擊，盡可能地減少網絡病毒對系統的威脅。在傳輸數據中采用了加密處理和身份認證雙重保障。在軟件安全設計中，加入了密碼安全、數據加密安全與用戶訪問日志等各項功能的設計，對用戶應用軟件形成一定的限制，以此來提高系統的安全性。保留公文流轉的痕跡，掌握用戶在登錄系統后的所有痕跡，便于開展安全管理工作。如圖3所示。

2.7 會議日程管理

會議日程管理主要是實現對會議計劃的日常管理，包括計劃管理，日程管理，計劃回復等多項功能。在會議日程中應用這一功能，系統能夠自動地存儲會議日程中所產生的信息，并為用戶提供所需的信息，便于用戶開展日常會議管理，提高信息的應用效率。在會議的過程中，用戶也可以應用該系統展現最新的會議信息，圍繞信息進行分析探討，而用戶則在系統中進行恰當地調整，將最新的正確的信息儲存于系統當中。

3 辦公自動化信息系統在黨政機關中的具體應用

3.1 定期發布信息

在實際的黨政機關工作中，辦公自動化信息系統主要應用于信息的發布，發布黨政機關的各項要求通知以及各種公共信息。在這一平臺中，用戶可以圍繞發布的信息進行討論分析，談一談自己的看法。這一方式有利于加強各用戶之間的溝通與聯系，同時也便于管理層掌握基層員工的思想狀態，調整工作結構，加強基層管理，充分發揮辦公自動化信息系統的優勢。

3.2 公文管理

公文管理主要是實現收文發文的管理，做好公文登記，送到相應的部門進行處理。根據實際工作的需求優化公安管理的流程，提高公文處理的效率。在黨政機關實際的工作中，借助于辦公自動化信息系統，能夠提高收文發文的效率，根據公文的類型將其劃分到不同的系統模塊當中，由不同部門共同執行公文處理工作，解決其中存在的問題，節省一定的時間。公文處理完后，送到審核人員手中進行校對，做好登記、套頭、編號、蓋章等各項工作，然后實現文件的發放和歸檔，以此來提高公文管理的質量效率。

4 結語

總而言之，進入到信息時代，計算機技術遍及人們的工作生活當中，為人類提供更多便利的服務。而隨著信息化步伐的不斷加快，計算機技術也處于不斷地更新中，傳統的信息技術逐漸不再適用于社會發展的需求。在未來發展的過程中，辦公自動化信息系統將朝著知識化管理、移動辦公、人性化等多個方向進行綜合發展，提高辦公管理的水平，解決黨政機關傳統工作中存在的弊端。