Excel在學生信息管理中的應用

柳雪環

（登封市中等專業學校 河南省登封市 452477）

Excel 是辦公自動化軟件中重要的一項工具。很多行業利用Excel 進行資料和數據的整理。目前，很多人對Excel 函數應用始終停留在求和、求平均值等比較簡單的用途上，對Excel 自帶的數據自動處理和計算功能還不夠了解。本文通過Excel在學生信息管理的應用具體舉例，表明Excel 函數的強大功能，以便各位教育者可以在日常工作處理中，利用其功能增加工作效率，減少不必要的人為失誤。

1 Excel基本概況

Excel 是Microsoft office system 中的電子表格程序，具備創建、設置等功能，以便幫助做出更加明智的決策和分析。Excel 還具備跟蹤數據功能，生成數據分析模型，利用公式對數據進行計算，以多種方式將數據顯示出來。總之，Excel 使用，可以使數據和辦公處理更加方便、快捷。Excel 一般用于會計、預算、銷售、報表、計劃、使用日歷等，但是目前越來越多的運用到辦公室領域。學校利用Excel 軟件進行學生信息管理，分析學生的數據，幫助教師們提高教學效率和教學決策。

2 Excel應用于學生基本信息管理中

2.1 解讀身份證號碼獲取學生信息

新生入學時，其身份證號碼就是一個非常重要的信息數據。眾所周知，身份證號碼是18 位特征組合碼，由數字碼和校驗碼組成，排列順序前六位是地址碼，表示學生戶口所在地（市、級、縣）和行政區代碼，之后的八位數字是出生日期，表示學生出生的年、月、日，后三位數字序碼是地址碼所標識的區域范圍碼，同年、月、日出生的人員編定不同的序列號，其中第17 位數字奇數是男生，偶數是女生。根據身份證的編碼規則，利用Excel 軟件分別獲取新生的戶籍、出生年月、性別等信息，又可以根據這些校驗碼判斷身份證號碼輸入是否出現錯誤。這樣，不僅使查詢更加的簡便和快捷，而且準確率高。核對時只需要對身份證號碼檢查即可，使辦公室管理工作的效率大大提高。表1 為學生基本信息表操作示例。

其中，身份證號碼獲取出生日期可以利用mid（）函數完成，這個函數可以從文字的指定位置開始提取相應字符串。其公式為：CONCATENATE(MID(M2,7,8),"年",MID(M2,11,2),"月",MID(M2,13,2),"日")[1]。從身份證的七位數字開始截取8 位出生日期數字，將鼠標移動到填充處，下拉完成其他各個日期的提取工作。

獲取性別的公式為：IF(MOD(MID(M2,17,1),2)="0","女","男")。

計算學生年齡的公式為：=YEAR(NOW( ))- MID(F2,7,4)，這種計算方法可以看作從目前的年份減去身份證出生日期的年份所得到的數值，通過這樣的公式拉動鼠標至填充格，完成其他成員的年齡。

統計男女生人數可以通過COUNTIF（）函數進行，公式為：：COUNTIF(range，criteria)[2]。

圖1：利用Excel 條件格式查找錯誤

統計男生人數可以在D9中輸入公式：=COUNTIF(C2:C7,"男")；統計女生時可以在D10 單元格內輸公式：=COUNTIF(C2:C7,"女")。

統計團員、黨員人數可分別在在單元格D11、D12 中輸入公式：=COUNTIF(E2:E7,"團員")；=COUNTIF(E2:E7,"中共黨員")。

統計少數民族學生個數可在D13 單元格內輸入公式：=COUNTIF(D2:D7,"<>漢族")，其中，<>表示不等于[3]。

根據身份證號碼的最后一位，可以運用公式算出正確的校驗碼。然后用最后一位數進行對照，檢查身份證號碼是否合格。具體操作方法如下：

輸入公式：=(RIGHT(M1,1)=MID("10X98765432",MOD(SUM(MID(M1,ROW(INDIRECT("1:17")),1)*2^(18-ROW(INDIRECT("1:17")))),11)+1,1))=FALSE[4]，并設置單元格，若身份證號碼不符合時，其所在的單元格內字體會加粗，也可設置改變字體顏色，這可以根據制表者的個人習慣和愛好進行設置，利用條件驗證住址和戶籍是否一致，便于在錄入的過程中及時發現信息錯誤，增加工作效率和正確率。如圖1所示。

2.2 Excel應用于學生成績管理

教師在進行學生信息管理工作時，經常要對學生成績進行數據處理。除了運用簡單的求和、求平均值外，教師們也要了解更多的公式，幫助處理更多的信息，有效地提高工作效率。學生成績示例表如表2所示。

排名次序可利用RANK（）函數進行，他可以在一系列數據中對數值的大小進行比對，計算出排名的次序，其公式為：RANK(number,ref,order)[5]。例如，選擇G2 單元格，輸入公式：=RANK(F2,SFS2:SFS7,0)，然后按下回車鍵，張梁同學的名次就會顯現在G2 單元格中，利用填充柄下拉，就可以將后面同學的成績名次排列好。公式中F2：F7 表示全體同學。

通過COUNTIF（）函數可以將各個分數段的學生人數統計出來，以英語科目的成績為例，選中下面的空白表格（2 個）輸入公式：=COUNTIF(E2:E7,">=60")和=COUNTIF(E2:E7,"<60")就可以有效的統計在E 列中大于60 分和小于60 分的人，以此類推可以計算出60-70 分的學生人數、70-80 分的學生人數、80-90 分的學生人數等等。例如，算出數學科目80-90 分的人數，就可以套用COUNFIT（）函數公式，公式為：=COUNTIF(D2:D7,">=80")和=COUNTIF(D2:D7,"<90")。同理可得出不及格的學生人數，可以在H 列輸入公式：=COUNTIF(C2:E2,"<60")，利用鼠標移動到填充柄下拉完成整個列的填充和統計。

表1：學生基本信息示例表

表2：學生成績示例表

通過“格式”菜單下的“條件格式”運用，也可以將學生的成績分別類的顯示。例如，可以設置條件A“>=90”，設置顏色為藍色，或設置字體變換等類型；設置條件B“<60”，顏色為紅色，將學生的成績分類，優秀的成績和不及格的成績都會有明顯的顯示，有助于教師們進行成績的查詢和比對分析。

3 Excel運用到日常排序功能

Excel 還有助于實現自定義數據的快速排序。

（1）要輸入特定要求的序列，選擇“工具”菜單中的“選項”菜單，在對話框中填寫自己想要定義的詞語進序列順序。例如，教授、副教授、講師、助教，然后再在“工具”菜單中“排序”菜單內選擇“選項”按鈕，打開自定義排序的對話框，選擇剛剛設置好的序列，然后點擊確定按鈕完成數據排序功能。

（2）此方法也可用于學生管理，進行學生區域、成績、職務、民族、年齡等方面的自定義排序，使查找更加便捷，增加教師們的工作效率。在學生信息管理的實際過程中，教師需要對學生的基本信息內容加以掌握，以保證學生管理工作的高質量開展。而通過Excel 應用，就能夠在Excel 表格中對學生基本信息進行匯總，在需要時，能夠通過快速檢索的方式，調取需要的學生信息，全面提升學生管理的效率。并且，通過Excel 對學生基本信息進行管理時，可以通過不同的表頭制作，對學生信息加以區分。

（3）利用Excel 進行學生學籍照片管理。在學生學籍照片管理實踐中，Excel 的應用能夠有效提升學生學籍照片管理工作的質量，避免傳統管理中學生照片遺失情況的發生。

4 文本快速轉化數值類型

由于學生的各項成績屬于數字信息，可以直接進行數字之間的計算和轉化，如果在日常教師操作中，將數據類型轉化為文字類型，那么在失誤操作后，學生自身的成績有可能被全部轉化為文本類型，其具體Excel 文檔會在單元格中出現綠色三角標識。由于數據已經被轉化為文本，因此該單元格內的數據無法進行正常運算，從而為后期的數據計算和編寫帶來了巨大的隱患和阻礙。此時教師需要針對此類文本問題進行相應解決處理。首先，教師另外選擇空白無文字公式的單元格，在空白的單元格中輸入數字“1”，并且加以復制，隨后選擇已經轉化為文本的區域，單擊鼠標右鍵，在選擇欄中選擇“選擇性粘貼”最后在單元格內部選擇運算公式乘法，最終確定，即可完成文本轉化數據的相關運算。

5 總結

Excel 具有強大的數據功能。利用Excel 函數對學生信息進行管理，對于具有計算機編程基礎的教師來說，可以通過簡化操作驗證很多錯誤。但對于更多的教師而言，在不進行編程的情況下，利用Excel 表格中的函數進行工作更加簡單和方便。