試論以就業為導向的高校學生檔案工作改革

摘要：檔案管理是各大高校畢業生就業工作中的重要內容。高校學生檔案功能在市場機制的影響下變得越來越豐富，其中的就業服務功能就在畢業生就業過程中其到了很好的保障作用和推薦作用。所以本文以就業為導向，在滿足就業需求的前提下探究高校學生檔案管理工作，基于檔案功能分析提出改革策略。

關鍵詞：就業需求;高校;學生檔案;管理策略

隨著我國高校教育普及化的深入發展，每年全國的高校畢業生人數都呈現出大幅度上升，這對學生和高校而言同時也意味著巨大的就業壓力，所以當前各大高校和社會有了一個共同的關注焦點，即就業問題。在嚴峻的就業背景下，要提升大學生就業率，同時保證人才的輸送具有崗位匹配性，有必要以就業為導向進一步完善學生檔案管理。

1 以就業為導向的學生檔案功能分析

第一，就業考證憑據。學生檔案在就業過程中具有可信性、客觀性和真實性的特征，完整規范的學生檔案直觀的再現了該學生在學校期間正、反面表現，在用人單位決定錄用以及后期定崗、晉升中，這份檔案資料都具有重要的考證借鑒價值。第二，就業推介功能。學生檔案真實的反映了學生在校期間的全方面表現，通過檔案信息就能總體的了解或評價該學生的心理狀態、思想狀況、技能水平、組織能力以及實踐能力等[1]。在“雙向就業”政策推行的背景下，一份詳實的學生檔案能讓用人單位對學生做出更直接的評價，快速搭建一條雙方溝通橋梁。第三，就業保障價值。當下用人單位或企業隨著人才招聘普遍性的發展，逐漸取消了調取檔案或者轉戶口的環節，直接提供學歷、學位或社會實踐證明即可，這在一定程度上影響了實體檔案的受重視度。人事檔案隨著我國人事制度的改革深入變得愈加規范，所以就業后的社保辦理、戶口霍地、職稱申報等都需要學生檔案作為支撐和保障。

2 以就業為導進行高校學生檔案管理改革的策略

2.1 完善檔案機制，提升管理機制的科學性

第一，構建完整的組織。高校畢業生檔案管理工作是一個具有長期性和系統性的工程，需要多個部門及院系共同參與，包括招生、檔案、就業和教務等，在形成管理小組的基礎上由專人負責收集和整理檔案資料，并做好最終的落實確認，在應用動態化的管理模式實時更新學生檔案信息;第二，提高對管理制度進行優化的重視。檔案管理中存在部分檔案信息歸檔時間長、牽涉部門多和工作量大的問題，很容易造成管理混亂，這就需要建立完善的檔案管理制度，促使檔案管理朝著規范化和標準化的方向發展[2];第三，構建合理的評估制度。兼具檢查和評估作用的制度要對檔案管理工作表現優異的人員進行獎勵，樹立并擴大模范的帶頭引領作用，及時指出檔案管理工作中的問題與不足，讓學生檔案管理制度逐漸完善。

2.2 轉變工作觀念，做好學生檔案材料的收集工作

高校學生檔案具有定期轉移和相對穩定的特征，任何一個階段的升學或就業學生的學籍檔案都會經歷一段時間的固定性保存后，再統一轉移。提升學生檔案資料管理質量是發揮檔案價值的基礎條件，而這需要高校轉變檔案管理觀念，更大范圍的收集整理學生的檔案信息，提升檔案信息的全面性，與此同時還要不斷提升檔案管理人員的管理意識，進而更加順利的在管理過程中優化管理方法或者調整管理措施。全面收集學生檔案信息是確保檔案管理質量的關鍵前提，其中的全面性具體指的是要包括學生學業成績、生活表現、社會活動、體檢信息以及專業技能等。在這個科學技術發達的時代背景下，高校學生學籍檔案管理可充分利用輔助管理手段，比如計算機系統快速高效的完成學籍管理，同時還能動態跟蹤學生的平日在校表現做到全程管理，提升學生學籍檔案管理的規范性。

2.3 豐富檔案內容，最大化滿足用人單位需求

一方面，需要及時補充畢業生在校期間的誠信資料。作為當代高校畢業生檔案重要內容之一的誠信信息，其能真實且具體的反映畢業生的個人征信。誠信記錄也是當前各大用人單位較為關心的內容，所以將誠信記錄加入到學生檔案信息中不僅能強化學生維護個人誠信的意識，有助誠信社會的發展，還能促進學生積極開展誠信教育活動，大大的提升了學生個人資料的豐富性[3]。另一方面，需要及時補充畢業生的心理評估資料以及職業測試材料。全國各地的高校在高等教育逐漸普及的過程中越來越深刻的意識到學生就業的重要性，所以有必要在傳統檔案管理資料內容中加入職業測評和心理測試內容，這兩項內容能直接作為給學生進行就業指導的參考資料，此外還能提前為各類事業單位提供更為全面詳細的檔案信息。

2.4 構建管理平臺，實現跨平臺的信息共享與管理

以往的高校學生檔案管理大多都是以人工管理模式為主，但這種管理模式的工作效率太低，無法滿足當代大學生的就業需求。對此，高校檔案管理部門需要聯合學校教務部門、學生工作部門、財務部門等開展檔案管理軟件的評估和采購，建設檔案資料信息管理平臺，實現資料的及時更新與共享管理。合理運用信息化平臺能及時補充或更改學生檔案信息，大大提升檔案管理工作的質量和效率，定時的材料更新和信息補充可促進學生檔案資料真實性和全面性提升。

2.5 加強檔案監管，最大化調動管理人員積極性

為了確保高校學生檔案真實性和安全性，需要定期進行指導和檢查，提升檔案監管工作質量。此外，高校可根據自身實際情況將學生檔案管理與業績考核聯系起來，創設相應的崗位責任制和獎懲機制，明確的劃分學生檔案管理內容以及職責，對于檔案信息收集不完整或者不及時的工作行為要給予對應的合理處罰，相對的，要適當獎勵工作成效好的管理人員，尤其是檔案利用率和完整性更高的管理者。這種方式能最大化的調動管理人員的工作積極性，對檔案管理工作的改革有著積極的促進作用。

結語

作為高校學生管理工作重要組成部分的檔案管理，其中包含了學生綜合性素質的評估結果、學生在校期間的活動表現以及學科學分等全紀錄，高質量的學生檔案管理工作有助于高校畢業生在就業過程中用做足準備的姿態踏入社會實踐。

參考文獻

[1]劉琴.以就業為導向的高校學生檔案資源開發及整合[J].蘭臺內外，2019（33）.

[2]謝靜.基于大學生就業服務的高校學生檔案管理研究[J].吉林廣播電視大學學報，2018，000（011）：143-144.

[3]謝靜.基于大學生就業服務的高校學生檔案管理研究[J].吉林廣播電視大學學報，2018，000（011）：143-144.

作者簡介：姓名：王琤，出生日期 ：1984年11月21日，性別：女，籍貫：湖南，學歷：本科，職稱：初級， 研究方向： 檔案。