事業(yè)單位檔案管理信息化途徑淺析

齊亮

摘要：檔案信息較為完整地記錄了基層單位的發(fā)展歷程。然而，隨著基層事業(yè)單位的不斷發(fā)展，產(chǎn)生了大量的檔案信息。作為基層事業(yè)單位，只有不斷更新與優(yōu)化檔案信息管理方式，方可以更好地提升檔案管理工作效率與質(zhì)量。本文分析了基層事業(yè)單位檔案管理信息化管理途徑。希望相關(guān)工作者可以從中得到一定的幫助。

關(guān)鍵詞：基層事業(yè)單位;檔案管理;信息化管理;途徑

1 引言

檔案信息數(shù)量的急劇增長(zhǎng)，帶來(lái)的往往是檔案管理人員工作量的逐步加大。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，各行各業(yè)檔案管理工作逐步加大了信息化建設(shè)力度。盡管如此，實(shí)際的檔案管理信息化建設(shè)水平會(huì)受到管理人員綜合素養(yǎng)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平、檔案管理制度等諸多因素的影響。以下內(nèi)容從基層檔案信息化管理重要性、存在問(wèn)題與解決對(duì)策三個(gè)方面進(jìn)行了相應(yīng)闡述。

2 檔案信息化管理的重要性

首先，充分挖掘現(xiàn)有檔案信息價(jià)值。基層事業(yè)單位在不斷發(fā)展過(guò)程中，所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)量逐步增加，且數(shù)據(jù)涉及范圍逐步擴(kuò)大，這也在一定程度上加大了檔案信息管理難度。過(guò)往傳統(tǒng)檔案管理方法多依托人工，這不僅會(huì)降低檔案管理效率，也需要投入大量的人力，無(wú)形當(dāng)中加大了基層事業(yè)單位檔案管理資金投入。此外，工作人員自身素養(yǎng)較低，也無(wú)法保證檔案信息精準(zhǔn)性。此時(shí)，引入計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，則可以為檔案信息調(diào)取、利用檔案信息創(chuàng)造了良好條件。

其次，推動(dòng)檔案管理工作順利進(jìn)行。依托信息技術(shù)，管理人員可以高效地完成檔案信息收集、錄入、歸檔、存儲(chǔ)等諸多操作。此外，從管理質(zhì)量來(lái)看，依托計(jì)算機(jī)技術(shù)，可以將人工操作引發(fā)的工作失誤有效規(guī)避掉，進(jìn)而全面提升檔案管理工作質(zhì)量。

3 檔案信息化管理現(xiàn)實(shí)問(wèn)題

3.1 未對(duì)檔案信息潛在價(jià)值進(jìn)行深度開發(fā)

檔案信息較為完整地記錄著單位發(fā)展過(guò)程中的人力、物力與財(cái)力等發(fā)展變化。這不僅可以為單位決策提供充足的數(shù)據(jù)信息支持，也可以為其他各項(xiàng)工作順利推進(jìn)創(chuàng)造良好條件。盡管如此，在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，仍因資金有限、管理人員專業(yè)素養(yǎng)等諸多因素，影響到檔案信息化管理平臺(tái)建設(shè)質(zhì)量，無(wú)法發(fā)揮出檔案信息的最大價(jià)值。

3.2 檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊

在現(xiàn)實(shí)中，有些基層單位并未結(jié)合現(xiàn)實(shí)發(fā)展需要，科學(xué)合理選聘檔案管理人員，導(dǎo)致管理隊(duì)伍整體素養(yǎng)欠佳，阻礙到檔案管理信息化建設(shè)順利進(jìn)行。此外，有些基層單位，并未在檔案管理上投入過(guò)多的精力，甚至并未設(shè)置相關(guān)的信息化管理部門或者工作場(chǎng)地。且部分檔案管理崗位多為兼職，人員流動(dòng)性大。一旦交接工作不到位，將會(huì)直接影響到檔案的完整性與精準(zhǔn)性。

3.3 檔案管理規(guī)范缺乏科學(xué)合理性

有些基層單位在開展檔案管理工作前，并未制定出科學(xué)合理的檔案管理規(guī)范，使得檔案管理工作無(wú)章可循。同時(shí)，由于未將檔案管理責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，使得檔案管理工作雜亂無(wú)章，影響到工作效率與質(zhì)量，且在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，無(wú)法及時(shí)追究相關(guān)工作人員的責(zé)任。此外，由于工作人員因操作不當(dāng)，影響到信息精準(zhǔn)性，或者因點(diǎn)擊不安全頁(yè)面，導(dǎo)致黑客攻擊，以及出現(xiàn)系統(tǒng)漏洞等。

4 檔案信息化管理途徑

4.1 提升檔案管理信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)水平

首先，加大資金投入，采購(gòu)高質(zhì)量的硬件設(shè)施，如掃描儀、電腦等硬件設(shè)備。其次，提升軟件設(shè)施水平。基層單位可以結(jié)合檔案管理需要，購(gòu)置完善的信息化管理系統(tǒng)或者加大自主研發(fā)力度，研制出符合現(xiàn)實(shí)需要的工作軟件。最后，嚴(yán)把檔案信息安全。基層單位需要做好檔案信息備份工作，防止檔案信息因個(gè)人操作不當(dāng)?shù)葍?nèi)外因素影響到信息完整性。

4.2 完善檔案信息化規(guī)章制度

首先，基層單位需結(jié)合工作需要，制定出健全的信息采集制度、準(zhǔn)入制度與歸檔制度等。比如，在信息錄入環(huán)節(jié)，檔案管理人員需要核實(shí)信息來(lái)源與安全性，保證錄入系統(tǒng)內(nèi)的信息安全性與精準(zhǔn)性。通過(guò)細(xì)化各個(gè)工作環(huán)節(jié)，有助于工作人員嚴(yán)格按照各個(gè)環(huán)節(jié)工作標(biāo)準(zhǔn)合理安排工作。其次，制定健全的考核制度與監(jiān)管制度。作為檔案管理人員，需要嚴(yán)格按照制度規(guī)范展開相關(guān)操作，且一旦出現(xiàn)違規(guī)行為，及時(shí)追究工作人員的責(zé)任，并將其日常表現(xiàn)與薪資相掛鉤，以此來(lái)調(diào)動(dòng)起員工的工作積極性與責(zé)任意識(shí)。

4.3 加強(qiáng)檔案管理團(tuán)隊(duì)建設(shè)

首先，基層單位需要嚴(yán)把人才選聘。全面考察應(yīng)聘者的工作經(jīng)驗(yàn)、工作技能、職業(yè)道德等，保證所選聘的人員符合工作需要。其次，做好繼續(xù)教育工作。為了滿足現(xiàn)實(shí)發(fā)展需要，單位要定期組織技能培訓(xùn)，來(lái)提升管理人員的工作能力，幫助管理人員掌握先進(jìn)的檔案管理知識(shí)。最后，管理人員需要發(fā)揮主觀能動(dòng)性，提升自身的管理能力。在實(shí)際的管理工作中，難免會(huì)遇到一些問(wèn)題，管理人員需要結(jié)合日常遇到的問(wèn)題，及時(shí)制定應(yīng)急預(yù)案，有效應(yīng)對(duì)同類問(wèn)題。

4.4 確保檔案信息化管理安全可靠

首先，基層單位需要對(duì)信息技術(shù)有個(gè)全面的了解。盡管信息技術(shù)具有著便捷性，但是電子檔案信息安全性仍然會(huì)受到諸多內(nèi)外因素的影響。因此，單位需要結(jié)合工作實(shí)際制定出健全的安全管理制度。其次，單位積極進(jìn)行信息安全知識(shí)普及，提升員工與管理人員的檔案信息安全意識(shí)。最后，檔案管理人需要加大信息錄入、歸檔與整理多個(gè)環(huán)節(jié)的工作嚴(yán)謹(jǐn)性，嚴(yán)防檔案信息因個(gè)人失誤等原因出現(xiàn)泄漏問(wèn)題。

5 結(jié)論

總之，信息化背景下，基層事業(yè)單位應(yīng)逐步意識(shí)到信息技術(shù)與數(shù)據(jù)信息在推動(dòng)企業(yè)發(fā)展中所扮演的重要作用。作為基層單位，只有不斷順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，積極運(yùn)用信息技術(shù)，方可以提升檔案管理質(zhì)量與效率。本文結(jié)合基層事業(yè)單位檔案管理中存在的一些實(shí)際性問(wèn)題，進(jìn)行了相應(yīng)分析。由于各個(gè)基層單位實(shí)際情況具有著差異性，因此，各個(gè)單位可以從實(shí)際出發(fā)，在借鑒先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，有針對(duì)性地制定出符合自身發(fā)展需要的檔案信息化管理方法。希望以上分析可以給相關(guān)工作者帶來(lái)一定的參考，并促進(jìn)基層檔案信息管理工作的順利進(jìn)行。

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