信息化背景下文書檔案管理工作創(chuàng)新及應(yīng)用

韓煒

摘要：傳統(tǒng)的文書檔案管理方式難以達(dá)到社會發(fā)展的實(shí)際需求，為了讓文書檔案管理工作能夠更加適應(yīng)現(xiàn)代化社會的發(fā)展需求，需要加強(qiáng)文書檔案管理方式的創(chuàng)新，以結(jié)合現(xiàn)代信息化技術(shù)，不斷優(yōu)化創(chuàng)新管理模式，充分利用信息化背景的優(yōu)勢，以加強(qiáng)文書檔案管理，提高管理的效果。

關(guān)鍵詞：信息化;文書檔案;問題;策略

在現(xiàn)如今的信息時代背景下，各行各業(yè)必定需要信息技術(shù)的支持才能走得更遠(yuǎn)，并且都要將管理平臺信息化，推動文書檔案信息化管理。有了信息技術(shù)，文書檔案的存儲量將會大大提高，檔案信息的查詢與閱讀也將變得更加快捷方便，檔案信息的儲存時間也更長，但是還是需要將信息技術(shù)的限制考慮在內(nèi)，這樣才能更好地推動文書檔案管理更好地發(fā)展。

一、事業(yè)單位文書檔案管理現(xiàn)階段存在的問題

（一）不夠重視信息化建設(shè)。

就現(xiàn)階段來說，一些事業(yè)單位缺乏對檔案信息化建設(shè)的重視，其原因在于事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)很多依然存在落后、陳舊的思想觀念，因循守舊，缺乏創(chuàng)新意識，依然沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案、人工管理的模式。也有一些事業(yè)單位在開展檔案工作的時候已經(jīng)應(yīng)用了一些信息手段，但是沒有積極、主動地開展檔案信息化建設(shè)，只是抱著遵循時代發(fā)展潮流的想法，在技術(shù)投資、相關(guān)設(shè)施引進(jìn)等方面存在不足，信息化建設(shè)只是徒有虛表，沒有得到切實(shí)落實(shí)，無法為文書檔案管理提供有效的支持，導(dǎo)致文書檔案管理止足不前，不能得到創(chuàng)新發(fā)展。

（二）文書檔案管理人員不夠?qū)I(yè)。

信息化背景下，事業(yè)單位的文書檔案管理人員，既要具備檔案管理方面的專業(yè)理論知識，還要掌握相應(yīng)的信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，同時也要熟練掌握計(jì)算機(jī)的一些基礎(chǔ)功能。但就現(xiàn)階段來說，事業(yè)單位中這種復(fù)合型人才相對缺乏，很多檔案員專業(yè)能力較差、綜合素質(zhì)較低，并非專業(yè)人員，或者是知識結(jié)構(gòu)落后、思想觀念落后、接受新事物的能力較差，只會按部就班、機(jī)械性地重復(fù)工作，不能對文書檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新與優(yōu)化，這就給文書檔案管理的優(yōu)化與創(chuàng)新帶來了一定的阻礙。（三）無法保障電子檔案的安全性。

相比較于紙質(zhì)化檔案，電子檔案有著易存儲以及使用方便等諸多優(yōu)勢，但卻存在著信息容易泄露的缺點(diǎn)，這是影響檔案信息化建設(shè)的主要因素。目前在事業(yè)單位中，還存在著一些問題，導(dǎo)致電子檔案的安全性無法保證，如比較重視文書檔案的收集、文書檔案的歸檔，不夠重視保密工作，沒有應(yīng)用防火墻對電子檔案進(jìn)行有效保護(hù)等。

二、加強(qiáng)文書檔案信息化管理的措施

（一）強(qiáng)化認(rèn)識，創(chuàng)新理念。

在信息化的時代背景下，為了全面加強(qiáng)文書檔案管理的創(chuàng)新工作，則需要結(jié)合信息化技術(shù)，充分認(rèn)識到信息化管理的優(yōu)勢，從而結(jié)合企事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展，科學(xué)合理地應(yīng)用信息化的手段，不斷優(yōu)化創(chuàng)新文書檔案，從而將信息化技術(shù)應(yīng)用到文書檔案管理中，全面提高文書檔案的價值。在文書檔案管理工作開展的過程中，則要求相應(yīng)的管理者能夠積極學(xué)習(xí)，結(jié)合時代發(fā)展，不斷優(yōu)化更新自身的知識體系，同時能夠結(jié)合企事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展需求，不斷創(chuàng)新文化檔案管理的理念和工作模式。提高文書檔案管理的站位，將其與企事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展緊密結(jié)合在一起，借助先進(jìn)的指導(dǎo)思想，全面加強(qiáng)文書檔案管理工作。

（二）完善體系，加強(qiáng)實(shí)踐。

為了保障信息化技術(shù)在文書檔案管理中的應(yīng)用效果，在企事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)中，還需要結(jié)合事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r，以結(jié)合實(shí)際情況完善相應(yīng)的管理體系，并制定文書檔案信息化管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，從而充分借助數(shù)字化檔案管理的優(yōu)勢，建立科學(xué)有效的文書檔案管理體系，全面加強(qiáng)文書檔案資料控制工作。這就要求相應(yīng)的管理者在實(shí)際的工作過程中，結(jié)合企事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r以及各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)活動，構(gòu)建完善的文書檔案管理體系。在體系建設(shè)的過程中，要保障文書檔案管理的真實(shí)性、有效性和完整性。結(jié)合文書檔案管理的載體，制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和檔案要求。在實(shí)際的工作過程中，還需要結(jié)合企事業(yè)單位文書檔案管理的目的，加強(qiáng)實(shí)踐，明確加強(qiáng)文書檔案管理的根本目的和意義，從而加大成本投入，全面提高文書檔案管理的質(zhì)量。

（三）引進(jìn)人才，強(qiáng)化隊(duì)伍。

高素質(zhì)的文書檔案管理隊(duì)伍是企業(yè)文書檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的基本保障。因而在企事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)的過程中，還需要全面加強(qiáng)對管理人員培訓(xùn)工作，通過有效的培訓(xùn)，讓相應(yīng)的管理人員能夠積極學(xué)習(xí)，充分了解信息技術(shù)的優(yōu)勢，從而在管理過程中借助信息技術(shù)不斷完善文書檔案管理的相關(guān)工作，提高其工作效率，加強(qiáng)文書檔案的信息處理和匯總。在培訓(xùn)的過程中，還需要全面增強(qiáng)檔案管理人員的創(chuàng)新意識和信息管理思維，通過有效的引導(dǎo)和針對性的訓(xùn)練，讓相應(yīng)的管理人員能夠掌握基本的文書檔案管理辦法，學(xué)會應(yīng)用信息技術(shù)來操作，旨在提高文書檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，從而讓企事業(yè)單位的文書檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)信息化、規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

（四）打造平臺，強(qiáng)化管理。

健全的文書檔案管理制度是實(shí)現(xiàn)文書檔案管理現(xiàn)代化的基礎(chǔ)。因而在現(xiàn)階段的企事業(yè)單位文書檔案信息化建設(shè)過程中，需要加強(qiáng)管理制度的制定，使得文書檔案管理工作能夠更加科學(xué)合理地進(jìn)行。在制度建設(shè)的過程中，要科學(xué)合理地分配責(zé)任，完善相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)體制和監(jiān)督體系，從而提高文書檔案管理的實(shí)效性。打造信息化的文書檔案管理平臺，通過多元化的管理方式，使得企事業(yè)單位的文書檔案管理工作能夠更加適應(yīng)信息時代的發(fā)展。因而在文書檔案信息化平臺建設(shè)的過程中，首先要建立相應(yīng)的文書檔案加工系統(tǒng)，在做好基本的信息收集工作時，以借助精密的文書檔案存管系統(tǒng)加強(qiáng)文書檔案管理工作，為了保障文書檔案能夠及時調(diào)取，隨時查閱，在信息化平臺建設(shè)的過程中還需要增加系統(tǒng)的查閱和處理功能，以此減輕文書檔案管理人員的工作壓力。在實(shí)際的應(yīng)用過程當(dāng)中，還需要保證文書檔案管理人員掌握基本的資料分類整理能力，以強(qiáng)化文書檔案的管理工作。

三、結(jié)語

結(jié)合以上觀點(diǎn)，作為檔案信息管理的必然趨勢，將事業(yè)單位的檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)不僅有利于事業(yè)單位的發(fā)展，同時也是事業(yè)單位轉(zhuǎn)變舊思想、創(chuàng)新檔案管理模式、與時俱進(jìn)的一個重要手段。如今已是大數(shù)據(jù)時代，對于實(shí)現(xiàn)政務(wù)公開、提高檔案管理水平、促進(jìn)良性發(fā)展來說，檔案管理的信息化建設(shè)具有非常重要的意義。各事業(yè)單位可以通過引進(jìn)先進(jìn)的管理手段，加強(qiáng)資金的投入、加強(qiáng)對文書檔案管理的重視程度、構(gòu)建信息化平臺推廣、提高員工綜合素質(zhì)、加強(qiáng)內(nèi)部培訓(xùn)以及對信息化管理設(shè)備進(jìn)行全面優(yōu)化等方式使事業(yè)單位文書檔案管理更加信息化。

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