事業(yè)單位干部人事檔案管理專項審核問題探析

太春姬

延邊大學(xué)附屬醫(yī)院人事處，吉林延吉 133000

干部人事檔案是全面、準(zhǔn)確考察與選拔干部的基礎(chǔ)，人事檔案中包含了個人成長、學(xué)習(xí)、工作的全部信息，通過對這些信息的全面審核，能夠促進干部人事檔案管理的制度化、規(guī)范化。事業(yè)單位在長期的發(fā)展過程中，干部人事檔案專項審核與管理是基礎(chǔ)性的工作，只有做好了這一工作，才能夠加強干部管理，充分進行干部的科學(xué)管理，做到人崗匹配。一些事業(yè)單位存在干部人事檔案造假的現(xiàn)象，主要集中在年齡與學(xué)歷的失實方面，只有做好了干部人事檔案管理的專項審核，才能夠徹底解決事業(yè)單位人事檔案造假的問題，為事業(yè)單位的發(fā)展提供基本的人事保障，使得事業(yè)單位人事檔案管理專項審核工作能夠順利進行。各個事業(yè)單位要針對干部人事檔案專項審核所存在的問題，進行相應(yīng)的改進，推進事業(yè)單位的長遠發(fā)展。

1 干部人事檔案的重要性

1.1 考察和了解干部的重要依據(jù)

在干部人事檔案中，往往包含了個人中學(xué)時代到當(dāng)前的各種工作、學(xué)習(xí)與社會關(guān)系等信息，比如，考核、學(xué)歷、職稱、履歷、黨團組織關(guān)系、獎懲、職務(wù)、身份等，人事檔案中所包含了的這些信息是干部成長經(jīng)歷的最為全面、真實的反映，通過對干部人事檔案的管理，事業(yè)單位人事部門能夠?qū)⑷耸聶n案作為審核干部“三齡兩歷一身份”的審核依據(jù)，進而從審核過程中全面了解干部的品性、職業(yè)素質(zhì)等[1]。因此，人事檔案為考察與了解干部的重要依據(jù)。

1.2 維護干部合法權(quán)益的可靠憑證

干部人事檔案中，不僅包含了干部當(dāng)下的全面信息，還包含了多年來的個人信息，其內(nèi)部所包含的信息具有很強的歷史追溯性，如果在事業(yè)單位的發(fā)展過程中，干部發(fā)現(xiàn)自身利益受損的情況，能夠及時向有關(guān)部門反饋相應(yīng)信息，干部可以向組織申請進行相關(guān)人事檔案材料、信息的審核，維護自身的合法權(quán)益。因此，事業(yè)單位干部能夠?qū)⑷耸聶n案作為維護自身合法權(quán)益的重要憑證。

1.3 對干部人事工作有規(guī)范、檢查、監(jiān)督的作用

事業(yè)單位的干部人事工作中，人事檔案管理與審核是其中的重點內(nèi)容，屬于人事調(diào)研活動范疇。專業(yè)人員在進行干部人事檔案的檢查與管理過程中，需結(jié)合檔案材料具體情況，進行相應(yīng)的歸類、整理與編碼，還需要保持人事檔案內(nèi)各種學(xué)歷、職稱、黨團等材料信息的完整性，通過對這些人事檔案的科學(xué)管理，能夠?qū)Ω刹咳耸鹿ぷ鲉又匾囊?guī)范、檢查與監(jiān)督作用。

2 干部人事檔案專項審核工作中存在的問題

2.1 對“三齡”的認定問題

2.1.1 對“出生日期”的認定問題 干部人事檔案的專項審核中，“三齡”是重要的審核內(nèi)容，其主要是年齡、工齡與黨齡的審核。年齡審核主要是對出生日期的審核，根據(jù)國家對出生日期的認定標(biāo)準(zhǔn)，在事業(yè)單位干部的年齡審核中，需嚴格根據(jù)此認定標(biāo)準(zhǔn)來進行，始終堅持“公平公正、最先最早、全面取證”等原則。在“出生日期”的認定中，最為突出的問題就是出生時間記載不一致性、涂改等方面，這些問題往往是由于以下因素所造成：沒有嚴格進行公歷與陰歷的區(qū)分，缺乏相關(guān)信息的備注；在工作或者入學(xué)等特殊的時間內(nèi)進行了出生日期的修改；在出生日期的填寫過程中，粗心大意導(dǎo)致信息填寫錯誤所進行的涂改[2]。

2.1.2 對“參加工作時間”的認定問題 在工齡的認定方面，主要是要進行參加工作時間的認定，此認定時最為常見的問題就是時間記載的不一致。在我國事業(yè)單位中，年齡偏大的一部分人參加了知識青年上山下鄉(xiāng)等活動，此類情況在檔案中并沒有規(guī)范性的審批材料，一些材料中只有相應(yīng)的工作經(jīng)歷登記，并沒有詳細的工作日期；企業(yè)管理的規(guī)范性不足，在勞動合同書中的簽訂時間并沒有與錄用時間保持一致；應(yīng)屆畢業(yè)生的畢業(yè)時間與參加工作的時間之間的銜接性不足。

2.1.3 對“入黨時間”的認定問題 事業(yè)單位人事檔案的管理與審核過程中，也常常存在入黨時間記載不一致的情況，主要是由在黨的不同歷史時期內(nèi)，黨員的入黨時間計算方法存在一定的差異性所造成的。

2.2 對“二歷”的認定問題

2.2.1 關(guān)于學(xué)歷材料的收集 干部人事檔案的管理與審核過程中，學(xué)歷認定需以教育部所規(guī)定的學(xué)歷、學(xué)位管理要求為基礎(chǔ)，主要包含了全日制教育與在職教育。在學(xué)歷學(xué)位的管理方面，如果是普通全日制教育，需根據(jù)全日制教育的認定方式進行。事業(yè)單位人事檔案的管理過程中，需注重學(xué)歷材料收集，保障學(xué)歷材料的完整性，在審核過程中，需對入學(xué)手續(xù)、畢業(yè)情況等各類的學(xué)籍材料加以審核。一些事業(yè)單位在學(xué)歷材料的收集方面，并沒有注重材料完整性、正確性的審查。

2.2.2 對“學(xué)歷”認定的問題 在學(xué)歷認定方面，缺乏規(guī)范、嚴格的學(xué)歷認定。比如，在本科學(xué)歷的認定方面，發(fā)現(xiàn)一些干部的本科院校沒有《函授學(xué)士學(xué)位決定》，針對這種情況，相關(guān)審核人員需要與此院校核對實，并注明原因，且要保障學(xué)籍材料的完整性，尤其是要使學(xué)籍材料中包含完整的學(xué)習(xí)成績表與畢業(yè)生登記表；碩士學(xué)歷的認定方面，部分院校沒有單獨的《函授碩士學(xué)位決定》，且要有學(xué)習(xí)成績表與畢業(yè)生登記表?？傊?，在學(xué)歷的認定過程中，尤其是要注重學(xué)習(xí)成績表與畢業(yè)生登記表的審核。事業(yè)單位人事檔案管理專項審核中，在學(xué)歷的認定方面，常常存在認定不規(guī)范、審核不到位的情況，一些干部存在學(xué)籍材料缺失的現(xiàn)象，針對此現(xiàn)象，相關(guān)人員需到教育部門出具學(xué)歷證明，到所在畢業(yè)院校查找相應(yīng)的學(xué)歷證明。

2.3 “一身份”信息的認定

在身份信息的認定方面，主要是要對學(xué)歷、招工、就業(yè)報到證等各種材料的審核，在身份信息的審核包含了諸多方面的內(nèi)容，在實際的審核過程中，常常存在信息的不一致等現(xiàn)象。一些干部在日常的工作中不重視信息的填寫，在人事檔案材料中所包含的身份信息并不能完全保持一致，往往會出現(xiàn)多個出生年月等情況，比如，在填寫的過程中，沒有區(qū)分公歷與農(nóng)歷。

3 事業(yè)單位干部人事檔案管理的相關(guān)策略

3.1 提高思想認識

在事業(yè)單位進行干部人事檔案的管理過程中，要提高人事檔案管理的有效性與規(guī)范性，發(fā)揮人事檔案在全面了解干部方面的重要作用，事業(yè)單位相關(guān)部門要充分認識到干部人事檔案管理的重要性，從思想上提高認識[3]。干部人事檔案中的相關(guān)信息直接反映了干部的思想意識、職業(yè)道德素質(zhì)、誠信度等，可以作為事業(yè)單位培養(yǎng)、考察與選拔干部的基礎(chǔ)，因此，從這個角度來看，干部人事檔案的管理與審核至關(guān)重要。在事業(yè)單位的長期發(fā)展過程中，只有做好了干部人事檔案的科學(xué)管理，才能夠從根本上發(fā)揮干部人事檔案在事業(yè)單位人才選拔、任用方面的作用。事業(yè)單位只有從思想上認識到了干部人事檔案的重要性，才能夠制定相關(guān)的策略，由專業(yè)部門、專業(yè)人員來完成干部人事檔案的管理與審核工作。

3.2 嚴控人事檔案材料質(zhì)量

事業(yè)單位要提高干部人事檔案管理的整體水平，就必須在干部人事檔案材料的收集方面，嚴格進行人事檔案材料的質(zhì)量控制，嚴格根據(jù)國家的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)與要求，進行人事檔案材料的質(zhì)量管理。首先，事業(yè)單位要逐步改進材料收集方式，在傳統(tǒng)的材料收集方面，相關(guān)人員主要是被動進行材料的接收，而在新的管理模式下，專業(yè)管理人員需在人事檔案材料的收集方面具有主動性，逐步向事業(yè)單位的人員索要材料，進行各項材料的逐項登記，及時查漏補缺，建立專業(yè)的材料入檔單，對于缺漏材料要及時補全[4]。其次，強化材料的鑒別，在干部人事檔案材料的質(zhì)量管控過程中，需保障各項材料的真實性。相關(guān)的人事檔案材料管理人員需嚴格遵守相應(yīng)的人事檔案材料收集與管理規(guī)定，確定各項人事檔案材料的歸檔要求，及時將各種的材料加以分類歸檔，檢查各項材料中的相關(guān)信息是否完整與準(zhǔn)確。最后，嚴格審核關(guān)卡，在干部人事檔案材料的管理方面，需首先采用兩人“背靠背”的獨立審核方式進行逐卷逐頁的初審，初審沒有問題以后，進入復(fù)審階段，專業(yè)審核人員需嚴格把控人事檔案材料的質(zhì)量，只有質(zhì)量合格以后，才能夠歸檔。

3.3 構(gòu)建數(shù)字化檔案管理體系

當(dāng)前，隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展，事業(yè)單位所包含的人事檔案材料日益多樣與豐富，多數(shù)量、多類型的人事檔案材料加劇了整體的材料管理與審核難度。為了提高事業(yè)單位人事檔案管理的水平，事業(yè)單位需結(jié)合人事檔案管理、審核的現(xiàn)狀，逐步利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)等，構(gòu)建數(shù)字化檔案管理體系。數(shù)字化檔案管理體系的構(gòu)建能夠?qū)θ耸聶n案材料實施信息化管理，節(jié)約在人事檔案材料管理方面的人力資源投入，最大程度上提高人事檔案管理的效率。數(shù)字化檔案管理體系的構(gòu)建下，事業(yè)單位需從遵守相應(yīng)的工作要點：①結(jié)合事業(yè)單位人事檔案管理的具體要求，進行崗位責(zé)任制度的科學(xué)劃分，落實人崗匹配的原則與制度，根據(jù)事業(yè)單位內(nèi)人事檔案管理的內(nèi)容，配備專門的人事檔案管理人員，實施規(guī)范化、程序化管理[5]。②實施制度化管理。由于事業(yè)單位人事檔案管理的內(nèi)容、流程相對繁雜，在實際的管理工作中，事業(yè)單位需制定完善的管理制度，在制度中明確規(guī)定檔案收集、鑒別、歸檔、轉(zhuǎn)遞、查閱等的具體要求。③建立信息化檔案管理系統(tǒng)，將各種紙質(zhì)化的材料整合為電子材料，形成一體化信息管理系統(tǒng)，在該系統(tǒng)內(nèi)實施整合、分類等綜合管理。

3.4 完善人事檔案管理機制

事業(yè)單位通過完善人事檔案管理機制，能夠為實際的人事檔案管理工作提供重要的制度支持與指導(dǎo)。事業(yè)單位內(nèi)的人事檔案管理部門與人員能夠嚴格根據(jù)人事檔案管理機制的相關(guān)制度規(guī)定來開展相應(yīng)的工作。針對當(dāng)前事業(yè)單位所存在的“人檔合一”的管理格局，各個事業(yè)單位需結(jié)合人事檔案管理的具體情況，加強對人事檔案管理與用人單位管理相剝離的管理機制探索，從而建立更為專業(yè)化、規(guī)范化的人事檔案管理機制。在事業(yè)單位的人事檔案管理工作中，逐步構(gòu)建檔案追責(zé)制度，有效保障了責(zé)任制度的落實，使得相關(guān)的人事檔案管理人員都能夠在自身的崗位上做好自己的工作，避免崗位工作漏洞所造成的人事檔案工作中存在問題，當(dāng)出現(xiàn)人事檔案管理問題以后，及時追究相關(guān)人員的責(zé)任，用責(zé)任制度的落實以提高人員工作的積極性與主動性。檔案檢索方式的完善能夠?qū)Ω鞣N的檔案材料開展分類管理，提高檢索的效率。事業(yè)單位相關(guān)管理人員需結(jié)合人事檔案材料的具體情況，建立多種的檢索方式，為人事檔案材料的利用提供便捷。

近年來，在我國事業(yè)單位規(guī)模逐步擴大的過程中，為實現(xiàn)事業(yè)單位內(nèi)干部任免、考察與選拔的規(guī)范化、制度化，各個事業(yè)單位都在積極探索干部人事檔案管理的新途徑，以加強干部人事檔案管理專項審核的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，發(fā)揮干部人事檔案材料的參考價值。但是，事業(yè)單位干部人事檔案管理的專項審核中，依舊存在著一些問題，在未來的發(fā)展中需著力解決這些問題，提高干部人事檔案管理的整體效率與質(zhì)量。