治淮水利工程檔案的特點與工作要求探析

屈建春 劉洪霞 張 靜 竇俊偉 李丹丹

治淮水利工程檔案是治淮工程建設與管理工程的原始、客觀、真實記錄，是治淮水利工程建設和管理工作不可分割的重要組成部分，具有原始性、客觀性和歷史性，是治淮水利工程竣工驗收的充分必要條件和運行管理的主要依據，同時對其他水利工程建設也有著借鑒意義，治淮水利工程檔案對治淮工作進行科學研究具有無可替代作用，做好新形勢下的治淮水利工程檔案管理具有重要意義。

一、治淮水利工程檔案的特點

1.治淮水利工程檔案形成的周期具有差異性

治淮水利工程因投資規模、建設標準、建設內容、工程覆蓋面等因素不一，檔案形成的周期具有差異性。個別的小型工程或應急工程一年半載可以完成，中型工程要長達幾年，大型工程要長達十幾年，施工周期長短不一，檔案形成的周期有長有短，差異性很大。

2.治淮水利工程檔案涵蓋的信息具有豐富性

治淮水利工程建設項目的檔案是在整個工程建設管理全過程中形成的，涵蓋項目的提出、立項、可研、審批、勘測、設計、招（投）標、施工、監理、質量檢測與監督、竣工驗收、運行與管理等過程中形成的所有文件資料，具有豐富的內容，不僅有文字的文件資料，還有聲像和圖標等多種多樣的存在形式。

3.治淮水利工程檔案涉及的領域具有綜合性

治淮水利工程屬于綜合性工程，不僅以水利學科為主導，而且涉及建筑學、環保學、設計學、工農業學和藝術學及有關邊沿學科等多門學科，在工程的前期工作與設計、招標與建設施工、管理與竣工驗收和運行等不同階段，是多學科、多技術、多技能、多工藝與多工種的交叉復合運用。治淮水利工程建設、管理及運營中形成的檔案所涵蓋的信息具有豐富性和綜合性的特點。

4.治淮水利工程建設中檔案的形成過程具有復雜性

治淮水利工程在具體的建設施工中，受資金來源、地質地貌、規劃走向、設計變更、移民遷占、群眾利益等綜合因素的影響，還會有隱蔽工程的不可預見性、不可重現性的制約，施工過程中會出現天氣變化等自然因素干擾；每個單元工程、單位工程、單項工程的結構功能和復雜程度也不一樣，其檔案也各有特點。檔案的形成過程比較復雜，使各種文件資料的收集整理歸檔難度加大。

5.治淮水利工程檔案的收集整理具有時效性

治淮水利工程在前期工作、建設施工和竣工驗收等階段，具有不同的工作主體，文件資料的收集整理應及時同步，尤其是在建設施工中，常常是多個施工單位同時建設，工程建設結束施工方撤走后，檔案資料收集齊全難度很大，檔案工作如果不及時同步會很被動。一些隱蔽工程，建設狀況難以再現，檔案工作要隨時跟進，及時形成聲像資料并妥善保存。

6.治淮水利工程檔案體系具有系統性

規范做好治淮水利工程檔案管理利用工作，對治淮水利工程建設過程中的具體管理、竣工驗收以及今后工程運行維護等都有著無可替代的作用。每一項治淮水利工程項目，都應建立規范的檔案系統，形成如實反映整個治淮水利工程項目的真實專項檔案，這是工程竣工驗收要求，也是今后工程運營、維護、防洪抗災和改擴建重要的無可替代的依據。完整、系統、客觀的治淮水利工程項目檔案，也對其他治淮水利工程建設具有借鑒意義。

二、科學規范，認真做好新形勢下治淮水利工程檔案工作

1.強化認識，為治淮水利工程檔案工作夯實思想基礎

強化對治淮水利工程檔案工作重要性的認識，提高檔案工作的思想站位，才能做好檔案工作。一直以來，大家習慣性地重視工程建設，忽視檔案工作。一般情況下，建設項目都是工期緊、任務重，從項目法人到分項工程負責人及工程建設施工方，往往只注重工程進度、質量和安全等工作，對檔案的重要性認識不到位，甚至輕視或忽視檔案工作，規范檔案的意識更是淡薄，以致于檔案工作的人力、物力、財力投入和管理不到位，有的項目甚至在工程建設接近尾聲時才開始檔案工作，導致文件資料的收集、整理、立卷和歸檔出現不齊全、不規范的現象。

2.健全機構，為治淮水利工程檔案工作提供組織保障

新形勢下，按照新的檔案工作規范，全面加大檔案工作的力度。在治淮水利工程建設中，既要做到治淮水利工程檔案工作與水利工程建設同計劃、同部署、同開展、同檢查，又要做到治淮水利工程檔案工作認真、規范。在治淮水利工程建設開始動工前，結合工程和單位的實際情況，及時組建工程檔案工作機構，明確檔案工作的領導人、直接責任人和工作人員的具體職責，層層落實責任，建立完善的監督檢查機制，形成一級抓一級、層層抓落實的檔案工作局面，

3.加大投入，為做好治淮水利工程檔案工作提供資金支持

在治淮水利工程建設過程中，檔案工作普遍存在資金不到位的情況。一直以來，在資金預算中用于檔案工作的資金比值較小甚至沒有，要做好治淮水利工程檔案工作，必須提高對檔案工作重要性的認識，制定切實有效的檔案建設計劃，加大資金支持力度，加強檔案軟硬件建設，為全面改善檔案工作的內外環境、大小環境、實體電子環境以及云環境提供資金支持。

4.加強培訓，為做好治淮水利工程檔案工作提供人才支持

在治淮水利工程建設中，負責檔案工作的主管部門應及時深入工程建設現場，按照工程建設的進度和特點，有針對性地開展檔案培訓工作，提高有關檔案人員的理論水平和具體工作水平。同時做好督導和跟蹤服務工作，化解矛盾，及時發現解決工作中存在的具體問題，促進檔案工作的順利開展。

5.嚴格考核，為規范治淮水利工程檔案提供科學依據

治淮水利工程檔案的主管部門應及時制定檔案工作制度，嚴格執行，嚴格考核，形成項目法人和參建單位、施工企業認真執行規章制度的良好局面，適時對單位工程、分部工程、單元工程檔案進行檢查并量化考核，使檔案工作逐步程序化、規范化、科學化，提高治淮水利工程檔案工作水平■