城市供電網工程項目檔案“網格化”管理探究

劉婷婷 國網天津市電力公司

工程項目檔案全面保留了電網企業工程項目依法投資、合規建設的痕跡，需要做到全面收集、科學整理、安全保管、合理利用，保證在后續審計稽查、依法維權等過程中提供精準、高效的利用服務。同時工程建設項目本身存在參建單位多、檔案資料分散、載體多樣等情況，因此亟需建立一套覆蓋全部流程的完善管理體系，以及提高效率的科學管理手段來確保檔案的規范管理。

城市供電網工程檔案網格化管理是以助力工程項目規范化、標準化管理為原則，以電網項目建設和檔案工作協同管理為目標，整合現有工程管理、檔案管理的相關標準和資源，通過構建管理機制、明確管理標準、搭建檔案資料數據集成平臺，實現文件材料動態收集、整編著錄固化標準、歸檔情況在線監督檢查，形成管理與技術兩個維度相耦合的檔案網格化管控體系，使工程項目檔案管理更加系統，檔案利用更加清晰。

一、構建以企業發展需求為導向的工程檔案管理體系

建立“集中統一，分級管理”體系。堅持完善由公司統一領導、建設項目檔案管理單位組織實施的從項目立項至投產驗收的項目檔案全程管理機制。以云計算、大數據等現代科學技術為支撐，完成資源體系、安全體系、利用體系三大基礎體系建設，從而更好地支撐公司對各單位檔案資源的在線管控、統計分析及跨單位的開發利用等工作。

二、建立完整的檔案專業人才隊伍建設機制

創新檔案人才培養途徑，把檔案人員崗位培訓、競賽選拔、技術交流列入檔案人才培養統一規劃，通過組織實體講座、開展在線網絡研討、開發微課堂培訓課件等途徑，增強檔案崗位的吸引力和實效性，培養、儲備一批專業檔案管理人才，形成專家人才數據儲備庫。同時，深化檔案管理工作創新探索，選取專家庫內優秀人才參與檔案重點課題研究、檔案資源的開發編研、撰寫利用等工作，促進隊伍可持續良性發展。

三、通過全過程動態管理科學量化歸檔考核評價

工程檔案歸檔全過程評價是工程檔案管理的重要方面，是工程檔案質量保障體系的重要組成部分。開展工程檔案歸檔全過程評價對監督參建單位規范歸檔、改進歸檔方法、完善各歸檔環節、提高工程檔案水平、提升后期檔案服務質量進而整體提升工程檔案歸檔質量有著積極的促進作用。

四、構建科學的檔案角色管理模式

一個企業要使其更具生命力，一項工作要完成的更準確高效，明確好崗位職責至關重要?；诔鞘泄╇娋W工程項目EPC模式，實施工程檔案典型崗位管理和角色化管理，明確相關人員的職責和任務標準，導出包含流程、制度、標準等管理要求的崗位手冊和工作手冊。針對組織結構和崗位變動、工程管理和檔案管理要求發生變化等現象，調整工程檔案管理角色與新組織、新崗位人員的對應關系，建立起基于流程的典型崗位體系，解決工程檔案“誰形成、誰負責”的問題。

五、構建工程檔案規章制度知識庫

規章制度是企業求得最大效益的保障，是實現工作目標的有力措施和手段。目前檔案管理參照的國家、地方、行業、企業各層級制度種類繁多，網格化管理利用“ARIS”平臺，將工程管理與檔案管理的有效制度條款在相關流程步驟中進行匹配，幫助工程人員與檔案人員在同一流程的節點任務清晰掌握各級規章制度體系的具體要求，明確職責分工，消除檔案管理的流程斷點和制度盲點。

六、構建工程檔案整編標準庫

通過系統梳理分析工程歸檔文件范圍和歸檔標準，分類設定骨干網架項目、配電網項目歸檔文件材料清單，嵌入內外網工程檔案歸檔系統中，統一整編內容。同時采用“預立卷”的形式，通過控制系統錄入時間規定整編時限，解決工程周期中存在的被動與滯后的問題，從而實現隨建隨歸，提升工程檔案錄入內容的標準化、準確化。

七、優化工程檔案歸檔信息數據管理手段

采用內網和外網兩種模式完成歸檔信息數據的管理，內網模式依托內部協同辦公網，實現各參建單位的在線歸檔移交；外網模式通過外網工程項目檔案管理系統完成歸檔移交。該模式提升了電網工程建設項目參建單位檔案收集、檔案整理、檔案移交的工作效率，減輕了各單位檔案管理工作人員離線導出、離線接收、離線上傳、離線審核等工作量，有效解決了參建單位兼職檔案員工程資料歸檔難的問題，提高了工作效率。

八、完善工程檔案離線驗收評價方法

加強電網工程項目檔案驗收工作，對提高歸檔質量、提高管理工作效率具有重要意義。工程檔案離線驗收評價法是結合考核評價制度進行量化管理，實現檔案驗收多途徑問題反饋、驗收中問題多種方式匯總查看輸出、驗收問題在線處理整改的功能，同時基于工程項目建設存在一次性、固定性、預約性等特性，采取多種手段進行評價與激勵，全面提高檔案管理效率。

網格化管理以工程檔案管理需求為第一要務和根本出發點，通過建立檔案管理過程中的網格動態管理數據庫，詳細掌握和了解工程檔案管理結構和需求層次，再根據工程檔案歸檔全過程中的不同步驟需求提供個性化解決方案，以達到提高工程檔案歸檔及時率、完整率的目的。通過網格化管理將大數據信息應用到檔案利用環節，不僅能夠全面客觀地掌握工程檔案當前歸檔狀態，而且能夠清晰地了解工程的差異化，真正做到了將個體檔案管理與普遍性制度相統一，形成特色鮮明、管理到位的管理模式，從而為企業提供精準管理，有效提升工程檔案管理的針對性和實效性。