衛(wèi)生健康局檔案管理建設(shè)的幾點(diǎn)思考

張亞睿 鄄城縣衛(wèi)生健康局

從客觀的角度來(lái)說(shuō)，檔案管理工作的主要作用在于提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)以及各方面的資源信息，除此之外，檔案也是體現(xiàn)衛(wèi)生健康局工作內(nèi)容的一種直接方式，提升檔案管理的水平，有助于促進(jìn)衛(wèi)生健康局日常工作的推進(jìn)，較少各種不必要的時(shí)間浪費(fèi)。

一、衛(wèi)生健康局檔案分類(lèi)管理方法

（一）人事檔案

衛(wèi)生健康局人事檔案主要指的是針對(duì)局內(nèi)工作的人事代理、工作人員以及相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員、流動(dòng)人員所建立的文件內(nèi)容。作為檔案建立以及管理人員，在實(shí)際的工作過(guò)程中要對(duì)檔案的內(nèi)容以及各項(xiàng)信息進(jìn)行核對(duì)之后，才能夠進(jìn)行簽收檔案的操作。除此之外，在進(jìn)行簽收的過(guò)程中也要進(jìn)行相應(yīng)的查驗(yàn)工作，從而避免出現(xiàn)遺漏、丟失以及錯(cuò)放等工作失誤現(xiàn)象。在對(duì)檔案進(jìn)行保管的過(guò)程中，要做到防火、防潮、防蟲(chóng)以及防盜，為了便于單位內(nèi)工作人員的查詢，還要利用信息技術(shù)的便利建立相應(yīng)的電子檔案目錄，從而提升檔案管理工作的工作效率[1]。

（二）文書(shū)檔案

在衛(wèi)生健康局的工作過(guò)程中常常會(huì)應(yīng)用并且產(chǎn)生大量的文書(shū)，大多數(shù)文書(shū)已經(jīng)通過(guò)相關(guān)人員的挑選、整理、結(jié)案，具有一定保存價(jià)值的文書(shū)會(huì)進(jìn)行相應(yīng)的歸檔操作。以文書(shū)形式存在的檔案能夠全面充分的反映出各部門(mén)的工作職責(zé)與內(nèi)容，在進(jìn)行公文立卷的過(guò)程中，一定要遵循機(jī)關(guān)單位的工作原則，從而保證所收取文件的全面性、準(zhǔn)確性，并且根據(jù)其中的信息進(jìn)行具有針對(duì)性的分類(lèi)整理。

二、衛(wèi)生健康局檔案管理建設(shè)的重要性

自1987年國(guó)家發(fā)布明確的政策需求與規(guī)定之后，檔案管理工作也就成為各單位工作的基礎(chǔ)工作項(xiàng)目之一，從客觀的角度來(lái)說(shuō)，檔案能夠?qū)挝槐旧淼某砷L(zhǎng)歷程進(jìn)行準(zhǔn)確的敘述，單位內(nèi)的檔案內(nèi)容大多數(shù)具有代表作用，能夠?qū)挝怀闪⒁詠?lái)的一系列事件進(jìn)行詳細(xì)的記錄，舉例來(lái)說(shuō)，在檔案中最常見(jiàn)的內(nèi)容就是就是單位所做出的重大決定、重要領(lǐng)導(dǎo)人物以及所犯過(guò)的錯(cuò)誤等等，這些內(nèi)容都能夠在很大程度上為單位的發(fā)展與進(jìn)步提供信息數(shù)據(jù)支持。

另外檔案還能夠?qū)πl(wèi)生健康局的一些工作起到輔助的作用，在制定一些決策以及方案的過(guò)程中，為了保證方案的可行性，一般情況下，相關(guān)人員會(huì)對(duì)歷史數(shù)據(jù)以及信息進(jìn)行調(diào)查，以作為相應(yīng)的參考，在全面繼承歷史項(xiàng)目數(shù)據(jù)中的優(yōu)良信息之后，還要對(duì)其中錯(cuò)誤的做法進(jìn)行摒棄，從而促進(jìn)衛(wèi)生系統(tǒng)的發(fā)展能夠更加的全面、健康、持久[2]。

檔案對(duì)于衛(wèi)生健康局來(lái)說(shuō)也是進(jìn)行宣傳的首要資源，在進(jìn)行宣傳的過(guò)程中，通常要對(duì)醫(yī)療單位的歷史信息進(jìn)行借鑒，檔案中的內(nèi)容也正好與該方面相符合內(nèi)容與信息數(shù)據(jù)，通過(guò)借鑒檔案內(nèi)容的方式，不僅能夠有效的對(duì)發(fā)展歷史進(jìn)行還原，還能夠樹(shù)立醫(yī)療到位真實(shí)、可信的良好形象[3]。

最后檔案還能夠?qū)πl(wèi)生健康局內(nèi)員工的變動(dòng)情況進(jìn)行全面、細(xì)致的體現(xiàn)，為了能夠達(dá)到理想中的檔案管理效果，作為人事部門(mén)的人員就要對(duì)干部、職工的檔案信息進(jìn)行及時(shí)的更新，尤其是員工所做出的重大貢獻(xiàn)應(yīng)作出詳細(xì)的記錄[4]。

三、衛(wèi)生健康局檔案管理建設(shè)的具體措施

（一）建立健全檔案保存機(jī)制

經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間的工作實(shí)踐發(fā)現(xiàn)，如果想要全面提升衛(wèi)生健康局管理建設(shè)工作的質(zhì)量與效率就要建立起一套健全的檔案保存機(jī)制，只要具體規(guī)范的條款才能夠有效推動(dòng)檔案管理工作的開(kāi)展與進(jìn)步，在檔案保存機(jī)制的建立過(guò)程中需要注意以下幾點(diǎn)：一是要保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性、準(zhǔn)確性；二是要保證檔案的時(shí)效性；三是對(duì)個(gè)別檔案要具有保密性；四是要嚴(yán)格執(zhí)行所制定的一系列條款與準(zhǔn)則[5]。

（二）規(guī)范衛(wèi)生健康局檔案查閱制度

首先要將檔案管理的各部分工作職責(zé)應(yīng)明確到個(gè)人，如果在工作過(guò)程中因工作需要調(diào)取本科室文件需要相關(guān)部門(mén)配合，如果需要調(diào)查本科室以外的檔案信息，則需要經(jīng)過(guò)主管負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批，并且要保存相應(yīng)的查詢記錄；其次尚未對(duì)員工開(kāi)放的部分檔案，一般情況下要在借閱室進(jìn)行借閱，如果有特殊情況需要進(jìn)行帶走借閱的，需經(jīng)過(guò)直屬管理人簽字批準(zhǔn)，辦理借閱手續(xù)，并且要在規(guī)定時(shí)間內(nèi)歸還檔案；再次如果外單位人員應(yīng)工作或者是個(gè)人需要對(duì)單位內(nèi)的檔案進(jìn)行借閱，需要其上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)開(kāi)具介紹信，并且在其中要明確的標(biāo)注出借閱檔案的目的、內(nèi)容，在經(jīng)過(guò)衛(wèi)生健康局管理局局長(zhǎng)批準(zhǔn)之后才能夠進(jìn)行相應(yīng)的查閱行為，除個(gè)別特殊情況，局內(nèi)檔案不允許外借、復(fù)印；最后作為檔案查閱的人員要對(duì)檔案給予高度的愛(ài)護(hù)，在借閱時(shí)需要佩戴手套進(jìn)入，并且絕對(duì)不能夠折疊檔案，嚴(yán)禁涂抹、剪裁檔案，無(wú)關(guān)人員不能夠?qū)n案進(jìn)行借閱，如果發(fā)現(xiàn)相應(yīng)的現(xiàn)象，必須要按照相關(guān)的規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅的處理[6]。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，進(jìn)行檔案管理工作的最終目的在于促使單位獲得更加長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展與進(jìn)步，基于此這也就需要全面深入的提升檔案管理的質(zhì)量與效率，是檔案的資源能夠得到充分的利用，發(fā)揮其最大的價(jià)值與作用。