淺談信息化背景下創(chuàng)新文書檔案管理的措施

丁媛 江蘇第二師范學院

在當前信息化時代的背景下，文書檔案管理的信息化成為了管理檔案中的重點工作內(nèi)容，將現(xiàn)如今的文書檔案管理水平以及相應(yīng)的服務(wù)質(zhì)量進行提升，滿足不同人對檔案信息的不同需求，這也是現(xiàn)代化信息發(fā)展的必然需求，有著非常重要的意義，但是根據(jù)現(xiàn)如今的情況進行分析來說，文書檔案管理工作還仍然存在著一些問題，因此，本篇文章針對與現(xiàn)代化，信息化背景下創(chuàng)新文書管理的有效措施進行分析。

一、信息化背景下，文書檔案管理創(chuàng)新的意義

在信息化的背景下，文書檔案管理的相關(guān)工作仍然存在著很多問題，其中大部分的原因是相關(guān)的管理人員對自身的工作重視程度缺乏在信息化的背景下，要將文書檔案的相關(guān)管理工作進行創(chuàng)新，病不再是傳統(tǒng)的單一的管理方式，要改變陳舊的管理理念和思想，以及只重視理論不關(guān)注實際，正確處理好創(chuàng)新和信息化之間的關(guān)系，再計算機其全面發(fā)展的情況下，信息化的檔案管理已經(jīng)替代了原來的管理方式，所以說對于管理的手段以及方式應(yīng)當跟緊時代發(fā)展的步伐，并且進行不斷的創(chuàng)新，實現(xiàn)最高效的交流，促進資源的共享，使得文書檔案的相關(guān)管理工作更加完美。實現(xiàn)信息化管理，能夠?qū)⒃緩碗s的工作內(nèi)容變得簡單有效，提升管理的效率，對資源進行全面的優(yōu)化配置，將文書檔案管理的各種優(yōu)勢發(fā)揮出來，因此，在當前的信息化背景中，將文書管理檔案的相關(guān)工作內(nèi)容給予優(yōu)化是時代發(fā)展的必然，是對文書檔案管理工作有非常重要意義的。

二、信息化背景下，文書檔案管理存在的問題

在信息化技術(shù)迅速發(fā)展的大背景下，文書檔案管理工作出現(xiàn)了很多新的變化，為了滿足當前管理工作發(fā)展的需求，管理人員需要進一步總結(jié)原本的工作經(jīng)驗，采用現(xiàn)代化的管理方式，應(yīng)用到管理工作當中，做好管理工作的改革工作，但是目前來說，文書檔案管理仍然存在著很多問題以及挑戰(zhàn)。

（一）文書檔案管理工作觀念落后

在一般情況下，文書檔案是行政事業(yè)單位資料管理中的重要內(nèi)容，屬于一項最基礎(chǔ)的工作，能夠為單位的正常管理和運營提供重要的數(shù)據(jù)參考，但是對于實際工作來說，文書檔案管理人員仍然缺乏創(chuàng)新的意識，在工作當中依然使用傳統(tǒng)的管理方式，缺乏信息化管理的應(yīng)用概念，尤其在具體問題的處理上，并沒有辦法提升文書檔案管理的水平，這會降低實際工作的效率，而且對整個工作開展造成非常不利的影響，還有很多資源的浪費，作為管理人員，并沒有從自身的思想上重視起文書檔案管理信息化工作，這個內(nèi)容導致管理觀念非常落后，并不利于文書檔案管理在未來的創(chuàng)新發(fā)展。

（二）文書檔案管理流程比較繁瑣

從當前的實際工作來看，因為文書檔案管理人員的綜合素質(zhì)并沒有達到一個標準的狀態(tài)，缺乏先進工作方式，引進意識專業(yè)的管理儲備知識缺乏，在信息化的大背景下，沒有優(yōu)化當前的管理流程，沒有結(jié)合工作出現(xiàn)新的特點，采取相應(yīng)的改革措施，導致現(xiàn)有的管理流程相較比較繁瑣，增加了實際管理的時間，這樣做不僅浪費了很多的重要資源，而且不利于激發(fā)工作人員的積極性，增加過多的人工消耗，并沒有辦法適應(yīng)當前信息化技術(shù)迅速發(fā)展的需求。

（三）文書檔案管理保密工作

從當前文書檔案管理工作來看，電子文書和電子檔案的不斷出現(xiàn)，為當前的文書檔案管理人員提供了相當大的便利，豐富了管理手段，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)迅速發(fā)展之下，網(wǎng)絡(luò)安全問題出現(xiàn)了很多情況，比如會有很多不法分子惡意入侵，會刪除很多重要的電子文書檔案，并沒有辦法保障檔案信息的安全性和完整性，最終影響到檔案管理創(chuàng)新工作。除此之外，從實際的管理情況來看，人工管理方式還有很多弊端，一旦管理錯誤，很容易出現(xiàn)信息泄露的問題，增加實際管理運營的風險。

三、信息化背景下，文書檔案管理創(chuàng)新措施

為了更好地適應(yīng)信息化大背景下文書檔案管理創(chuàng)新工作，各級單位要結(jié)合當前管理工作中出現(xiàn)的新問題和新現(xiàn)象，不斷引進先進的信息技術(shù)，彌補在管理工作當中存在的不足之處，提升管理人員的創(chuàng)新意識。

（一）推動文書檔案管理自動化

各級單位要結(jié)合具體實際的工作中出現(xiàn)的新狀況，制定完善的管理計劃，加強一線文書檔案管理人員的知識培訓，提升工作人員的綜合素質(zhì)，提高管理的信息化素養(yǎng)，改變傳統(tǒng)的工作方式，提升文書檔案管理的現(xiàn)代化水平。因此，各級單位必須認真學習，如今先進的管理理念，健全文書檔案管理中的信息數(shù)據(jù)庫，提升文書檔案管理自動化，不斷探索管理的方式，積極創(chuàng)新新方法和新途徑之后工作的開展創(chuàng)造良好的基礎(chǔ)。除此之外，管理人員必須從自身思想上加強對工作人員的帶領(lǐng)，提升每一位工作人員的思想意識，積極學習新的信息化管理知識和理念，統(tǒng)一專用語言，嚴格要求技術(shù)標準，利用先進的計算機軟件實現(xiàn)文書檔案的管理收集以及整理等問題，在保證文書檔案信息安全的前提下，提升整體管理的自動化水平。

（二）建立完善的文書檔案管理信息系統(tǒng)

針對目前出現(xiàn)的文書檔案管理工作流程繁瑣的問題，工作人員應(yīng)當積極的去探索新的管理方法，總結(jié)歷史經(jīng)驗，發(fā)揮自身管理的特點，不斷提升檔案資源管理的利用價值，尤其是在服務(wù)技術(shù)上，要進行不斷的創(chuàng)新，不斷去開發(fā)和挖掘優(yōu)秀的管理人才，為之后推廣和應(yīng)用信息化技術(shù)打下良好的基礎(chǔ)。各級單位應(yīng)當充分利用網(wǎng)絡(luò)中的信息技術(shù)和新媒體的優(yōu)勢，降低資源消耗，優(yōu)化傳統(tǒng)的管理過程，引進先進的信息化設(shè)備，提升文書檔案管理的效率。除此之外，管理人員需要不斷應(yīng)用最新的檔案管理軟件，建立完善文書檔案管理信息系統(tǒng)，為員工提供便利的服務(wù)方式，發(fā)揮文書檔案的重要借鑒作用，管理人員需要在學習過程中不斷地提升管理人員的綜合素質(zhì)，加強對員工的培訓，不斷突破傳統(tǒng)的工作模式的阻礙，實現(xiàn)文書檔案管理的標準化和現(xiàn)代化。

（三）做好信息化背景下，文書檔案的保密管理工作

各級單位應(yīng)當嚴格按照國家的相關(guān)規(guī)定，建立一支專門高素質(zhì)的文書檔案管理隊伍，然后做好信息化技術(shù)的推廣工作，進一步提升文書檔案管理工作的準確性和創(chuàng)新性，提升文書檔案管理的規(guī)范化，在實際的管理工作當中，各級單位應(yīng)當強化文書檔案管理人員的保密意識，提升每一位員工的職業(yè)道德，采用最標準的管理方式為之后工作的開展打下更好的基礎(chǔ)，針對信息化技術(shù)帶來的挑戰(zhàn)，各級單位應(yīng)當采用最新的信息化模式去進行文書檔案的管理，改進現(xiàn)有的工作模式，不斷降低在實際的操作過程當中出現(xiàn)的各種風險，進一步提升各級管理的效率。在信息化的大背景之下，做好了出檔案的保密管理工作是重要的，需要各級單位重視起來，并且加強對每一位員工的訓練。

（四）打造高質(zhì)量的檔案文書管理隊伍

檔案文書的信息管理工作是一項全新的管理方式，需要相關(guān)的人員做好技術(shù)的培訓，才能夠更好地對文書進行管理，管理人員對于信息化管理的重要性要有正確的認識，打造高質(zhì)量的檔案文書管理工作，制定相關(guān)的職業(yè)規(guī)劃與未來發(fā)展，同時還要讓檔案管理人員的思想理念不斷地更新，敢于創(chuàng)新，利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)加強學習，除此之外，對于自身能力和素養(yǎng)的不斷加強，將自身的知識結(jié)構(gòu)不斷完善，才能夠為信息化的操作管理打下牢固的基礎(chǔ)。

四、總結(jié)

在信息化的大背景下，檔案文書管理工作受到廣泛的關(guān)注，為了更好地對檔案文書進行更加準確和可靠的管理，為借閱者提供高質(zhì)量的服務(wù)，需要創(chuàng)建現(xiàn)代化，專業(yè)化的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，并且在合理的管理與協(xié)調(diào)的狀況下，保證檔案文書內(nèi)容完整與安全性，滿足當前工作的需求，并且在當前的發(fā)展過程當中，文書檔案管理工作出現(xiàn)了很大的變化，管理工作人員不能拘泥于管理的現(xiàn)狀，應(yīng)當認真地從實際的工作經(jīng)驗出發(fā)，創(chuàng)新工作理念，引進先進的管理方式去提升文書檔案管理的效率?？偠灾?，當前高速發(fā)展的信息化時代，人們對于檔案資料的需求在不斷地提升，文書檔案管理工作需要將傳統(tǒng)的模式進行不斷的更新，實施全面的改革和創(chuàng)新，才能夠更好的適應(yīng)社會的發(fā)展和需求，滿足于不同人的需求，因此，對于相關(guān)的創(chuàng)新工作，應(yīng)當不斷地融入現(xiàn)代化信息技術(shù)，提升管理水平，將文書檔案資料的管理優(yōu)勢發(fā)揮出來，帶動管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。