設(shè)備驗(yàn)收精細(xì)化管理方法探討

楊濤，謝霽，劉大偉，王剛

（西南醫(yī)科大學(xué)附屬中醫(yī)醫(yī)院，四川 瀘州 646000）

設(shè)備保障部，顧名思義，兩層意思，一是設(shè)備，二是保障。作為全院的醫(yī)學(xué)裝備技術(shù)管理部門，在設(shè)備驗(yàn)收工作中起著主導(dǎo)作用，我們的責(zé)任就是按照一定的驗(yàn)收程序，遵照設(shè)備驗(yàn)收工作管理制度，進(jìn)行設(shè)備的驗(yàn)收工作，把高質(zhì)量的、合格的、安全的設(shè)備引進(jìn)醫(yī)院，為醫(yī)院的醫(yī)療工作服務(wù)，確保設(shè)備保障有力。

1 驗(yàn)收資料準(zhǔn)備與核對

設(shè)備達(dá)到交貨條件后，由中標(biāo)供應(yīng)商申請驗(yàn)收，我們書面告知他們需提前準(zhǔn)備的驗(yàn)收資料：

（1）授權(quán)委托書。被委托人可以與投標(biāo)文件的不一致，但一定是來現(xiàn)場參加驗(yàn)收并簽字這個(gè)人，且一定由中標(biāo)公司出具，委托事項(xiàng)是什么，要看清楚，附身份證復(fù)印件加蓋公章（現(xiàn)場核對身份證）。非中標(biāo)供應(yīng)商委托人一律不予接待，包括廠家，因?yàn)閺S家和我們沒有直接的法律關(guān)系。這是很重要的法律程序。

（2）中標(biāo)產(chǎn)品注冊證復(fù)印件（加蓋中標(biāo)供應(yīng)商鮮章）。有人可能要想，投標(biāo)文件上已經(jīng)有了，為什么還要提供？問得好，因?yàn)闀?huì)出現(xiàn)很多注冊證失效的情況，常見的就是在開標(biāo)當(dāng)日沒有過期，但驗(yàn)收時(shí)過期了，那交貨的產(chǎn)品是過期前生產(chǎn)的還是過期后呢？還有可能完全與投標(biāo)文件不一致的情況，與投標(biāo)文件進(jìn)行核對，不對就立即剎車，不能進(jìn)行下一步。

（3）如果是進(jìn)口設(shè)備，還需要提供報(bào)關(guān)單和商檢報(bào)告。這兩個(gè)資料需要重點(diǎn)核對：一看外觀，像不像自己打印店做的？復(fù)印件涂改的？故意模糊不清？合同號(hào)一致不？商品名稱一致不？報(bào)關(guān)時(shí)間與投標(biāo)的邏輯關(guān)系等；二網(wǎng)上查詢海關(guān)編號(hào)；如果發(fā)現(xiàn)有問題或者拿不準(zhǔn)，可以請求當(dāng)?shù)睾ｊP(guān)協(xié)助。在招標(biāo)的時(shí)候也可以在招標(biāo)文件上要求凡是進(jìn)口產(chǎn)品必須在交貨地申請商檢，這樣可以省去很多煩惱。

（4）如果是消毒衛(wèi)生產(chǎn)品，還需要額外審查消毒產(chǎn)品生產(chǎn)企業(yè)衛(wèi)生許可證和衛(wèi)生安全評價(jià)報(bào)告，審核其是否在有效期內(nèi)，同樣還是需要辨別這些資料的真?zhèn)巍?/p>

以上都準(zhǔn)備好了，第一步就可以開始了。“磨刀不誤砍柴工”，不要怕在這里花費(fèi)時(shí)間。萬事開頭難，這第一步一定要走好，走穩(wěn)妥。

2 驗(yàn)收人員配備

醫(yī)院根據(jù)醫(yī)療需要采購不同類型的設(shè)備，針對不同類型的設(shè)備對驗(yàn)收人員進(jìn)行合理安排，要根據(jù)設(shè)備的實(shí)際狀況，安排相關(guān)使用科室人員和技術(shù)驗(yàn)收人員。如果采購進(jìn)口的，昂貴的精密設(shè)備，需要設(shè)備保障部門負(fù)責(zé)人甚至分管的醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)一同參與驗(yàn)收。設(shè)備保障部應(yīng)該安排專人負(fù)責(zé)驗(yàn)收工作，一般由部門負(fù)責(zé)設(shè)備條塊的內(nèi)勤擔(dān)任，技術(shù)上安排維保班的班長或者主要技術(shù)負(fù)責(zé)人、片區(qū)工程師，必要時(shí)邀請后勤部門的如電工、管工老師參加。還應(yīng)該有采購供應(yīng)部負(fù)責(zé)醫(yī)療設(shè)備采購的人員參加，且他們重點(diǎn)要負(fù)責(zé)核對商務(wù)驗(yàn)收條款。使用科室的負(fù)責(zé)人或者其委托的科室管理層，科室實(shí)際使用操作人員也要參加。

另外還要注意安排，是否需要工人拆箱？附帶相應(yīng)的專業(yè)工具。還有是否需要鋪助機(jī)械，如叉車、地溜等。這些都需要事前考慮并安排到位。原則上這些費(fèi)用都應(yīng)該是包含在中標(biāo)價(jià)之中的，由中標(biāo)供應(yīng)商承擔(dān)。

大型或者數(shù)量特別多批量購買的如病床、器械柜等，還要提前思考城區(qū)交通管制、院內(nèi)交通分流、卸貨位置的荷載、人車流的分流、秩序維護(hù)、安全防范等，制定預(yù)案，現(xiàn)場推演，落實(shí)到人。

3 保證充足的驗(yàn)收時(shí)間

充分、足夠的時(shí)間對驗(yàn)收質(zhì)量至關(guān)重要。盡量在上班時(shí)間，涉及的部門才能到位（特殊情況除外）。不要理會(huì)供應(yīng)商的無理由的催促，實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)表明，越是催促得急的，往往都是有問題的。要一次性的持續(xù)的進(jìn)行，加班加點(diǎn)，不要間斷（容易出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)）。

4 外觀驗(yàn)收

設(shè)備的包裝完整無破損是設(shè)備性能的基本保障。首先根據(jù)訂貨合同，對商標(biāo)、標(biāo)志、收貨單位名稱、品名、箱號(hào)、箱總件數(shù)及分包裝等有關(guān)外包裝標(biāo)記進(jìn)行核對。設(shè)備生產(chǎn)出來后，經(jīng)過運(yùn)輸?shù)桨惭b地點(diǎn)，可能會(huì)出現(xiàn)日曬、雨淋、震動(dòng)、傾斜等狀況，造成包裝破損，所以在驗(yàn)收之前不能忽視包裝的完整性。一定要區(qū)分開箱重裝和運(yùn)輸破損的區(qū)別。驗(yàn)收小組到達(dá)以前，任何人不能拆箱。如已經(jīng)拆箱，立即中止，拒絕驗(yàn)收，照相留存，報(bào)告設(shè)備管理部門。是否原裝？有拆卸重裝的痕跡沒有？看細(xì)節(jié)：螺栓是否有多次扭動(dòng)的痕跡、膠帶、連接處等。

5 開箱商務(wù)驗(yàn)收

開箱前，收集資料，外包裝箱上一般都附有裝箱單等資料，特別是進(jìn)口設(shè)備，不管是否看得懂，先收集起來再說。也可以現(xiàn)場使用手機(jī)上的翻譯APP 進(jìn)行翻譯。對外包裝要照相，包括整體和重點(diǎn)局部，且打印留存。

開箱必須使用專用工具，且必須按照說明書流程來進(jìn)行，堅(jiān)決杜絕暴力拆卸。在拆箱的的同時(shí)，我們的驗(yàn)收人員就要觀察，看里面的新舊程度，擺放位置是否科學(xué)，該保護(hù)的保護(hù)沒有，有防水布沒有，并進(jìn)行拍照。情況不對，立即暫停，保留現(xiàn)場并報(bào)告負(fù)責(zé)人。開箱后，逐一與投標(biāo)文件核對清點(diǎn)：品牌、產(chǎn)地（要謹(jǐn)防合資冒充國產(chǎn)、OEM、假冒）、規(guī)格型號(hào)（外文字母逐一核對）、數(shù)量、注冊證、生產(chǎn)日期，核對對一項(xiàng)就勾一項(xiàng)。

6 技術(shù)驗(yàn)收

技術(shù)驗(yàn)證是設(shè)備驗(yàn)收的主要環(huán)節(jié)，在設(shè)備安裝，調(diào)試，運(yùn)行和使用的過程中，通過技術(shù)指標(biāo)，技術(shù)手段和方法，對設(shè)備的運(yùn)行參數(shù)進(jìn)行檢測。商務(wù)驗(yàn)收完畢，采購等其他部門工作人員可以離開，設(shè)備保障部的技術(shù)人員就要打主力了，必要時(shí)使用科室操作人員也應(yīng)該參加，陪同廠家工程師安裝、調(diào)試全過程，也是一個(gè)難得的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)。大型設(shè)備的話，這個(gè)時(shí)間可能會(huì)持續(xù)很多天，就可以分間斷進(jìn)行。這個(gè)過程中必須嚴(yán)格按照說明書和技術(shù)資料操作，我們技術(shù)人員既是監(jiān)督，也是學(xué)習(xí)。逐項(xiàng)進(jìn)行，不遺漏。

7 驗(yàn)收報(bào)告填寫簽字

對照驗(yàn)收報(bào)告逐項(xiàng)填寫，不得漏項(xiàng)。設(shè)備信息必須按照銘牌和注冊證完整填寫，不得簡寫，特別是設(shè)備名稱，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)名稱完整填寫，不得縮寫或用“通用名”代替。不適用的項(xiàng)目也應(yīng)填寫清楚“不適用”或者打“”，不得空白。有改動(dòng)地方，雙刪除線，不得亂涂亂畫，且必須在改動(dòng)處空白處簽名，誰改的誰簽。結(jié)論必須要寫清楚：通過或者不通過。參與驗(yàn)收人員簽名必須當(dāng)面簽，不得冒簽。

8 驗(yàn)收資料收集匯總歸檔

主要包括：驗(yàn)收之前請對方提交的準(zhǔn)備資料；拆箱過程中收集的資料；驗(yàn)收報(bào)告；相關(guān)相片打印出來；如中間出現(xiàn)了非正常情況，如咨詢了海關(guān)等相關(guān)部門，應(yīng)詳細(xì)記錄并歸檔：電話咨詢的，應(yīng)記錄雙方號(hào)碼、咨詢時(shí)間、對方是誰、我方哪些參加，在哪里打的電話、交流的大概內(nèi)容、是否有結(jié)論等。如上門咨詢的，應(yīng)記錄時(shí)間、地點(diǎn)、人物、情節(jié)、結(jié)論。還有其他的相關(guān)資料，如曾經(jīng)封存過，則應(yīng)照相的相片、拆下來的封條、解封通知等等。

9 驗(yàn)收后工作

驗(yàn)收只是設(shè)備使用的開始，作為設(shè)備管理和保障部門，還需要有很多工作要做：

資產(chǎn)錄入：復(fù)核驗(yàn)收報(bào)告；按注冊證標(biāo)準(zhǔn)信息錄入。

培訓(xùn)：臨床使用操作人員、維修工程師。

跟蹤新設(shè)備使用情況：是否順手；故障率（特別是維保期內(nèi)要跑勤一點(diǎn)）。

協(xié)助宣傳：先要讓使用部門知道這個(gè)設(shè)備能做什么，再要讓他們告訴全院科室和員工設(shè)備能做什么，最后全社會(huì)知道，人人皆知。

設(shè)備效益分析和使用情況收集匯總反饋，總結(jié)優(yōu)缺點(diǎn)，下次好汲取。

筆者在工作中發(fā)現(xiàn)，設(shè)備驗(yàn)收中容易出現(xiàn)如下的問題：

氣氛：喜慶、歡快、和諧、融洽，像過年過節(jié)聚會(huì)；

動(dòng)作：聚成一團(tuán)、龍門陣擺起、煙撒起（只差水果瓜子花生和啤酒了）；

過程：隨便看一看，開完箱數(shù)量一點(diǎn)了事；

填寫與簽字：該填的不填、亂填、用通用名代替注冊證名字、用口水話填寫、空白處不標(biāo)注、亂涂亂畫、不簽字、冒名簽字；

結(jié)局：資產(chǎn)登記不準(zhǔn)確，審計(jì)不合格，甚至設(shè)備質(zhì)量存在問題。

要做好驗(yàn)收工作，總結(jié)起來：

（1）思想上高度重視。

（2）提前反復(fù)核對資料及準(zhǔn)備情況，時(shí)間上要充分，不盲目動(dòng)手。

（3）不要考慮供應(yīng)商或者供應(yīng)商慫恿臨床的不合理理由。越是催得兇，越說明供應(yīng)商心里沒底，越要高度重視。

（4）一定要重視驗(yàn)收現(xiàn)場細(xì)節(jié)。