醫院醫療設備的檔案管理實踐與工作體會

魯俊峰，岑佳佳

（1.鐘祥市人民醫院設備科，湖北 鐘祥 431900；2.百色市西林縣人民醫院設備科，廣西 百色 533000）

醫療設備檔案指的就是記錄各種醫療設備資料的一種檔案信息，具體包括醫療設備的使用說明書、出廠文件以及有關于購置、修理操作和報廢的終身性文件資料等。同時利用醫療設備檔案也可以對醫療設備的使用情況、維修情況，使用年限做實時記錄。現如今隨著醫療水平的不斷提高，醫療設備也在頻繁的更新換代，不僅更新換代的速度越來越快，而且也越來越復雜，這也就進一步凸顯了醫療設備檔案管理的重要性，所以應利用醫療設備檔案管理做好醫療設備的相關記錄，從而進一步提高醫療水平。

1 醫療設備檔案管理的基本內容與重要性分析

1.1 醫療設備檔案管理的基本內容

在醫療設備檔案管理中，應及時將相關的醫療設備文件資料進行歸檔、立卷。在進行醫療設備檔案管理是最為基礎的工作，就是信息資料的收集，只有將資料全部收集完整，才可以根據要求對其進行規范化的分類與整理。具體來說，醫療設備檔案管理的基本內容包括以下4 個方面：（1）設備的購買記錄：其中具體包括醫院的醫療設備申購書、市場調研記錄、招投標文件、購買合同、協議書、設備檢查報告、提貨單以及驗收單等文字資料，對于特大型設備來說，需要具備相關的衛生資源配置許可文件材料。（2）新機文件資料：其具體指的就是購買新醫療設備時所附帶的相關文件，具體包括設備的使用說明書、安裝圖紙、維修手冊、驗收報告以及設備合格證等資料。（3）使用設備記錄檔案：具體指的就是對設備的使用情況進行記錄，具體包括：設備使用人員、設備維修記錄、人員培訓情況、維修故障記錄、收益報表以及折舊報表等。（4）損壞或報廢相關資料：指的就是設備達到使用年限或出現不可修復的損傷的相關記錄資料，包括技術鑒定表、報廢申請單、審批文件等。

1.2 醫療設備檔案管理的重要性

現如今，隨著醫療水平的不斷提升，也使醫療設備的種類越來越豐富，具體來說，醫療設備已經成為臨床治療的主要工具，并已經逐漸成為一種集檢驗、預防、科研以及診療于一身的綜合性工具。根據相關的研究結果表明，各大醫院均引進了越來越多先進的醫療儀器設備，從而有效的提高了醫院的醫學研究水平與醫療水平。而對醫療設備檔案進行有效化的管理，可以進一步提高醫療設備的使用效率與使用水平，保存醫療設備的使用價值。目前，大醫院都已經進入現

代化管理模式，在這其中醫療設備管理更是不可分割的一部分，醫療設備管理工作的質量會直接影響到醫院的醫療水平，而且與醫院的經濟效益和社會效益也有直接的關系。因此為了能夠提高醫療設備的管理效果，應完善醫療設備檔案管理，真正的做到有備無患，以此提高醫院內醫療設備的利用效率，避免醫療設備發生故障，保證醫療設備的穩定運行。根據醫療設備的不同用途建立規范化的檔案管理制度，為決策者提供準確的依據，同時，也能夠為醫療設備的后續保養與維修提供憑證。

2 醫療設備檔案管理工作中存在的問題

2.1 缺乏對醫療設備檔案管理工作的重視程度

目前，很多家醫院在日常管理工作中，依然存在忽視醫療設備檔案管理的情況，無法明確的劃分管理職責，而且工作人員的工作能力有限，無法根據崗位職責要求對人員進行培訓。同時在購買醫療設備后，因為缺乏完善的規章制度，無法規范化地記錄醫療設備的相關檔案資料，也不能記錄醫療設備的后續使用情況、維修情況的，缺少專門的人員進行檔案管理工作，從而增加了后續的查找工作的難度。

2.2 管理人員的工作水平有限

因為缺乏對醫療設備檔案管理工作的重視程度，導致醫療設備檔案管理工作人員的分配存在很大的問題，許多醫院內的醫療設備檔案管理工作出現人手不足的現象，而且在港工作的部分工作人員也未接受過正規化、系統化的培訓，不具備專業的管理知識，甚至還有一部分醫院未設置專門的醫療設備檔案管理工作崗位。同時，即使一部分醫院已經設立了專門的醫療設備檔案管理工作崗位，但是也存在不合理、不科學的情況，嚴重的情況下，甚至直接導致設備檔案資料損毀。

2.3 管理方法落后，缺乏統一的管理標準

因為傳統工作觀念的影響，很多醫院在進行醫療設備檔案管理時，依然采用落后的管理方法，而且尚未形成統一、規范的管理標準，最終導致整個醫療設備管理工作比較混亂，比如，醫療設備檔案的記錄不規范、資料不健全等，這樣一來就會在極大的程度上降低醫療設備檔案的利用價值與利用效率。

3 醫療設備檔案管理的有效方法

3.1 完善檔案管理工作制度

按管理工作來說，工作制度是提高檔案管理工作效果與工作質量的關鍵，所以必須要建立完善的工作制度，一方面，必須要做到各盡其職，合理的劃分權責界限，明確不同工作崗位以及檔案使用人員自身的職責，全面提高檔案管理工作人員的工作能力與綜合素質，根據檔案管理工作人員的實際情況，組織其進行技術培訓，端正其工作態度，并建立崗位責任制，確保工作人員可以嚴格要求自己，規范工作人員的行為。另一方面，該建立借閱查詢制度，并完善檔案資料的歸還制度，明確檔案資料的借閱范圍與節約時間，并在第一時間辦理好建院手續。對于一些容易損壞的檔案資料，可以將其進行復印而后外借，如果在特殊的情況下必須使用原件時，需要得到領導的批準后才可以辦理借閱手續。利用檔案資料的人必須按期歸還，嚴禁損毀或丟失檔案資料，如果出現遺失或損壞的情況，責任借閱人全權負責，并采取相關的懲罰措施對其進行處理。如果出現未按期歸還的情況，則應該由專門的檔案管理工作人員進行催還。這樣才可以提高檔案管理工作的制度化與規范化，將醫療設備檔案管理工作的作用與價值得到最大程度的發揮。

3.2 采用分類管理模式

在醫療設備檔案管理工作中，應根據醫療設備的不同應用科室、不同性能以及不同價值對其進行分類，對于同類別的醫療設備，則應該按照特定的標準分類。比如可以將其分為4 個類別。（1）單價在5 萬元以上的整體醫療設備；（2）單價在1 萬元以上的整體醫療設備；（3）單價在2000 元以上的整體醫療設備；（4）單價在2000 元以下的整體醫療設備。

3.3 建立信息化檔案管理工作模式

隨著信息技術的發展與普及，信息管理系統已經被廣泛的應用到各個領域與行業中，在這其中也包括醫療設備檔案管理工作，合理的應用信息化管理系統可以進一步提高醫療設備檔案管理工作的效率。在實際的工作中，將醫療設備的檔案號進行輸入，同時根據不同的醫療設備，注明其使用科室、設備名稱以及價格等，尤其是價在2000 元以上的醫療設備應建立專屬二維碼并妥善保存，而且應該分別建立兩份電子檔案與紙質檔案，使醫療設備的相關信息資料可以完整的保留，為后續的查詢與統計工作提供便利。建立信息化檔案管理工作模式在提高檔案管理工作速度的基礎上，也可以提高檔案管理工作的準確性，為醫療設備檔案管理工作的開展提供極大的便利。

3.4 設置專門的管理崗位

為了可以進一步提高醫療設備檔案管理工作的質量與效率，醫院內的相關管理人員應在醫療設備檔案管理工作中設置專門的管理崗位，并派遣專門的管理人員從事相關的資料收集、資料整理、資料統計以及資料保管等工作。對于這部分工作人員來說，必須要確保其工作的穩定性，不應該大范圍浮動，消除醫療設備檔案管理工作中存在的人為因素影響，從而提高檔案資料的完整性與有效性。

4 結語

醫療設備檔案管理工作在醫院的日常管理中發揮著非常重要的作用，所以，應該正視醫療設備檔案管理工作中存在的問題，提高對醫療設備檔案管理工作的重視程度，及時解決工作中存在的各種問題，采用有效的管理方法，提高醫療設備質量管理工作的水平，使醫療設備檔案管理工作的作用與價值可以得到最大程度的發揮。