跨部門溝通協作

王金榮 天津振華國際物流運輸有限公司

職場中有效的溝通方式，可以保障用最小的成本精準完成意圖。我們將從溝通不暢的影響因素，溝通項目特點和個人社交溝通技巧三個方面進行探索提高溝通效率的工具方法。

一、造成跨部門溝通不暢的影響因素及解決方案

各個組織中，都存在或發生過跨部門溝通不暢的情形，盡管現實場面不盡相同，細分析有其共性因素，針對這些共性因素的緩解方案如下：（1）部門間立場不一致導致的溝通不暢。在組織結構設計將各部門責權進行了分工，每個部門基于專業分工后，各部門業績評價指標和維度也不一樣，這樣會導致在跨部門溝通中會產生相互推諉扯皮、規避風險等情況。針對這種情況，需要公司層面協調，統一共同目標，平衡部門間的利益，必要時將跨部門溝通協作作為部門考核指標之一。（2）部門間信息不對稱導致的溝通不暢。由于不同部門掌握的信息源和信息量不一致，往往導致對同一件事件的認知和判斷產生差異。基于信息不對稱情況，建議搭建信息共享平臺，或者在溝通前先進行信息共享。（3）部門間文化不同導致的溝通效果不一樣。每個部門、團隊有著自己特殊的溝通方式和文化氛圍，比如在一個開放、活躍的部門中，部門成員樂于表達、真誠溝通，那么與這樣的部門溝通起來會很順暢，相反則溝通失敗的概率比較高。那么在與這類組織進行溝通時，要比其他溝通做更多的準備工作，列明需要配合的內容及期望達成的標準。

二、不同溝通項目的溝通程序

在跨部門共同協作中，基于任務的復雜性、耗用時間不同，所采取的溝通程序也會有差異。

（一）復雜、多部門協作、耗時長的項目性工作任務的溝通

這一類的工作任務一般都需要多部門投入精力，要想高效完成工作任務需要各部門的通力協作，因此要調動各部門的參與積極度是基礎條件。一般的步驟如下：

1.團隊組建前的準備工作：對工作任務進行整體盤點，確認收益；工作任務完成后預計產生的獎金，并對獎金分配原則進行規劃；排定推進計劃表。

2.組建項目團隊。明確上述目標后，明確團隊成員、確定分工和推進計劃。其中確定分工時，要從流程上入手，穿行測試流程上是否有疏忽的環節，以防出現“三不管”地帶。團隊成員要有明確的工作職責，做到權責分明；考慮各成員的工作量，在分工上要適度，避免集中在某幾個成員身上，是任務重心失衡。

3.實施工作任務，追蹤計劃推進情況，跟進實施中的實際情況及時協調資源、或調整計劃。在開展過程中要注意以下兩點：

一是一定要做跟蹤，當推進過程中出現異常或障礙時，要主動協調資源，保障任務的正常推進。需要特別提醒的是，在推進過程中，如果任務環境發生變化或者任務目標優先級有調整，需要及時與團隊成員更新信息，讓對方也能及時做對應的調整。

二是跨部門溝通會。跨部門溝通會對目標的明確，溝通效率，執行效果，都很重要。溝通會前，要做好充分準備。因為，每次的跨部門會議，要呈現的內容和要解決的問題都不一樣。因此，會前要準備好資料，將明確或討論的問題全部列好，分享給團隊成員，讓大家提前思考帶著方案或疑問參會，這樣會上討論就會比較有效。會議結束前幾分鐘，要再對會議進行簡單復盤，重申討論達成的一下和會后推進計劃。會議結束后，做一個會議簡報，用郵件發給參會人員，確保會議確認事項的執行。

4.工作任務完成后，做好閉環收官，兌現前期承諾。任務完成后，需要對任務完成結果有評估，對公布給團隊成員，兌現獎勵機制。不要虎頭蛇尾，否則，下次再想做跨部門協作就會很困難。另外，雖然我們把工作任務進行了分工，但我們仍然需要對整個工作任務負責，千萬不要當甩鍋俠。

（二）臨時性、耗時短的工作任務

這類工作任務，是在職場日常工作中常見的跨部門工作任務，我們在職場都不是獨立的個體，許多工作任務需要其他人給予支持，可能是數據的提供，也可能是行動上的配合。如何能保障順暢的完成這些溝通呢？

首先，需要有一個良好的工作社交圈，這就需要在日常工作中“攢”人品。如果，你平時一副生人勿進的冷面孔、別人需要你協作的時候各種不配合或者拖延。那么當你需要協助的時候，你再和風細雨也很難打動對方。因此，日常需要與同事聯絡保持良性的溝通。

其次，要有溫和的溝通態度，不能需求別人配合時頤指氣使、態度傲慢，將配合演繹成“俯視”下達命令。溝通中，態度和禮貌很重要。

再次，有時碰到不愿意配合、官僚或習慣性推諉的同事，可以考慮借力打力，適度用上層力量施壓，表明事項的表明事項的重要性和優先級，上層領導的關注度。

三、溝通中的語言表達技巧

溝通時所使用的語言、文字，對溝通效果有很大的作用。同樣的意思，不同的人說，或者同一個人用不同的語速、口氣效果上都可能有很大的差異。想要達成良好的溝通效果，在語言表達上要注意以下幾點：

1.要懂得換位思考，盡量使用對方舒適的傾聽習慣，表達自己的訴求。

2.要正向看人、正向反饋，用正向思維帶動正面的情緒，從而達到積極的行為。但要注意在表達贊揚時，要言之有物，避免讓人感覺不夠真誠。

3.要有同理心，“人最大的需求是被理解和被欣賞”，而理解他人依賴于同理心。有時你的感性回應，有助于同對話者實現同頻溝通，達成共識，從而促進任務的達成。在溝通時出現嚴重分歧時，不妨先采取折中調和的方式，為未來的進一步溝通提供基礎，預發溝通的破裂性終止

4.語言表達上多用開放式的問題，一個有效的溝通應該是雙向的，開放式的問題可以使引發對方思考，進而使溝通能夠得到延展。