通信企業檔案管理中的保密與利用

陳千紅 江蘇省通信服務有限公司

為城市建立通訊信號，確保人們信息交流的順暢性是通信企業不可或缺的一部分內容，這也充分的表明出了通信檔案管理的內容更為側重通信功能身份信息管理，故此本文旨在從通信企業檔案管理工作的原則以及應當重點要注意的幾大事項等方面進行了分析。

一、通信工程檔案管理的“三同步”原則

（一）開工與施工準備文件收集整理同步

在這個過程中所需要收集的檔案資料較多，其中包括了計劃任務書，項目建議書以及地質圖和實驗報告等等方面，所以這也對通信工程檔案管理提出了一定的要求，必須要加強與檔案部門的相關人員保持密切的聯系，同時做到高效協作，按時按質完成材料的收集與整理等各項工序。

（二）施工與施工文件收集整理同步

在開展通信工程建設中，必須要加強重視其施工過程中的檔案管理，而且在此過程中所需要收集的資料也較多，其中包括了施工計劃和施工報告以及各項技術措施等等，除此之外也包括了施工記錄和施工圖紙等，但需要注意的是在收集相關資料的過程中需要認真審核每一項數據資料，一旦發現問題要及時的進行解決。

（三）交工與竣工文件收集整理同步

通信工程項目施工完畢以后會進入到竣工驗收階段，而這也標志著整個項目建設已經進入尾聲，需要驗收部門和檔案部門的高度配合，最大限度的保障檔案資料的完整性，一般來說在這一過程中需要收集的材料有試運行，竣工驗收等等。

二、通信檔案管理中的保密工作

（一）網絡安全管理

當前我國各個通信企業都已經建立了一套完善的網絡信息化檔案管理系統，雖然可以在一定程度上提高工作效率，但同時也使得通信檔案管理工作面臨著較大的安全風險，一般來說，這種安全風險主要來源于病毒的攻擊，可能會造成數據的丟失或者是損壞，甚至還有可能會造成泄密等諸多現象的產生，所以為了能夠有效的避免此類現象的產生，通信企業必須要高度重視網絡安全防御工作，強化對安全防御軟件的使用，同時也要定期優化計算機軟硬件系統，譬如可以采取設置網絡安全防火墻的方式來達到提高其安全性，另外，當員工再登陸檔案管理系統的過程中也可以采取雙重身份驗證的方式并且針對不同的崗位設置對應的查詢權限，在此過程中，通信企業也要不斷規范日常的管理工作流程，定期安排專人對設備進行相應的檢查工作。

（二）內部管理工作

要想做好通信檔案管理中的保密工作，則必須要從其內部管理進行著手控制，具體來說，首先，可以在日常工作中通過對所有人員展開安全知識培訓，使每一位人員都能夠清楚的認識到做好檔案管理中保密工作的重要性，同時也要具備較強的檔案信息安全意識。其次，將黨和國家的相關政策和指導方針傳達給全體人員，為企業的發展指明方向，并以此來規范每一位員工的工作行為。再次，對通信企業的管理機制進行不斷的完善，同時還要設置專門的監管部門，嚴格監管每一個環節，同時對于員工的具體職責與義務要予以明確，一旦某個環節出現了問題能夠及時找出相關的責任人，避免大家相互推諉。最后，做好紙質檔案的保管工作，尤其是重點注意防潮，盡可能的避免由于保管不當而導致檔案出現損壞或者是遺失等現象，同時相關的人員在對檔案進行借閱的過程中也要認真做好記錄工作，包括借閱人員的姓名、時間等等，不斷完善借閱機制，使之能夠變得更加的規范化以及合理化。

三、通信企業檔案利用過程中重點注意的事項

（一）檔案內容及價值審查

檔案等級劃分，具體可以根據檔案的種類和保密性以及內容等，并利用網絡信息技術的優勢來對檔案數據進行相應的分類并且認真審查其檔案的價值與內容，而要想實現這一工作必須要從以下幾個步驟進行，第一，篩選檔案信息，對需要開放使用權的檔案進行明確；第二，由通信企業內部的專業人員對初步篩選出來的內容的使用價值進行有效的評估，便于為后續檔案使用權限的開放方案的合理制定提供重要的依據；第三，對該項方案的可行性進行檢查，并最終確定是否能夠得以推行，在此過程中需要對通信檔案的利用流程進行嚴格的規范，使其價值能夠得以充分的發揮出來。

（二）加密及解密工作

企業在對通信檔案管理工作進行保密與利用的過程當中，必須要在基于國家法律法規的前提之下進行，不可觸碰法律底線，每一項檔案管理工作都要合理且合法，當前我國對于檔案管理工作也制定出了相應的法律法規，并且對于檔案管理的保密工作等級在《檔案法》和《保密法》，這兩部法律中也已經有了明確的規定，在此過程中，針對于不同的檔案管理等級，其所使用的管理方式也會存在著差異性，并且對于通信檔案的保密時間也有著明確的規定，不能無限制的對檔案進行封存，否則會對檔案的使用效益造成一定的影響，所以這就對相關的通信檔案管理人員提出了一定的要求，必須要會對檔案的保密登記進行明確的辨別，并以此來制定出合理化的檔案保密期限。此外，通信檔案的價值會隨著外部環境的變化而做出改變，為此在檔案管理的過程當中，管理人員應當結合實際情況對檔案的保密期限適當的作出調整，以便能夠更加貼合實際現狀，在此過程中需要值得特別主要的是，針對于沒有任何使用價值的通信檔案，需要管理人員及時的對無使用價值的檔案進行剔除，從而確保通信企業的正常、有序化運行。

四、結束語

綜上所述，通信檔案作為目前我國通信建設活動過程中的重要產物，在此過程中需要企業高度進行重視，并且認真做好檔案管理中的保密與利用工作，但是在整個過程中應當要重點注意對檔案內容以及使用價值的審查以及加密和解密工作，同時也要做好安全防御工作，避免遭受病毒的攻擊，并以此來確保通信企業的健康、可持續化發展。