探析在企業(yè)檔案管理實(shí)踐中如何實(shí)施改革創(chuàng)新

喬素芹 鶴壁煤電股份有限公司第九煤礦

企業(yè)生產(chǎn)與經(jīng)營(yíng)過程中受到內(nèi)部因素與外部因素雙重影響，經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)比較高。尤其隨著2020年國(guó)際貿(mào)易收緊情況下，國(guó)內(nèi)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)更加激烈，企業(yè)在外部因素不穩(wěn)定情況時(shí)，更應(yīng)該加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部管理，提高企業(yè)檔案管理工作水平，充分掌握內(nèi)部資源分布情況，并作出科學(xué)管理決策。目前，我國(guó)企業(yè)檔案管理問題主要體現(xiàn)管理方式滯后、資源開發(fā)有限、人員素質(zhì)不足等多個(gè)方面，不利于企業(yè)優(yōu)化內(nèi)部檔案資源管理工作。企業(yè)內(nèi)部在新形勢(shì)下，應(yīng)該應(yīng)用信息技術(shù)開展檔案管理工作，推動(dòng)企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作改革，為企業(yè)發(fā)展提供必要的數(shù)據(jù)信息基礎(chǔ)。由此可見，探究如何在企業(yè)檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)是十分必要的。

一、國(guó)有企業(yè)檔案管理的重要意義

①企業(yè)檔案是國(guó)企生存和發(fā)展的重要資源。在當(dāng)今時(shí)代，信息成為企業(yè)生存發(fā)展的重要資源，檔案資料也是企業(yè)發(fā)展的重要資源之一。企業(yè)檔案是保存記錄企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理過程中各項(xiàng)活動(dòng)的原始記錄，是企業(yè)發(fā)展過程中積累管理經(jīng)驗(yàn)、創(chuàng)新歷程、科技研發(fā)、工程項(xiàng)目等內(nèi)容的重要體現(xiàn)，是企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要組成部分。一方面，有助于為企業(yè)決策、提高競(jìng)爭(zhēng)力提供一定的依據(jù)，并為國(guó)企深化改革、推進(jìn)結(jié)構(gòu)調(diào)整升級(jí)的可行性分析與預(yù)測(cè)提供重要的基礎(chǔ)依據(jù)；另一方面，企業(yè)財(cái)務(wù)檔案所提供的資料、憑證是維護(hù)企業(yè)合法權(quán)益，避免企業(yè)遭受經(jīng)濟(jì)損失，確保國(guó)有資產(chǎn)保值增值和企業(yè)生存發(fā)展的重要資源。②企業(yè)檔案是國(guó)企深化改革不可或缺的重要證明。供給側(cè)結(jié)構(gòu)性改革中，不論企業(yè)“三供一業(yè)”移交、還是“處僵治困”等工作都或多或少涉及企業(yè)檔案，檔案處置問題不僅關(guān)系到國(guó)有資產(chǎn)和職工權(quán)益的維護(hù)。同時(shí)，國(guó)企檔案中包括了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的文書材料、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、基建檔案等，都是對(duì)企業(yè)發(fā)展真實(shí)、完整的記錄，對(duì)于解決后續(xù)工作中出現(xiàn)的問題、做好檔案工作交接提供了重要的憑證。

二、企業(yè)檔案管理實(shí)踐中實(shí)施改革創(chuàng)新的對(duì)策

（一）完善企業(yè)檔案綜合管理制度

完善的檔案管理制度不僅能讓檔案管理人員的工作行為逐漸規(guī)范化，還可以讓工作流程更加清晰，細(xì)節(jié)更加明確。建立完善的企業(yè)檔案綜合管理制度首先要考慮的是要完善檔案管理工作的具體流程。對(duì)檔案的收集、整理、保存、查閱等基本流程作出詳細(xì)而具體的規(guī)定，讓檔案管理人員有據(jù)可依。在制定檔案管理工作流程的同時(shí)，還應(yīng)明確各個(gè)工作模塊需要完成的工作內(nèi)容和達(dá)到的工作效果，讓檔案管理人員嚴(yán)格按照制定好的制度開展工作，這樣才能讓檔案管理工作有序進(jìn)行。此外，企業(yè)所指定的檔案綜合管理工作制度還需要明確工作人員的責(zé)任，這樣可以有效避免企業(yè)員工之間出現(xiàn)推卸責(zé)任的情況。企業(yè)可以在明確責(zé)任的同時(shí)建立問責(zé)機(jī)制，當(dāng)檔案管理工作中出現(xiàn)紕漏時(shí)能夠找到責(zé)任人，讓其承擔(dān)管理過失和盡快彌補(bǔ)失誤。良好的問責(zé)機(jī)制可以有效激勵(lì)員工做好檔案管理工作，避免因?yàn)榇中拇笠獬霈F(xiàn)的失誤。

（二）健全“兩個(gè)支撐”機(jī)制

完善國(guó)有企業(yè)檔案工作，推動(dòng)檔案工作與企業(yè)發(fā)展的協(xié)調(diào)和適應(yīng)，離不開加強(qiáng)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)和檔案機(jī)構(gòu)建設(shè)這兩個(gè)支撐。①加強(qiáng)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)。把檔案工作納入國(guó)有企業(yè)發(fā)展規(guī)劃和年度計(jì)劃，檔案工作的分管領(lǐng)導(dǎo)要定期聽取檔案工作匯報(bào)、研究并協(xié)調(diào)解決檔案工作中的問題，為企業(yè)檔案工作提供人、財(cái)、物等方面的保障。②強(qiáng)化檔案機(jī)構(gòu)建設(shè)。國(guó)有企業(yè)尤其是中央企業(yè)總部應(yīng)設(shè)置檔案機(jī)構(gòu)，檔案經(jīng)費(fèi)列入企業(yè)年度預(yù)算，并在歸口的職能部門設(shè)置檔案機(jī)構(gòu)的崗位、配備相應(yīng)的人員。同時(shí)，所配備的人員應(yīng)具備檔案管理相應(yīng)的知識(shí)和技能。

（三）強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)

在企業(yè)檔案管理中，應(yīng)加快信息化建設(shè)速度，使管理人員勞動(dòng)強(qiáng)度降低，工作效率提高。在信息時(shí)化背景下，檔案管理的數(shù)字化、信息化是檔案工作的必然發(fā)展趨勢(shì)。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展，資料增加速度越來越快，需要對(duì)檔案管理模式和方式進(jìn)行創(chuàng)新。可通過紙質(zhì)文件掃描等方式，進(jìn)一步形成電子文件，首先，需要確保檔案管理的辦公自動(dòng)化的實(shí)現(xiàn)。其次，在檔案管理與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)有效融合，進(jìn)一步促進(jìn)信息資源共享的實(shí)現(xiàn)。通過信息網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的建設(shè)，相關(guān)使用者能夠隨時(shí)隨地實(shí)現(xiàn)對(duì)所需資料的查詢、瀏覽、訪問以及下載，使檔案檢索利用率有效提高，檔案管理服務(wù)水平和質(zhì)量提升。最后，各部門應(yīng)積極配合，企業(yè)加大資金投入力度，對(duì)先進(jìn)的軟硬件設(shè)備和管理軟件進(jìn)行配置，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與建設(shè)，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，使資料信息的利用價(jià)值得以充分發(fā)揮。

三、結(jié)語

企業(yè)開展檔案管理工作必須從企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展角度出發(fā)，綜合企業(yè)發(fā)展需求、管理需求、使用需求，優(yōu)化檔案管理工作。企業(yè)在開展檔案管理時(shí)，要正視我國(guó)企業(yè)在開展檔案管理時(shí)存在的問題，并提出具體創(chuàng)新實(shí)踐管理舉措，從制度、人員、平臺(tái)、服務(wù)等多個(gè)角度著手，構(gòu)建現(xiàn)代化檔案管理體系，并借助信息技術(shù)提升企業(yè)檔案管理效果。文章中從企業(yè)角度分析了如何開展檔案管理工作，各企業(yè)在借鑒檔案管理工作方法時(shí)，仍要結(jié)合實(shí)際情況優(yōu)化管理方案，讓檔案管理工作更加有序、科學(xué)，發(fā)揮檔案管理價(jià)值，促進(jìn)企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。