論加強醫院文書檔案管理工作的探討

左善瑩 灌南縣第一人民醫院

醫院文書管理涉及方方面面，不僅包括醫務工作、人事工作、科研工作，還包括醫院的規劃、基礎建設等方面。因此為了提升醫院文書檔案管理工作水平，以下就加強醫院文書檔案管理工作進行了探討分析。

一、醫院文書檔案的重要作用

1.醫院管理的查考憑據。醫院文書檔案是對醫院各項活動的記錄，包括各種規章制度，各種行政事務的處理過程、結果及管理活動的經驗總結等，是醫院工作查考的憑據。通過文書檔案資料的查考，可以更好地熟悉情況、總結經驗、處理各種問題，從而有效地推動各項工作地開展。

2.領導決策的參考依據。醫院文書檔案記錄了醫院管理活動中的情況、成果、經驗和教訓等，包含了大量的醫療、管理等信息，能夠為領導決策提供重要參考，對制定計劃、總結情況、推廣先進管理經驗等都是重要的參考資料，充分利用文書檔案資料，對促進領導科學決策，推動醫院各項工作開展具有重要作用。

3.宣傳教育的生動素材。醫院文書檔案較詳實地記錄了醫院發展歷程，具有歷史性、直觀性等特點，是宣傳教育的生動素材。利用醫院文書檔案舉辦各種展覽活動、編寫醫院發展史等，充分介紹宣傳醫院的發展歷程，增強廣大醫療工作者和人民群眾對醫院的認識。

二、醫院文書檔案管理的主要原則

1.規范化原則。根據醫院文書檔案資料鑒定、收集、保管、管理以及利用等事項，要建立一套統一規范的管理流程，主要包括以下方面：統一規范立卷歸檔，嚴格控制立卷歸檔的完整性以及時效性，重點做好立卷歸檔管理，合理分工協作立卷工作，并以實踐性以及科學性作為原則來劃分醫院文書檔案的保管期限；統一規范工作流程，執行檔案管理相關標準，檢查檔案管理的不同環節，保證檔案材料的系統化；統一規范操作技術，無論紙質檔案管理或者是電子檔案的管理，都需要根據一定的工作技巧以及工作方法完成。

2.標準化原則。大多數的醫院文書檔案是從公文轉化過來，因此做好公文管理可以說是做好醫院文書檔案管理重要的基礎與前提。為改進公文管理的效率，需要嚴格把握公文質量，統一制定標準進行規范化管理，主要內容包括：選用優質公文紙，尺寸幅面要符合征服規定，公文的制發需要履行簽發手續，并且滿足審批的權限，標注明確公文的日期；不同形式的公文，需要字跡鮮明清晰，從而有利于長期保存；公文的格式需要規范。

3.保密性原則。首先是要保證文書檔案原始性。一旦形成紙質檔案，原始性往往難以改變，不過電子檔案因為缺乏固定的載體以及形式，因此電子檔案原始性的確定也就是當前檔案管理的難點。其次是要改進電子檔案加密性。使用先進的技術可以提高電子檔案的安全性，比如可以定期更換密鑰并且加密通訊傳輸等。

三、加強醫院文書檔案管理工作的措施

1.保證質量。醫院文書檔案管理工作不能出任何差錯，否則可能會造成無可挽回的損失。除了要求醫院文書檔案管理人員在思想上具備責任意識之外，還應該建立醫院文書檔案管理的質量保障機制。這一質量保障機制要從文書檔案的生成、歸檔、調檔、流轉、保管、利用等各個環節出發，確保每一個環節都不會出現任何差錯。文書檔案管理的質量保障機制要和文書檔案管理人員績效考核相掛鉤，從而在制度層面提高文書檔案管理人員積極性和危機感。為了全面提升醫院文書檔案管理質量，醫院還應該建立文書檔案管理的標準化、規范化規程，將文書檔案管理工作流程化、細節化、品質化，防范文書檔案管理工作中任何可能出現的疏漏和不足，從而將質量系于制度而非個人。醫院應鼓勵文書檔案管理人員參與制定規章制度，并在崗位工作中遵循更高的要求和標準做好文書檔案管理工作。

2.創新方法。醫院文書檔案管理人員應講求方法，善于將文書檔案管理的新方法運用到實踐中來。一方面，醫院文書檔案管理人員應吸收、借鑒檔案管理的最新理論和前沿技術，善于更新知識體系和崗位技能，能夠在崗位工作中做到創新實踐；另一方面，醫院文書檔案管理人員還要做到具體工作的具體化，尤其要針對醫院文書檔案管理工作的特殊性，形成一套差異化的工作路線，不斷提升文書檔案管理工作的針對性。當前醫院文書檔案管理人員應積極探索文書檔案管理工作的電子化、信息化技巧，除了應掌握文書檔案管理電子化、信息化的理論之外，還要善于從信息化管理系統的開發、使用、維護等角度出發，掌握具有時代性、前沿性的文書檔案管理新方法。醫院文書檔案管理人員還必須精于文書檔案的檢索、查詢以及利用，使各類檔案的應用價值得到充分的發揮。

3.提升效益。醫院文書檔案管理并不是簡單地將各類檔案分類整理并束之高閣，而是要充分發揮文書檔案管理的效益，使文書檔案管理機制的作用和功能在現代化醫院管理中得到充分的凸顯。一方面，醫院文書檔案管理能夠為相關資料的追溯和查詢提供保障和提供便利，這將有利于醫院管理工作的開展；另一方面，醫院文書檔案本身就是醫院和社會的一筆財富，應積極發掘醫院文書檔案的潛在價值，使醫院文書檔案不再是靜態的檔案，而是應成為具備社會價值的檔案資料。醫院文書檔案管理人員應積極探索如何提升醫院文書檔案管理的效益，突破現有管理機制的局限性，滿足新時代醫院文書檔案管理的新要求。具體來說，新時代醫院文書檔案管理人員不能停留于將各類文書檔案歸類整理等層面，而是要將文書檔案資料視作醫院創新發展的一類寶貴資源庫，并從中不斷發掘出有價值的內容，使各類文書檔案能夠推進現代化醫院建設。

四、結束語

綜上所述，醫院文書檔案對未來醫療具有指導意義，其是對醫院臨床醫學進行研究的記錄者，是醫學科學的第一手資料，可以為未來科學提供全面的實踐指導，是各種決策和研究的輔助材料，因此對醫院文書檔案管理進行分析具有重要意義。