提高醫院辦公室檔案管理工作效率的思考

王大試 灌南縣第一人民醫院

醫院辦公室檔案種類繁多、涉及面廣，并且醫院辦公室檔案管理能夠為其他工作的順利開展提供科學的信息支持，因此為了充分發揮其作用，以下就提高醫院辦公室檔案管理工作效率的思考進行了探討分析。

一、醫院辦公室檔案管理的主要特點

1.檔案管理完整。醫院辦公室檔案具有穩定性較強的特征，對于檔案管理十分有利，能夠強化其延續性以及完整性。當開展日常工作時，合理劃分檔案類型，并做好整理工作，為檔案查閱提供便利。

2.檔案類型多樣化。（1）業務指導性檔案多。醫院是一個以業務為主導的機構，因此其與一般的辦公室檔案管理存在區別。其業務指導性的檔案較多，且更新快。醫院內部設置的科室多，其業務指導性檔案涉及臨床各科、醫技科及后勤行政各科室。醫療衛生技術日新月異，新的規章制度及操作規范需要及時進行更新及補充。這些原始檔案都可以見證醫院的發展，也較一般的辦公室檔案更為豐富多樣。（2）晉升聘任類檔案多。在各年度，均有許多醫生正常聘任以及晉升，與此相關的檔案從十幾份到數十份，在醫院辦公室檔案中占據著相當重要的地位，是其必不可少的組成部分。

3.管理模式科技化。新時代背景下，先進的科學技術保障了醫院辦公室檔案管理工作有條不紊的進行，為檔案管理工作提供了技術支持。醫院管理都采用了智能化，例如自動掛號機、自動打卡機、電子病歷本、聲像記錄檔案。這種管理模式方便了檔案管理人員，降低了工作難度，減輕了工作壓力。而且通過智能化管理模式，在檔案收集、存儲、調用過程中更加快捷便利，也減少了人員參與，節省了不必要開支。

二、影響醫院辦公室檔案管理效率的主要原因

1.檔案管理認識不到位的原因。醫院是比較特殊的行業，也是整個社會一直關注的問題。在以往的工作中，醫院將更多的精力放在醫療事業的發展上，對于辦公室檔案管理并不重視。很多醫院的辦公室人員認為檔案管理是檔案管理人員的工作，與辦公室無關，加之醫院工作具有一定的復雜性，使得很多醫院領導對于辦公室檔案管理都表現出一種消極的態度，認為辦公室檔案管理是可有可無的。

2.缺乏完善的辦公室檔案管理信息庫原因。辦公室檔案信息庫是醫院檔案管理工作的重要基礎和前提，當前很多醫院使用的依舊是十多年前的信息管理系統，管理系統能夠為檔案管理人員提供更多醫院發展以及職工的基本情況。但是在實際的醫院工作中，信息管理系統的利用率并不高，系統中沒有全面的醫院發展情況以及職工信息，對醫院活動的記錄也不到位，不能及時更新醫院發展信息，檔案信息不夠全面。

3.辦公室檔案管理人員水平有待提升。當前辦公室檔案管理人員的知識水平以及技能并不高，這也是辦公室檔案管理工作需要解決的問題之一。隨著社會的發展以及技術水平的提升，檔案管理工作中也逐漸開始運用現代化的技術手段，要使檔案管理得到有效的管理就需要管理人員具有操作信息軟件的能力。但是在實際工作中，檔案管理人員的專業知識不強，技能水平不高，對計算機信息技術了解不多，使得很多先進的設備不能高效利用，因此也需要提高對管理人員素質水平問題的重視程度。

三、提高醫院辦公室檔案管理工作效率的策略

1.增強檔案管理意識，正確樹立檔案管理觀念。目前醫院對辦公室檔案管理的認識不足，管理觀念也有待提升和更新，這些問題是影響醫院辦公室檔案管理工作順利開展的重要因素。因此應加強醫院辦公室檔案管理的意識，樹立全新的檔案管理理念。醫院的領導首先需要對辦公室檔案管理有正確的認識，明確檔案管理的重要性，從辦公室檔案管理的實際情況出發，明確辦公室檔案管理的目標，將以人為本作為管理的重要理念，制定滿足醫院發展的檔案管理目標，強化檔案管理的責任制，提高檔案管理人員的工作意識，更加順利的開展辦公室檔案管理。

2.加強辦公室檔案管理數據庫建設。近年來，隨著信息技術快速發展并日趨成熟，醫院辦公室檔案管理信息也逐漸增多，傳統的檔案管理方法已經不能滿足當前醫院發展的實際需要，這就需要檔案管理人員能夠緊跟時代步伐，利用信息技術的優勢，從醫院檔案管理的實際情況出發，實現檔案管理的信息化水平，保證信息技術能夠得到有效的落實，實現檔案管理工作的有序開展。用積極建立檔案信息數據庫，將檔案管理與信息技術相結合，實現自動化的檔案管理，將數據庫與檔案目錄庫相結合，形成開放化的、網絡化的數據庫，加強對醫院檔案信息的管理，進一步提高醫院辦公室檔案管理工作的效率。

3.提升檔案管理人員水平。醫院應緊跟時代發展的步伐，加強對辦公室檔案管理人員的教育培訓，強化檔案管理人員的保密意識，促進檔案管理人員的專業技術水平。在對醫院辦公室檔案管理工作人員的教育培訓中，首先應加強法制教育，讓檔案管理人員認識到辦公室檔案管理的重要性，通過多樣化的方法引導工作人員進行知識的學習，不僅能夠提高檔案管理人員的專業素質，也能夠進一步充實其知識儲備，使檔案管理工作人員能夠明確檔案管理工作的核心思想以及技術。當前很多醫院辦公室檔案管理人員的素質水平比較低，要想提高其專業水平首先要做的就是保證管理隊伍的穩定，不能隨意對檔案管理工作人員進行調動和辭退，醫院應給予檔案管理人員足夠的時間，使其成長，能夠使得檔案管理人員的業務水平以及綜合能力得到提升，更好地為辦公室檔案管理工作提供服務，促使醫院各項工作能夠順利推進。

四、結束語

綜上所述，醫院辦公室檔案管理是一項持續時間長，耗費精力大的工作，并且由于受到諸多因素的影響，嚴重影響了醫院辦公室檔案管理的工作效率，因此為了使醫院辦公室檔案的功能作用得到充分發揮，必須有效提升醫院辦公室檔案管理工作效率。