衛生機構設備檔案的建立與管理分析

王威 公主嶺衛生職工中等專業學校

一、衛生機構設備檔案建立

（一）申購材料

主要是指購買各項設備所需填寫的申請單、購買設備的可行性分析書、各類招投標書、各類合同等等。

（二）驗收材料

主要是指購買一些儀器所帶來的相關證明儀器設備的證書或者手冊。其中包括各類儀器設備的裝機報告、清單、責任書等文字資料。一般情況下，將各項儀器設備使用說明和操作手冊復印，將復印件交給使用部門，原件留存歸檔。對于所有儀器設備的發票復印件全部歸檔。針對一些進口設備，以及備存進口設備，涉及的相關的材料，都需要歸檔。針對一些檢測儀器，如監護儀、內窺鏡等設備，還要留存其“商檢報告”；針對一些需要強制檢定的計量測量設備，如B超、心電圖機等設備，要將首檢證書進行留存歸檔；針對一些特種設備，需要將使用證進行留存歸檔；針對甲乙類大型醫用設備，還要留存配置許可證，并歸檔。

（三）在運行過程中形成的材料

1.針對購入的能夠單獨使用，可以為病人診療檢查，直接收取費用的儀器設備，在完成驗收以后，將設備記錄本發放給使用設備的科室，嚴格要求各個科室按照標準每日逐筆記錄登記。記錄本中主要記錄的內容有：開關機時間、使用的次數、檢查次數、治療次數、病人姓名、操作人員等。記錄本在每月固定一天進行小結，年終還要進行年度總結。每個記錄本在全部記錄完畢后，使用科室需要拿著記錄本到設備管理科室換取新的記錄本，設備管理科室留存歸檔使用完畢的記錄本。對于已經報廢的設備，記錄本應該一起收回歸檔。另外，針對臨床上使用的萬元設備，每個季度都需要定期開展成本分析，包括使用的科室、儀器設備的名稱、儀器設備相關規格和型號、折舊情況、本季度的純收入報告。針對儀器設備分析整體的收入、支出等使用情況。每年度一起設備的分析報告都需要存入檔案當中進行管理。

2.所有的儀器設備在使用過程中，需要對儀器設備定期保養和維修。所有的工作步驟都需要形成文字版本，包括時間、檢查的問題、維修工作等內容，對于外請專家來維修的記錄單也要整理歸入檔案當中。

3.針對國家質監局要求需要強制檢定的計量測量儀器設備，需要嚴格按照標準來開展校準工作，并且還需要將相關證件的復印件放入到檔案當中。針對一些使用時間比較長，但是發生故障不能修復使用的儀器設備，計入報廢處理，由使用的科室和儀器設備管理科室共同負責后續工作，使用科室應該填寫封存、報廢表（一式兩份），其內容有使用科室、儀器設備名稱、型號規格、已使用年限、相關部門的意見以及使用科室和保存科室交接雙方的簽字等。完成填報材料后，一份需要給財務科，一份需要給設備管理部門。另外，對于每臺儀器設備要建立對應的檔案，同時裝訂在一本“儀器設備履歷表”，在表中完善設備的各項資料內容。

二、做好衛生機構設備檔案管理的建議

（一）合理規劃歸檔范圍

衛生機構應該合理規劃歸檔范圍，明確各項醫療設備是否屬于歸納范圍內，這樣可以大大降低檔案室的多余資料，還能有效緩解檔案管理人員的工作壓力，減少工作量。由于衛生機構當中，一些小型醫療設備，其具有較高的創收水平，并且回報期比較短，所以近些年衛生機構當中的小型設備檔案數量越來越多。而現在留存的小型醫療設備檔案，主要是為了購買同類設備提供一些參考。按照《醫療衛生機構醫學裝備管理辦法》中的第三十二條：“衛生機構儀器設備的單價在5萬元及以上，需要建立對應的管理檔案。檔案的內容包括但不限于，申報的資料以及儀器設備使用和維修等相關資料。針對單價5萬元以下的儀器設備，衛生機構可以結合實際情況，制定自己的管理機制。衛生機構可以將單價在5萬元以下的儀器設備，制定分類管理機制，可以將其統一標為編號CC，這樣可以大大降低檔案的制作和存儲工作量，管理效果更加高效。

（二）構建信息化管理體系

構建信息化的設備檔案管理，就是在檔案建立過程中，將產生的相關文檔資料收錄到相應的設備管理系統中，從而使檔案信息可以得到更加快速的補充與登記，對設備檔案進行科學的匯編，為后期的檔案檢查和維修等提供較大便利。當前許多衛生機構缺乏合理有效的設備檔案信息化管理，這就使相關科室的檔案需求不能得到快速響應，其科室只能通過相關檔案管理人員在設備檔案表中對其設備信息進行查詢，或者前往檔案室對其原始紙質資料進行查詢，這就會使設備的信息獲取效率大大降低。而衛生機構在實現設備檔案信息化管理后，就可以使臨床需求得到有效解決，還可以明顯提高其檔案信息查找效率。在購進相應的設備后，就要將其資料進行建檔，設備驗收人員要將其資料錄入到設備檔案信息化管理系統中，然后將其驗收模塊中的部分數據調至檔案模塊中，這些資料以電子檔案形式存儲在計算機，各個臨床科室可以從系統當中下載使用，檔案的內容實現全系統內共享。各個科室都可以根據自己的需求，來查閱采購合同、技術參數、操作手冊，這些數據信息對后期設備的使用有著重大的參考意義。

三、結束語

在信息時代，每天都會產生大量的檔案信息，為了保障檔案信息資料的時效性、完整性、真實性，檔案管理人員必須要通過不斷學習，提高自身的專業技能，在這個基礎上構建完整的檔案管理制度與體系，針對整個方面的信息進行回收和采集，充分發揮檔案信息資料的價值和作用，為相關工作的開展提供支持和參考。