事業單位檔案管理信息化建設存在的問題與解決措施

李丹 承德縣檔案館

檔案是指事業單位工作中管理及保存有價值的文件或記錄，可以是文字、圖像，也可以是視頻、聲像等不同載體，其承載著重要的價值及參考意義。針對目前事業單位檔案信息化建設的進度及情況來看，在一定程度上實現了初步的信息化建設，但仍需要進一步提升檔案信息化建設的效率，才能更好地推動事業單位的發展。事業單位需要重視檔案信息化建設，積極主動地開發更多有效的檔案信息化管理資源及渠道，推動檔案信息化建設的進程，切實提高事業單位檔案信息化建設的標準和要求。

一、事業單位檔案管理的必要性

事業單位檔案管理在事業單位的發展過程中有非常重要的影響，其重要性和必要性主要體現在以下幾個方面：第一，檔案管理在人才聘用的過程中能夠直觀的展示人才的各種經歷和工作軌跡、工作能力等，能夠為用人單位展示的更加全面，從而有助于事業單位合理的運用人才。第二，從單位的決策上看，很多事業單位在發展的過程中，不僅要有績效考核，還有事業單位未來的規劃，這些內容往往和事業單位的發展息息相關。在檔案的管理過程中往往都會進行詳細的記錄，而單位在調取檔案的同時就會客觀的、全面的對以往的工作進行科學合理的進行評價。尤其是在干部選拔過程中這些檔案信息的作用是毋庸置疑的。第三，從事業單位發展的角度看，檔案就是單位成長的記錄，同時，也是事業單位工作成長的基礎和關鍵。通過檔案可以對單位發展和工作有一個清晰的了解，包括人員的流動、項目的完成、未來的規劃等等，從而對事業單位的工作有一個全面的客觀的認識，從而提高工作效率。

二、事業單位檔案管理信息化建設存在的問題

（一）管理業務較差

從管理業務上看，很多事業單位雖然設立了檔案管理部門，但是缺乏有效的管理制度和監管制度，很多工作都是流于表面形式，檔案管理并沒有發揮其真正的作用。甚至有些事業單位在檔案錄入、檔案銷毀等過程中沒有合理的制度規范，也沒有遵循其相關的法律程序，從而造成不必要的損失。

（二）必要的檔案信息內容安全措施比較缺乏

事業單位中的檔案信息是十分重要的，在對這些檔案信息進行處理時一定要保證它們的安全性。但一些事業單位對檔案管理進行信息化建設時，很容易對這個問題進行忽視，從而就會導致一些比較機密的信息外露了，這就會給事業單位造成許多不必要的麻煩。在工作時，事業單位在對公開信息進行審查時并不是特別的嚴謹，或者在不是規定的設備上瀏覽檔案信息等，這些操作都有可能造成事業單位機密文件的流失。因此，在對檔案管理進行信息化建設時，一定要嚴格的按照規定程序進行操作，確保檔案管理信息的安全性。

三、事業單位檔案管理信息化建設存在的問題的解決措施

（一）轉變管理理念

要想實現事業單位檔案管理信息化的發展，管理部門的管理理念是關鍵和基礎。首先，要從事業領導層上充分認識信息時代檔案管理的職能和重要性，能夠從傳統的管理理念中脫離出來，加大檔案管理部門的設備投入和技術投入，為檔案管理信息化建設奠定物質和理念基礎。其次，作為檔案管理人員要了解《檔案法》等相關的法律法規，能夠意識到檔案管理的重要性，重視檔案管理工作，提升自身的專業能力和服務意識。最后，要加強人事檔案管理的隊伍建設，定期組織職工進行學習和培訓，要求工作人員熱愛本職工作，肯吃苦、能鉆研、有耐心、保密意識強。熟練掌握檔案信息的加工、運行、傳遞、存儲及多媒體使用操作，靈活使用各種安全防范軟件和技術，從而不斷提升其專業知識和管理技術。

（二）對事業單位的檔案信息化的監督制度進行完善

為了可以使事業單位的檔案管理信息化建設過程得到相應監督與管束，制定和完善監督制度是十分有效的方法，但在實施過程中一定要遵守法律法規。不斷的對監督制度進行完善，不僅可以使檔案信息的安全得到保障，還可以使員工的工作意識和興趣得到較大程度的提升。與此同時，事業單位還可以把外部監督與內部監督相結合起來，互相合作共同進步，通過這種方法可以更好的對檔案管理信息化建設的過程中所出現的問題進行解決，及時的對錯誤做法進行糾察與改正，從而可以使整個檔案管理信息化建設過程變得更加安全與可靠。

四、結語

綜合而言，在事業單位的具體發展過程中，要想保證人事檔案管理工作進行的可以相對順利，有效規避各類管理問題，那么就一定要強化對信息技術的重視，能夠在依照自身經營現狀的基礎上，科學的對計算機技術以及大數據技術等進行利用，實現對人事檔案的動態化管理，科學的對檔案進行整理和采用，以便事業單位人事檔案管理工作的開展可以朝著科學化以及信息化方向邁進。