信息化技術在報社檔案管理中的應用

楊慧英 今日綏芬河報社

報社的檔案室管理工作在實際的工作中具有非常復雜的工作特點，檔案匯聚了各行各業的消息，種類繁多且數量巨大，其管理工作沒有頭緒，在過去，傳統的檔案管理方法存在很多的缺點，效率低而且很容易出現問題，在查閱檔案的時候往往需要耗費大量的時間來尋找。而且，在過去，檔案的保存通常都是紙質的形式，紙質的檔案時間一長就會出現信息缺失等問題，紙質檔案也對管理工作有著很大的阻礙作用，過去的檔案管理工作方式方法已經不再適用于現在的發展節奏。因此，報社的檔案管理工作只有與時代相結合，緊跟時代發展的潮流，才能使得傳統的行業煥發出新的生機。在報社的檔案管理工作中進行信息化技術的應用，提高檔案管理工作能力，更好的服務報社工作。

一、在報社檔案管理工作中應用信息化技術的意義

（一）幫助報社提高工作效率

報社在進行新聞創作的過程中，會需要大量的檔案資料，在過去，檔案的查找只能夠通過人工的方式來進行，這樣做不僅會耗費大量的時間精力，也需要有大量的人力來進行這樣的工作，為報社的運行管理增加了很大壓力，影響著報社的工作效率，但是在報社的檔案管理工作中應用信息化技術就可以很好地解決這個問題。利用信息化技術的方便快捷，可以快速的實現檔案的查閱，能夠充分的滿足報社中每個工作人員的實際需要，有效的提高報社的工作效率，幫助報社創作質量更好的新聞。

（二）有利于報社的檔案管理工作的開展

在過去，報社的檔案保存都是采用紙質的形式，在報社的檔案管理工作引入信息化技術以后，可以改變紙質檔案管理工作中出現問題，能夠更好的幫助報社進行檔案管理工作。紙質化的檔案在管理保存的時候，環境因素對檔案的保存有著很大的制約，想要保存好紙質化的檔案需要提供一個條件好的環境，如果檔案的保存環境不達標準，就會出現檔案損害等問題，這無形中就為報社增加了巨大的管理費用。采用數字化的檔案，可以有效的避免這些問題的出現，能夠實現檔案的長時間保存，節約了紙質檔案占用空間等帶來的資源浪費的問題

（三）能夠更好的促進交流與合作

在信息化時代，最寶貴的資源是信息，最常見的資源也是信息，只有在交流合作中，信息才能發揮出應有的價值。在報社的檔案管理工作中應用信息化技術能夠有效地促進交流合作的進行，如果在過去，信息交流不方便的時代，進行信息交流是一件非常不方便的事情，有著時間和空間的限制，無法進行有效的信息交流，而利用信息化技術能夠打破時空的限制，實現信息資源的共享，更好的進行信息交流，也能夠實現信息資源的最大化利用。

（四）提高檔案的信息安全

在信息時代，信息安全是人們經常提起的話題，在信息爆炸的年代，要實現信息資源的最大化利用首先就需要保證信息安全。報社的檔案管理工作進行信息化管理，能夠從根本上解決信息安全的問題，避免了紙質檔案容易丟失的問題，加強了對于信息資源的管理。利用信息化技術進行檔案管理，可以應用信息技術手段防止信息被盜用，使得報社的檔案的安全性得到了極大的提高。

二、信息化技術在報社檔案管理工作中的應用

（一）實現快速檔案的尋找，節約了時間和精力

在過去報社檔案管理工作中，采用紙質化的檔案保存，報社在實際工作中會需要到大量的檔案資料，這就使得報社的紙質檔案會有非常多，而且在檔案管理上也屬于比較松散的模式，沒有對檔案進行精細化的管理，所以，報社的工作人員在查閱相關的檔案資料的時候，就需要花費大量的時間和精力來尋找，而且在查閱檔案資料的時候也會對紙質檔案造成一定的損壞，造成信息資源的破壞。但是在信息化技術的管理下，報社的各種檔案資料都可以實現數字化的管理，把海量的檔案資料都錄入數據庫中，在尋找相關的檔案資料的時候可以通過搜索引擎來進行查找，實現了快速查閱和精準查找，節約了時間和精力，而且數字化的檔案資料可以避免信息資源的丟失等問題，有利于報社檔案的管理。

（二）實現了報社檔案管理工作的數字化、信息化和智能化

利用信息化技術進行檔案管理工作，充分發揮出信息化技術的數字化、信息化和智能化的特點，使得報社的檔案管理工作更加便捷快速，管理水平也得到極大的提升。在利用信息技術進行檔案管理之后，能夠實現檔案的智能分類，在存取檔案的時候能夠按照一定的類別進行快速的保存和查閱，檔案保存的過程減少了很多，減少了中間環節就可以避免出現一些不必要的問題，提高報社檔案管理工作人員的活力，減輕了工作壓力，能夠釋放工作人員的精力，讓他們在工作的時候更加輕松有活力。

三、結語

總的來說，在報社檔案管理工作中應用信息化技術，能夠改變過去檔案管理工作中存在的問題，減少報社經營管理過程中不必要的資源浪費，釋放報社的發展活力，提高報社的報紙含金量，豐富人民群眾精神世界。利用信息技術進行檔案管理工作的創新，這是檔案管理工作與時代發展相結合的必由之路，行業的發展只有符合時代的腳步才能不斷地前進，實現長遠發展。