對事業單位檔案管理的創新思路的探討

羅凱 濱城區退役軍人事務局

一、引言

什么是檔案管理，如何進行檔案管理，這對于檔案管理具有重要的意義。就檔案管理的定義來說，檔案管理就是相關的工作人員對笨蛋為工作人員的檔案按照一定的方式和要求，按照一定的規劃和使用方法進行處理，使得在使用檔案的時候，不僅可以快速的找到想要的檔案資料，還能夠保證檔案信息的準確性，方便日常的使用和存取。檔案管理工作自身具有重大的意義，對于國家的相關的信息系統而言，檔案管理是其重要的組成部分之一，因此上，無論是對某些單位的發展和日常的生產經營活動，還是對于國家的長久發展，都具有非常重要的作用。隨著經濟的快速發展，事業單位的發展速度也越來越快。所以，檔案管理工作的突出作用和重要意義也隨之出現，也就不言而喻。如何進行檔案管理工作，對于企事業單位的長久發展具有非常重要的作用。但是就目前的發展狀況和檔案管理的基本狀況而言，檔案管理工作仍然存在巨大的問題和一定的缺陷，如何讓事業單位能夠在快速發展的經濟當中將檔案管理工作做得更加的完美和到位，更加符合現代經濟和使用者的要求，這是事業單位必須要考慮的重大的問題之一，也是當前不得不考慮的問題。

二、摒棄傳統觀念，強化檔案管理意識

伴隨著經濟的快速發展和科技的不斷進步，大部分產業都進行了巨大的改革，和互聯網的發展融合在了一起，以保證能夠跟得上時代的潮流，保證自身的長遠發展。在新的經濟發展期內，事業單位也面臨的巨大的改革壓力，尤其是檔案管理的方式的變化，如何進行檔案的管理，實現和經濟、時代的協同發展，是目前檔案管理工作必須考慮的問題之一，所以，對于目前的檔案管理工作而言，創新是唯一的出路，只有實現創新，才能夠保證檔案管理工作的長遠發展，檔案管理的創新意識才能夠深入到每個工作人員的心中，才能夠促進事業單位檔案管理工作的快速發展。所以，為了使檔案管理工作能夠適應時代的發展，可以從以下幾個方面入手：

首先，檔案管理工作的開展狀況如何，必須依賴于相關管理者的推進，也就是管理者必須基于足夠的重視，只有管理者重視，相關的工作人員才能夠促進管理工作的順利開展，如果管理者都沒有基于足夠的重視，那么工作人員更加不會重視，如此發展下去，檔案管理工作也不會有太大的進展，甚至檔案管理工作會成為企業單位的擺設性工作，等到后期需要調用檔案的時候，大家都清楚檔案的存放或者相關資料的存放信息等，給企業單位的工作順利的開展埋下了一定的阻礙。

其次，要提高檔案管理在人們心中的認識。對于大部分人而言，檔案只是一份文件，對于自身的發展沒有太大的作用，在此種認知之下，大家對于檔案不會有足夠的重視，相應的檔案管理者也是這樣認為的，所以事業單位要進行大力的宣傳，保證不同崗位的工作人員都能夠認識到檔案管理工作的重要性，為其他機構的檔案管理提供一定的借鑒和參考。

最后，改變現有的檔案管理制度，讓檔案管理工作者對于檔案管理工作有足夠的重視，明確自己的責任和義務，而不是像以前一樣，檔案檔案管理無足輕重，不會基于太大的重視，遇到問題的時候也是推諉扯皮。企業單位應該用制度約束人的行為，并且支撐檔案管理工作的開展，讓檔案管理工作的開展有“制度”可依，讓管理行為有標準可以執行，從而使得檔案管理工作逐步走入正軌。

三、建立健全的檔案管理制度

首先，在建立或者更新檔案管理制度的時候，管理者一定要能夠保證各項內容能夠跟實際相符合，而且在實施方面一定要具有相對的合理性，而且制度的跳躍性不能太大，要根據之前的制度作出適當的調整或者制定新的制度，不然，前后制度差距如果太大，工作人員的接受度可能不是很高。

其次，制定的檔案制度一定要保證工作人員能夠順利執行并且和實際相符合。在新的制度確定之后，管理者要進行試驗，看新制度的執行效果如何，哪里存在問題，以便可以進行及時的改正和修正，保證新的規章制度能夠發揮應有的作用。

再次，規章制度一定要對所有的人員都具有一定的限制能力，不能因為其中的某個人比較特殊或者某個人是領導，制度就可以不用遵守，制度所規定的內容每個人都必須遵守，只有這樣，才能夠將制度貫徹到底。

最后，一定要明確獎懲制度。在企業的所有部門當中，檔案管理部門是最特殊的存在，他們不僅在執行新的規章制度，保障制度能夠在企業有效的實施下去，而且他們還是制度執行的監督者，雙重的角色決定了他們的獨立性，因此上，一定要在公司的規章制度當中明確獎懲，保證檔案管理工作能夠順利的開展，這樣，才能夠保證制度和公平性和激勵性。

四、加強對檔案管理隊伍的建設力度

究其根本來說，事業單位的檔案管理工作的進展如何，新的制度執行到什么程度，除了單位管理者的重視之外，更多的在于檔案部門的相關管理人員，所以說，檔案部門的管理人員才是提升檔案管理效率的重中之重，只有提升檔案管理部門整體工作人員的素質，才能夠保證檔案管理工作的順利開展。具體來說，可以從以下幾個方面入手：

首先，當檔案管理部門的工作人員因為某些原因出現工作變動或者某些崗位需要進行相應的調整時，管理者應該站在大局角度，保證挑選出來的人才能夠保證檔案管理工作的正常進行，能夠保證檔案管理工作效率的提高；同事還應該注意工作的交接的情況，必須在舊人離開職位之前做好新人的交接工作，不能直接一走了之，并且工作交接的每一個環節都要有相關人員的簽字，保證交接工作順利進行，并保證新人可以適應并做好相關工作。

再者，必須從實際的角度出發，對檔案管理工作人員進行培養。在平時的日常工作當中，可以針對不同的檔案管理工作人員的特性和工作方式，采用不同的培訓方式，這樣檔案管理工作人員的理論儲備不僅有了大量的提高，還能夠提升檔案管理人員的實踐能力，如此一來，檔案工作管理者的整體的綜合素質都大大的提高，這對于檔案管理工作有非常大的幫助。

最后，實現績效獎懲制度。在對檔案管理工、工作人員進行日常的業績考核的時候，可以將其工作和平時的表現結合在一起，對于其中業績較好、工作積極性比較高的員工，可以予以適當的獎勵，而對于表現較差，業績較低的員工實行一定的懲罰，甚至可以采用一些其他的獎懲方式，這樣，就可以保證檔案管理工作的順利開展。

五、創新檔案管理信息化

隨著計算機的普及和互聯網+的快速發展，越來越多的事情實現了電子化，檔案管理工作也不例外，運用計算機技術來進行檔案管理，是檔案管理的一大的創新，在保證了檔案管理效率提升的同時，也保證了管理的正確性。對于檔案管理工作而言，是為了保護正常的檔案，但是如果可以利用技術對檔案進行一定的開發，那么檔案的價值將會大大的提升。對現有的檔案資源進行合理的開發和使用，不僅可以使得現有的檔案的價值得到最大限度的發揮，使得其使用時間大大超過以前，而且也可以從根本上提高檔案管理工作的效率，減少資源的浪費和人才的浪費，這也就從根本上保證了檔案資源的價值。因此上，利用新的技術進行檔案工作的管理，實現檔案管理的信息化，已經是當前檔案管理工作必須考慮的問題之一。

六、提高檔案管理工作的保密水平

檔案管理工作除了是保證檔案的合理使用和開發新的價值之外，最主要的是保證檔案袋當中的信息不回被泄露。因此在進行日常檔案管理工作時，處了領導的合理要求或者其他方面的正常用途之外，任何人不得以任何的理由將檔案借給私人使用或者帶出檔案管理部門，這樣才能夠保證信息不被泄露，才能夠保證檔案管理工作的正常進行。

七、結論

經濟的發展促進了事業單位的快速發展，也凸顯出了事業單位檔案管理工作的重要性，因此上，如何進行檔案管理，提升檔案管理的效率和價值，是當前檔案管理工作必須要考慮的問題。檔案資源是一種巨大的資源，所以可以采用適當的方式對檔案資源進行適度的開發，結合現在的信息技術，扎起保證檔案信息不被泄露的前提下，實現檔案管理工作的進步。