芻議互聯網經濟下檔案的數字化管理

計艷菊 中國石油天然氣股份有限公司吉化（揭陽）分公司

企業的檔案就是收集員工個人資料以及企業數據資料的各種文件，具有重要查閱意義和價值。檔案的數字化管理就是將傳統的紙質、膠片等檔案，通過計算機特別處理，進行有效采集，整理并轉換成為數字形式文件，這樣一來，檔案在參考起來更加方便快捷，相對于傳統檔案收集，更具精確性，提高企業的管理質量。同時，企業的檔案數字化管理能夠將成千上萬的檔案資料壓縮在一起，還能夠轉換成可讀材料，大大提升了企業的工作效率。

一、互聯網經濟下檔案數字化管理的價值

檔案管理是一個企業生存和發展必不可少的環節。在信息技術不斷發展的全新社會，檔案的數字化管理就是借助信息網絡化計算機技術，把所要整理的檔案內容進行數字化記錄處理，將傳統的檔案資源進行信息化虛擬存儲，然后運用互聯網信息資源，實現檔案資源的共享，進行信息的高速傳遞，在這個過程中需要注意，做好的安全保障工作，保障檔案信息數字化管理的安全性和真實性。檔案數字化管理在實施過程中，并不會受到時間與空間的影響，隨時隨地都能進行管理，而且不易損壞，使檔案管理工作更具時效性和精準性。除了這些，檔案數字化管理的有效實施，可以利用互聯網的傳播手段，擴大信息在互聯網中的影響力，實現資源的優化[1]。

在信息化管理的時代，實現數字化管理可以利用自動檢索功能，對檔案資料進行快速、有效的檢索，還能夠使文件資料自動歸檔，非常方便。在檔案的數字化管理過程中，運用了海量的信息網絡技術，在這種全新的技術扶持下，檔案數字化管理能夠分批次的快速解決，不斷降低數字化加工的成本，管理的時間能夠在最短時間內，做最高效的事情。這樣一來，不僅僅使數據存儲達到做優化效果，還能夠提高檔案管理的工作效率[2]。

二、互聯網經濟下檔案數字化管理現存的問題

現在企業在發展過程中，其中人才競爭是企業競爭問題的核心之一，那么，做好企業工作人員的信息、檔案管理，是挖掘潛在人才的重要途徑之一。在檔案的數字化管理過程中，有很多研究人員總結出一些經驗，檔案數字化管理不僅要引進數字化技術，還需要對工作人員進行有效培養，增加管理的復合型人才，使檔案更具真實性和有效性。檔案有效性以及完整性一直都是研究的難題，檔案數字化實現的安全性也有待考究。數字化檔案在方便快捷的同時，也存在一些問題，就是很容易被修改，使檔案管理存在安全隱患，同時，有一些企業的管理人員，思想比較陳舊，不利于數字化檔案管理的進行。

三、互聯網經濟下檔案數字化管理的實踐措施

（一）對檔案管理體系進行完善

對檔案管理體系進行完善，首先需要建立健全數字化檔案館。企業需要結合自身的發展情況進行，在自身發展的基礎上，不斷引進全新的技術，促使技術的革新，在進行實踐過程中，使數字化檔案的管理系統得以更新，構建健全的數據庫系統，在實際操作的時候，逐漸減少數據與數據之間不相容的問題。企業還需要穩定的資金作為支撐，在資金充足的前提下，建立健全數字化檔案館，將現今企業存在的所有檔案，整體實現數字化處理。然后運用計算機網絡龐大的儲存功能，對檔案信息資源進行儲備，有效提升檔案信息資源的安全性。其次，需要對數字化檔案管理的系統進行完善，檔案數字化管理不是一個簡單的工作，內容非常繁瑣，任務量也比較大。所以，工作人員要有針對性地進行管理，服務器運行做好多方面的準備工作，應用多臺服務器展開處理，防止一臺服務器出現故障，導致數據的丟失。在掃描的過程中，要使用先進的設備，讓掃描更加高效集中，統一保存。檔案數據在備份時，做好多重備份措施，定期對檔案進行整理，定期備份[3]。

（二）構建檔案數字化管理的防火墻

經過調查發展，企業在檔案管理過程中，目前都是運用瀏覽器和服務器的模式進行系統管理，這兩種形式都能對檔案管理實施數字化形式，但是也同樣存在著非常大的安全隱患。所以，在檔案數字化管理和存儲的過程中，一定要符合國家安全的保密協定標準，在這基礎上，對檔案數字化進行加密處理，持續不間斷的對數字化管理系統進行創新，對管理系統中的內部分區與功能展開高效優化升級工作。在實際操作中尋找問題，針對問題展開分析，并且快速研究提出改進措施，制定安全防范防火墻，為檔案的數字化管理提供安全保障。對數字化管理的軟件設施和硬件設備都要做出管理，使硬件數據的存儲質量不斷提高，加長存儲的時間，預防文件在操作中發生丟失的問題；也要做好軟件的安全管理工作，在系統中加強權限的設置，進行多層密碼的加密工作，設計結構關卡，研究出高效的防火墻措施，不斷提升互聯網經濟下檔案數字化管理的安全性[4]。

（三）強化檔案數字化管理的人才建設

企業在進行檔案數字化管理的過程中，需要提升檔案管理相關人員的專業化技能與素養。人才的培養是企業實現更好競爭的重要手段，如果沒有優質的人才隊伍作為基礎，即使擁有先進的設備技術，也不能充分發揮出其優質的作用。檔案管理的數字化建設，要求管理的相關人員一定要具備良好的管理專業技能，對知識點進行充分掌握。企業需要加強對工作人員的培訓，強化其在實踐過程中的操作能力，培養復合型檔案數字化管理人才，不斷提高管理人才的專業素養，使工作人員能夠在企業管理中，發揮出更大的作用。

（四）建立數字化檔案接口管理

在進行數字化檔案管理過程中，數字化檔案可以增加檔案系統與各類系統平臺的數據接口管理，這樣一來，能夠有效減少人為操作，提高工作效率。現在系統過多，操作復雜，數字化檔案需要整合數據，智能化管理。與多個平臺進行接口，不斷完善。

四、結語

總而言之，當今的時代就是互聯網經濟時代，企業實現檔案的數字化管理工作迫在眉睫。在實際管理操作過程中，企業需要樹立正確的管理理念，強化檔案數字化管理人才的建設，不斷推動企業現代化發展的進程。